IV.3. УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТОМ

3.1. Структура управления

* Роль и ответственность каждого члена консорциума.

Структура управления проектом приведена на рисунке.

Университетом-контрактором является Гентский университет (RUG). В первый год выполнения MJEP он же выступает в роли университета-координатора проекта, но некоторую часть обязанностей в России он передаёт УГППУ. Такая схема управления уже опробована в 1994-98 г.г. в ходе реализации работ консорциума 4-х уральских университетов с университетом Гента в рамках многосторонних соглашений, а также УГППУ с университетами Гента, Роттердама и Вальядолида по проекту URAL (Темпус/Тасис) T-JEP-10094-95-RF. Положительный управленческий опыт, накопленный за эти годы, позволяет рекомендовать использованную схему работы.

Структура управления проектом

Во втором и третьем годах функции университета-координатора проекта выполняет УГППУ, причём некоторая часть обязанностей по координации работ в Европе сохраняется за RUG. Передача координирующей роли российскому университету (УГППУ) продиктована двумя соображениями: во-первых, в России проводится большая часть работы по проекту; во-вторых, выполнение руководящих функций позволит закрепить и развить УГППУ те навыки осуществления международной кооперации, которые были заложены совместной деятельностью российско-европейского консорциума университетов в 1994-98 г.г.

Вопросы стратегии развития проекта CHAIN-E, Уральско-Фламандских подпроектов URAL и других проектов, объединяющих университеты Урала и Европы в сеть, будут решаться Советом Ректоров, в который со стороны Екатеринбургских вузов входят проф.д-р Г. Романцев (УГППУ), проф.д-р В. Третьяков (УрГУ), проф.д-р В. Камышов (УрГЭУ), проф.д-р С. Набойченко (УГТУ), проф.д-р В. Жаворонков (УрГПУ).

Оперативное руководство проектом осуществляется Координационным советом руководителей работ в университетах. Такими руководителями назначены: проректор-координатор международных программ УГППУ, проф.д-р И. Колобков – Председатель Координационного совета; проректор по международным связям УрГЭУ, проф.д-р А. Мальцев – зам. Председателя Координационного совета; декан экономического факультета УрГУ, проф.д-р Д. Нестерова; зав. каф. Анализа систем и принятия решений УГТУ, проф.д‑р О. Никонов; проректор по учебной работе и международным связям УрГПУ, проф.д-р М. Игошев. Руководители работ в университетах координируют усилия вовлечённых в проект факультетов и кафедр в соответствии с ежегодно разрабатываемым общим планом деятельности и утверждаемым в Темпус-Департаменте Европейского образовательного фонда.

Большую роль в выполнении задач MJEP CHAIN-E играют назначенные в университетах ECTS-координаторы, которые ответственны за использование ECTS при осуществлении студенческих обменов. Неукоснительное выполнение принципов ECTS, за которым пристально следят ECTS-координаторы, является залогом того, что процедуры академического признания результатов обучения будут облегчены, а студенты, желающие обучаться за рубежом, не станут опасаться продления сроков своего обучения из-за нерешенности проблемы взаимозачётов дисциплин. В 4-х из пяти уральских университетов ECTS-координаторы уже реально существуют и прошли стажировку за рубежом и на специальных курсах в УГППУ: проректор УГППУ проф.д-р А. Жученко; начальник учебного департамента УГТУ проф.д-р В. Шаврин; сотрудник учебного отдела УрГПУ проф. М. Елисафенко; проф.д-р кафедры Международных отношений УрГУ В. Кузьмин. Помимо этого, технология ECTS широко известна администраторам и преподавателям УГППУ, которые могут быть привлечены для управления процессами внедрения ECTS в других уральских вузах.

Ход работ по проекту еженедельно обсуждается Председателем Координационного совета с представителями международных отделов университетов (лайзон-офицерами). Совещания лайзон-офицеров, как элемент оперативного управления, широко применяются в деятельности консорциума уральских университетов в 1994-98 г.г. Функции лайзон-офицеров выполняют: проф. д-р Т. Бегалова (УГТУ), госпожа Е. Токписева (УрПУ), госпожа Р. Шамсутдинова (УрГУ).

Руководители работ по проекту в университетах действуют в тесном контакте со службами международного сотрудничества. Эти службы в различных университетах находятся на разных стадиях развития, однако они в состоянии обеспечить нужды проекта. Основная работа будет осуществляться через наиболее развитые подразделения университета-координатора (УГППУ): Региональный отдел международного сотрудничества, Центр языковой подготовки, Региональный центр студенческих обменов.

Региональный отдел международного сотрудничества УГППУ в сотрудничестве с международными отделами других университетов[1]осуществляет следующие основные функции:

¨ Регулярно инструктирует руководителей работ в университетах консорциума и отдельных участников о новых возможностях и новых видах деятельности по проекту и дает практические советы.

¨ Распространяет информацию о ходе реализации проекта его участниками и обеспечивает обратную связь.

¨ Организует координационные встречи руководителей работ.

¨ Осуществляет взаимодействие с зарубежными партнерами-участниками проектов.

¨ Осуществляет планирование и контроль за ходом реализации проекта.

¨ Оформляет отчеты (промежуточные и заключительный).

¨ Представляет результаты выполнения проекта широкой академической общественнос­ти.

¨ Организует международные и региональные конференции, семинары и встречи.

¨ Осуществляет формирование и издание информационных бюллетеней (Newsletter).

¨ Проводит сбор и систематизацию материалов по результатам зарубежных командировок и стажировок сотрудников университета.

¨ Организует отправление и получение официальных приглашений.

¨ Осуществляет связь с посольствами и консульствами по вопросам визовой поддержки.

¨ Организует визовое обеспечение иностранцам в г. Екатеринбурге.

¨ Помогает в оформлении паспортов, страховки и других, необходимых для выезда за рубеж документов.

¨ Помогает в бронировании проездных билетов и гостиниц.

¨ Организует проживание, питание и досуг иностранных гостей университета.

¨ Создает информационные и методические базы данных для формирования социокультурных программ, как для иностранных гостей, так и для отъезжающих за рубеж сотрудников и студентов университета.

¨ Организует культурологическое информационное обеспечение о стране пребывания для отъезжающих за рубеж сотрудников и студентов университета.

¨ Организует материально-техническое снабжение.

¨ Осуществляет печатно-оформительские работы отдела.

¨ Организует перевод текстов.

¨ Обеспечивает исправное функционирование всех видов связи (телефон, факс, почта, почта-DHL, электронная почта).

¨ Осуществляет сбор финансовых документов (счета, накладные, проездные билеты) и их оформление в соответствии с требованиями проекта.