На четвертом шаге можно установить некоторые опции для построения таблицы. В поле ввода Pivot Table Starting Cell указывается адрес, с которого начинается построение таблицы (левый верхний угол). В поле ввода Pivot Table Name можно указать название таблицы. По умолчанию программа использует название PivotTable1 с последующим увеличением номера таблицы. Если включить контрольные индикаторы Grand Totals for Columns и Grand Totals for Rows, то в каждой строке и в каждом столбце опорной таблицы будут вычисляться общие суммы. Контрольный индикатор Save Data With Table Layout служит для сохранения опорной таблицы с заданной структурой. Включение контрольного индикатора AutoFormat Table позволяет автоматически сформатировать опорную таблицу. После закрытия диалогового окна Конструктора командной кнопкой Finish программа Excel размещает опорную таблицу в указанной позиции.

Между опорной таблицей и исходным списком возникает статическая связь, т.е. связь, которая существует только в момент построения таблицы. При изменении данных в списке опорная таблица не будет изменяться. Чтобы привести в соответствие содержимое таблицы и содержимое списка, нужно вызвать директиву Refresh Data из меню Data.

10.2. Редактирование опорных таблиц.

Названия полей, по которым классифицируются данные, можно перемещать с помощью мыши, чтобы изменить структуру таблицы. Если в опорную таблицу необходимо добавить новые поля, то вызовите директиву PivotTable из меню Data или щелкните по пиктограмме Конструктора таблиц на опорной (Pivot) панели. После этого появится третье окно Конструктора опорных таблиц, в котором можно изменить размещение значений полей в таблице. Следите за тем, чтобы при вызове этой директивы указатель ячеек находился внутри таблицы, в противном случае Конструктор начнет построение новой таблицы.

10.3. Нахождение значений.

Иногда бывает заранее известно, каким должен быть результат вычисления некоторой функции, но неизвестно, при каких значениях аргумента он достигается.

Предположим, что нам надо найти максимальную сумму кредита, которую можно дать на три года по фиксированной процентной ставке, если клиент готов возвращать по 2000$ ежемесячно.

В программе Excel имеется функция PMT, которая по значениям суммы кредита, периода и процентной ставки вычисляет величину ежемесячного взноса для погашения кредита. Нам нужно решить обратную задачу, когда заранее известна величина ежемесячно возвращаемой суммы и нужно найти сумму кредита. Для решения этой задачи вызовите директиву Goal Seek из меню Tools.

Откроется диалоговое окно этой директивы. В поле ввода Set Cell: этого окна укажите адрес ячейки, в которой расположено заданное значение функции (в нашем случае это ячейка, где находится функция PMT). В поле ввода To Value укажите значение функции, которое в нашем случае равно 2000$. В поле ввода By changing Cell укажите адрес ячейки, в которой программа сможет подбирать нужное значение, удовлетворяющее заданным условиям. В нашем случае здесь надо указать адрес ячейки, где находится значение суммы кредита. Закончив установки полей, щелкните по командной кнопке OK.

Путем подбора значений в указанной ячейке программа Excel пытается найти максимальное приближение к заданному целевому значению функции. Результат появляется в диалоговом окне. Если Вас удовлетворяет расхождение между найденным и целевым значением, то закройте диалоговое окно щелчком по кнопке OK, после чего найденное значение появится в таблице. В противном случае щелкните по командной кнопке Cancel, чтобы не передавать значение в таблицу.

11. БАЗЫ ДАННЫХ

В комплект поставки Excel 97 входит программа обработки внешних баз данных MS Query.

Программа Query (Запрос) может работать с текстовыми файлами и с данными, которые были подготовлены следующими программами управления базами данных: Ms Access, dBASE, FoxPro, Oracle, Paradox, SQL Server. Набор данных, хранящийся на диске в формате, одной из перечисленных выше баз данных, будем называть внешней базой данных.

Если в процессе работы с таблицей в программе Excel возникает необходимость обратиться к внешней базе данных, нужно запустить программу Query. Это позволит импортировать данные из базы и обрабатывать их как обычные табличные данные в программе Excel. В некоторых случаях внешние данные можно обработать непосредственно программой Query.

11.1. Запуск программы обработки баз данных.

Вызовите Менеджер расширений директивой Add-Ins из меню Tools. Откроется диалоговое окно Менеджера. В нем можно выбрать из списка опции расширения, которые включаются и выключаются щелчком по соответствующей опциональной кнопке, расположенной перед именем расширения.

По списку опций можно перемещаться с помощью линейки прокрутки. Найдите в списке строку MS Query Add-In и щелкните по кнопке в этой строке, чтобы в ней появился крестик. Затем закройте диалоговое окно щелчком по командной кнопке OK.

Теперь загляните в меню Data. В нижней части этого меню должна появиться директива Get External Data, с помощью которой можно запускать программу Query.

11.2. Оболочка программы Query.

Окно программы Query содержит многие элементы, которые являются общими для всех программ в среде Windows. В верхней части экрана находится строка заголовка с кнопками увеличения и уменьшения размеров окна. Под ней расположена строка меню с элементами меню, которые содержат директивы работы с внешними базами данных.

Под строкой меню находится строка пиктографического меню (пиктографическая панель), в которой расположены пиктограммы для вызова наиболее часто используемых директив. Если установить указатель мыши на пиктограмму в статусной строке, появится описание действия, которое связано с этой пиктограммой.

После загрузки файла из базы данных под пиктографической панелью появляется имя этого файла вместе со списком названий полей содержащихся в нем данных. Большое поле в нижней части окна отводится для размещения данных из базы. Линейки прокрутки, расположенные в правой части окна, позволяют перемещаться внутри набора данных.

В нижней части окна слева находится поле с номером записи данных, которая в данный момент обрабатывается. Стрелки рядом с этим полем позволяют переходить к следующей или предыдущей записи. С помощью стрелок с вертикальными штрихами можно перейти в начало или в конец набора данных. В статусную строку, расположенную в нижней части окна, выводится информация о ходе выполнения команд и состояния программы.

11.3. Загрузка внешнего набора данных.

После запуска программы Query появляется диалоговое окно Select Data Source, в котором приводится список доступных типов баз данных. Выберите нужный Вам тип и щелкните по командной кнопке Use. Откроется диалоговое окно Add Tables, в котором следует выбрать нужный файл и щелкнуть по командной кнопке Add. В окне должно появиться название этого файла вместе со списком названий полей. Если необходимо загрузить еще один файл, то щелкните по его имени и снова воспользуйтесь кнопкой Add. После того как все необходимые файлы будут загружены, закройте диалоговое окно щелчком по кнопке Close.