При установлении сроков исполнения необходимо использовать типовые сроки, установленные для конкретных документов законодательно, например, согласно ГСДОУ:

· акт о наличии недостатков (рекламация) — составление не позднее 10 дней по получении продукции;

· жалобы на неправильные действия или распоряжения финорганов — рассмотрение не позднее 5-дневного срока со дня поступления;

· письма учреждений и организаций — к указанному в них сроку или в течение 10 дней;

· протокол разногласий — составление и направление контрагенту в 10-дневный срок, рассмотрение контрагентом в 20-дневный срок;

· телеграммы, требующие срочного решения, — до 2 дней, остальные — в течение 10 дней.

Проверка хода исполнения должна осуществляться в следующем порядке:

· задания последующих лет — не реже одного раза в год;

· задания последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц;

· задания текущего месяца — каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.

Снять документы с контроля может либо должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям или другого документированного подтверждения исполнения. На документе при этом должна быть проставлена отметка, подписанная лицом, подтверждающим исполнение.

При решении оперативных вопросов по телефону или лично на исполненном документе и в регистрационно-контрольной форме исполнитель делает отметку, содержащую справку об исполнении.

Если исполнение документируется, исполнитель готовит проект ответного документа. При подготовке проекта исполнитель должен учитывать содержание ранее изданных поданному вопросу документов и действующих нормативных актов.

Проект документа, напечатанный и оформленный в соответствии с действующими государственными стандартами, исполнитель согласовывает с руководителем, заинтересованными структурными подразделениями и организациями.

После согласования проект документа передается на подписание (утверждение). Подписанный документ исполнитель передает на регистрацию и отправку.

По номенклатуре дел исполнитель определяет номер дела, в которое должен быть направлен документ, и проставляет отметку о направлении в дело на экземпляре документа, содержащем отметки о согласовании. Если документ является ответом, то документ-запрос направляется в дело вместе с ответным документом.

На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку, определяет тираж и после регистрации документа организует его размножение.

В случае командировки, ухода в отпуск, болезни, увольнения исполнителя закрепленные за ним документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другим исполнителям с обязательным указанием их фамилий в регистрационно-контрольных формах.

Если исполнение документа поручено нескольким лицам, ответственный исполнитель, указанный первым в пункте распорядительного документа или резолюции, имеет право созыва остальных исполнителей.

Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение документа и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений).

Если исполняемый документ не может быть одновременно предоставлен в распоряжение всех исполнителей, им направляются экземпляры регистрационно-контрольной карточки документа для предварительного извещения о задании или полученном поручении.

В ходе исполнения документа исполнитель имеет право предлагать изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе о времени его поступления к исполнителю, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.

Исполнитель имеет в своем распоряжении или ему должна быть предоставлена возможность пользоваться государственными стандартами на документацию, общесоюзными классификаторами технико-экономической информации, номенклатурой дел, инструкцией по делопроизводству, ведомственным телефонным справочником, а также средствами оргтехники: ложементами для бумаг, средствами создания документов (от карандаша до компьютера), множительной техникой и т.д.

Исполнитель заводит для документов папки с надписями «срочно», «на исполнение», «на доклад (подпись)», «на отправку» с указанием своей фамилии, инициалов, номера телефона. При необходимости в папке «на исполнение» делаются прокладки с обозначением сроков исполнения и наименований групп документов.

При использовании видеотерминальных устройств исполнитель в установленные сроки получает предназначенную ему информацию и сообщает в базу данных необходимые сведения. Исполнитель несет ответственность за полноту, своевременность и достоверность сообщаемой информации.

Анализ структуры документооборота.

Порядок движения документов, их состав вторичны в конкретной организации по отношению к ее целям и задачам, внутренней структуре и распределению обязанностей среди сотрудников.

Однако это не значит, что организация документооборота не поддается самостоятельному регулированию и нормированию. ГСДОУ рекомендует закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы документационного обеспечения управления. В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

Разбивка системы документооборота на конкретные технологи„ четкие операции может осуществляться только на основе анализа структуры документооборота. Естественно, что само структурирование должно иметь прикладное прагматическое значение, только в таком случае оно может получить реальное применение.

Поскольку ценность документной информации существует только в связи с конкретной целью, реализуемой в процессе управления, то информацию, существующую сама по себе и не оказывающую воздействия на принимаемые решения, с точки зрения процессов управления следует отнести к информационному шуму. Уровень информационного шума в системе управления во многом объясняется непродуманным распределением документов среди потребителей и\ информационного содержания, нерациональностью определения этапов прохождения документной информации. Это, в свою очередь. значительно увеличивает плотность информационных потоков и неоправданный рост документооборота в целом.

При организации рациональной системы документационного обеспечения в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс.

Ранее была достаточно подробно рассмотрена общая технология обработки входящей корреспонденции. В процессе обработки были вычленены группы документов, прежде всего по направлениям документопотоков:

· документы, подлежащие передаче конкретным сотрудникам;