В отношении налога на доходы физических лиц невозможностью удержания считаются случаи, когда заведомо известно, что период, в течение которого может быть удержана сумма начисленного налога, превысит 12 месяцев. Для этих целей налоговым агентам необходимо вести самостоятельный учет сумм предполагаемого в течение 12 месяцев дохода по каждому налогоплательщику.

Если же планируемый доход в течение 12 месяцев со дня, когда должно было произойти удержание налога, позволит удержать неудержанный налог, то сообщение в налоговый орган не делается.

Несмотря на такое сообщение, налоговые агенты при появлении первой возможности осуществляют удержание налога. Так, согласно п. 2 ст. 231 Налогового кодекса РФ суммы налога, не удержанные с физических лиц или удержанные налоговыми агентами не полностью, взыскиваются ими с физических лиц до полного погашения задолженности.

Излишне удержанные с налогоплательщика налоговым агентом суммы налога подлежат возврату. При этом необходимо отметить, что в зависимости от причины излишнего удержания налога возврат может осуществляться:

- налоговым агентом;

- налоговым органом.

По общему правилу, согласно ст. 231 Налогового кодекса РФ излишне удержанные налоговым агентом из дохода налогоплательщика суммы налога подлежат возврату налоговым агентом по представлению налогоплательщиком соответствующего заявления.

Следовательно, для возврата налоговым агентом излишне удержанного налога налогоплательщик должен представить заявление на возврат. По общему правилу, определенному п. 7 ст. 78 Налогового кодекса РФ, заявление должно быть подано в течение трех лет со дня уплаты налога.

По мнению Минфина РФ, изложенному в письме от 29.05.2007 № 03-04-06-01/163, налоговый агент может не только вернуть налогоплательщику излишне удержанный НДФЛ, но и зачесть его в счет будущих платежей НДФЛ по доходам этого налогоплательщика. При этом норма п. 1 ст. 231 Налогового кодекса РФ при наличии заявления налогоплательщика такую возможность не оговаривает.

В письме от 22.02.2008 № 03-04-06-01/41 Минфин РФ указал, что Налоговым кодексом РФ не предусмотрена возможность возврата излишне удержанного налоговым агентом НДФЛ за счет удерживаемого налога по другим физическим лицам.

Излишне удержанные суммы налога возвращаются налогоплательщику налоговым органом, если излишнее взыскание сумм налога по итогам календарного года произошло в результате неприменения или неправильного применения стандартных налоговых вычетов. Так, согласно п. 4 ст. 218 Налогового кодекса РФ в случае, если в течение налогового периода стандартные налоговые вычеты налогоплательщику не предоставлялись или были предоставлены в меньшем размере, то по окончании налогового периода на основании заявления налогоплательщика, прилагаемого к налоговой декларации, и документов, подтверждающих право на такие вычеты, налоговым органом производится перерасчет налоговой базы с учетом предоставления стандартных налоговых вычетов.

Срок уплаты удержанного налога зависит от способа выдачи дохода.

Так, налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога:

1) не позднее дня:

- фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату дохода;

- фактического перечисления дохода со счетов налоговых агентов в банке на счета налогоплательщика либо по его поручению на счета третьих лиц в банках.

2) не позднее дня:

- следующего за днем фактического получения налогоплательщиком дохода для доходов, выплачиваемых в денежной форме;

Данный случай необходимо отличать от первого, когда денежные средства получаются (перечисляются) со счета налогового агента в банке. В этом случае доход также выплачивается в денежной форме. Однако при этом денежные средства были получены не из банка, а по иным основаниям (например, наличная выручка).

- следующего за днем фактического удержания исчисленной суммы налога на доходы, полученные налогоплательщиком в натуральной форме либо в виде материальной выгоды.

Налог, исчисленный и удержанный налоговым агентом, у налогоплательщиков уплачивается по месту его учета в налоговом органе.

Следует отметить, что налоговое законодательство не запрещает налоговому агенту перечислять исчисленный НДФЛ в бюджет ранее дня фактической выплаты дохода, поэтому доначисление налога и пени указанные действия не повлекут.

Российские организации, имеющие обособленные подразделения, обязаны перечислять исчисленные и удержанные суммы налога как по месту своего нахождения, так и по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения.

При этом сумма налога, подлежащая уплате в бюджет по месту нахождения обособленного подразделения, определяется исходя из суммы дохода, подлежащего налогообложению, начисляемого и выплачиваемого работникам этих обособленных подразделений.

В п. 8 ст. 226 Налогового кодекса РФ предусмотрено правило минимальной суммы, когда сумма налога не перечисляется в бюджет, а добавляется к сумме налога, исчисленной в следующем месяце. Так, если совокупная сумма налога, подлежащая перечислению налоговым агентом в бюджет, превышает 100 рублей, то она перечисляется в бюджет в общем порядке. Если совокупная сумма, подлежащая уплате в бюджет, составляет менее 100 рублей, она добавляется к сумме налога, подлежащей перечислению в бюджет в следующем месяце, но не позднее декабря текущего года.

В соответствии с п. 9 ст. 226 Налогового кодекса РФ запрещается уплата налога за счет средств налоговых агентов. В связи с этим, при заключении договоров и иных сделок запрещается включение в них налоговых оговорок, в соответствии с которыми выплачивающие доход налоговые агенты принимают на себя обязательства нести расходы, связанные с уплатой налога за физических лиц.

Налоговый учет по налогу с доходов физических лиц- это предусмотренная законодательством о налогах и сборах процедура учета и предоставления сведений о доходах и удержанных суммах налогов налоговыми агентами налоговым органам или налогоплательщикам.

В соответствии с п. 1 ст. 230 Налогового кодекса РФ налоговые агенты ведут учет доходов, полученных от них физическими лицами в налоговом периоде, по форме, установленной Минфином РФ.

Учет доходов налогоплательщика ведется в налоговой карточке по учету доходов и налога на доходы физических лиц по форме 1-НДФЛ, утвержденной приказом МНС РФ от 31.10.2003 № БГ-3-04/583.

Сведения о доходах и суммах налогов налоговые агенты обязаны предоставлять не только налоговым органам, но и налогоплательщикам. Так, согласно п. 3 ст. 230 Налогового кодекса РФ налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной ФНС РФ.

Справка о доходах физического лица выдается налоговыми агентами налогоплательщикам по форме 2-НДФЛ, утвержденной приказом ФНС РФ от 13.10.2006 № САЭ-3-04/706@. Порядок заполнения указанной справки установлен в приложении к форме 2-НДФЛ.

В налоговые органы по месту своего учета налоговые агенты предоставляют сведения о доходах физических лиц данного налогового периода и суммах начисленных и удержанных в этом налоговом периоде налогов по форме 2-НДФЛ ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом. Форма такого сообщения не утверждена.