В смете должны быть отражены все доходы бюджетного учреждения, получаемые как из бюджетной системы, так и от осуществления предпринимательской деятельности, в том числе доходы от оказания платных услуг, другие доходы, получаемые от использования государственной или муниципальной собственности, закрепленной за бюджетными учреждениями на праве оперативного управления, и иной деятельности (ст. 161 Бюджетного кодекса РФ). Смета составляется с поквартальной разбивкой. Смета бюджетного учреждения, являясь финансово-плановым актом, утвержденным в установленном порядке, имеет юридическое значение. Оно заключается в том, что показатели сметы определяют и конкретизируют права и обязанности данного учреждения как получателя бюджетных средств, в том числе во взаимоотношениях с распорядителями и главными распорядителями бюджетных средств, а также финансовыми и другими органами в области контроля за получением и целевым использованием доходов.

Каждым бюджетным учреждением составляется индивидуальная смета с учетом особенностей источников средств и их объемов, обусловленных спецификой его деятельности. Индивидуальные сметы учреждений, принадлежащих к одной сфере деятельности, объединяются министерствами, ведомствами, другими государственными органами исполнительной власти субъектов РФ и местного самоуправления в сводные сметы. Кроме того, этими органами составляются сметы расходов на централизованные мероприятия для осуществления определенных (централизованных) мероприятий, например, проведение конференций, семинаров и т. д. Сводная смета по министерству, ведомству и т. д. учитывается при составлении расходной части соответствующего проекта бюджета.

Бюджетное учреждение в течение 10 дней со дня получения уведомления о бюджетных ассигнованиях обязано составить и предоставить на утверждение вышестоящего распорядителя бюджетных средств смету доходов и расходов по установленной форме (ст. 221 БК РФ). Смета доходов и расходов действует в течение финансового года с 1 января по 31 декабря включительно, т. е. соответствует сроку действия государственного или местного бюджета. Ежемесячно, а также по окончании года бюджетные учреждения составляют отчет об исполнении сметы, который направляется в вышестоящую организацию и территориальный орган Федерального казначейства. При рассмотрении проекта сметы бюджетных учреждений распорядитель бюджетных средств осуществляет предварительный финансовый контроль, оценивая необходимость и целесообразность намечаемых расходов.

Смета бюджетного учреждения составляется по определенной форме, в основу которой положена законодательно закрепленная бюджетная классификация, т. е. группировка доходов и расходов бюджетов всех уровней по однородным признакам, обеспечивающая сопоставимость бюджетных показателей. Все показатели сметы имеют определенный код в цифровом выражении. В смете выделяются две основные группы расходов:

текущие расходы (с распределением на подгруппы и предметные статьи, например, оплата труда) и капитальные расходы, также детализируемые (например, приобретение оборудования, капитальный ремонт). В соответствии с указанным кодом учреждение должно производить кассовый расход поступивших средств, что имеет важное значение для обеспечения целевого использования средств.

При составлении сметы учреждение руководствуется контрольными цифрами, определяемыми в отношении их деятельности вышестоящими органами, а также нормативами расходов.

Нормативы расходов — это установленные компетентными органами размеры затрат на расчетную единицу (норма расходов продуктов на одного человека в больнице, норма расхода одежды на ребенка в детском доме на один год и т. д.). Нормы расходов принято подразделять на обязательные (например, расходы на командировки) и необязательные (расчетные), определяемые индивидуально для каждого бюджетного учреждения, исходя из его специфики (например, расходы на коммунальные платежи), самим же учреждением по согласованию с финансовыми органами; материальные и денежные.

Для обоснования отдельных видов расходов бюджетные учреждения прилагают к смете основные паспортные данные (например, справки образовательных учреждений о движении контингента учащихся, об учебно-материальной базе учреждения, подготовленные на основе соответствующих документов).

Помимо описанных выше форм финансирования государственных и муниципальных расходов существует также финансирование из внебюджетных средств.

Учреждения и организации бюджетной сферы и сметно-бюджетного финансирования могут иметь источники доходов, существующие вне бюджета. Эти источники называются внебюджетными и строго регулируются законодательством.

Под внебюджетными средствами бюджетных учреждений понимают денежные средства, получаемые этими учреждениями помимо ассигнований, выделяемых им из государственного или местного бюджета. До принятия Бюджетного кодекса РФ правовой режим названных средств определялся Положением «О внебюджетных средствах учреждений, состоящих на государственном бюджете», утвержденным постановлением Совета Министров СССР от 26 июня 1980 г., в котором предусмотрено три вида внебюджетных средств: специальные, депозитные и суммы по поручениям. Наиболее значимые среди них — специальные средства, которые определены как доходы бюджетных учреждений, получаемые от реализации продукции, выполнения работ, оказания услуг или осуществления иной деятельности. Правовые нормы об этих средствах нашли отражение и получили развитие в Бюджетном кодексе РФ с учетом изменений в финансовых отношениях современного периода. Вместе с тем БК РФ не применяет термин «специальные средства» называя их средствами, полученными за счет внебюджетных источников (п. 6 ст. 161), и более подробно — доходами бюджетного учреждения, получаемыми от осуществления предпринимательской и иной деятельности, приносящей доход (п. 2 ст. 42). При этом особо указывается, что названные доходы бюджетного учреждения в полном объеме не только учитываются в смете доходов и расходов бюджетного учреждения, но и отражаются в доходах соответствующего бюджета как доходы от использования имущества, находящегося в государственной или муниципальной собственности, либо как доходы от оказания платных услуг.

Помимо названных, другим путем привлечения дополнительных источников финансирования бюджетных учреждений может быть использование возможностей благотворительной деятельности юридических и физических лиц в пользу учреждения.

Кроме общих положений БК РФ, правовой основой для привлечения внебюджетных источников финансирования бюджетными учреждениями служат нормативные акты, действующие в определенных областях и сферах общественной жизни и государственного управления (например, в области образования, медицинского обслуживания, научной деятельности, функционирования государственных и муниципальных органов, при оказании в установленном порядке платных услуг). Так, государственным и муниципальным образовательным учреждениям предоставляется право привлекать дополнительные, в том числе валютные средства, за счет добровольных пожертвований и целевых взносов физических и юридических лиц, собственной производственной, коммерческой, посреднической, хозяйственно-финансовой и иной деятельности, предусмотренной уставами учреждений.