Указанные сведения представляются налогоплательщиком по форме, утвержденной Приказом ФНС России от 29.03.2007 N ММ-3-25/174@, в налоговый орган по месту нахождения организации. При этом Рекомендациями по порядку заполнения формы "Сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год", утвержденными Письмом ФНС России от 26.04.2007 N ЧД-6-25/353@, определено, что указанные сведения могут быть представлены в электронном виде в соответствии с Приказом ФНС России от 10.07.2007 N ММ-3-13/421@ "Об утверждении Формата представления сведений о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год в электронном виде (на основе XML) (версия 4.01) часть LXXXII".

Таким образом, начиная с 1 января 2008 г. все организации независимо от среднесписочной численности работников должны представлять в налоговый орган сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год не позднее 20 января текущего года, а в случае создания (реорганизации) организации - не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором организация была создана (реорганизована).

В целях контроля за среднесписочной численностью работников налогоплательщиков в налоговых органах действует специальный программный комплекс, куда заносятся сведения о среднесписочной численности работников. Кроме того, сведения, поступающие от налогоплательщиков, уточняются по информационным ресурсам других организаций, например ФСС РФ.

Если налогоплательщик, обязанный подать сведения о своей численности, не сделает этого, то налоговым органом ему направляется уведомление с предложением представить необходимые документы. К налогоплательщику, который после этого не представит данные в течение 5 дней, может быть применена налоговая ответственность по ст. 126 НК РФ. Объективная сторона налогового правонарушения, ответственность за которое установлена этой статьей, состоит в неправомерном деянии (действии или бездействии) налогоплательщика, выражающемся в непредставлении в установленный срок документов и (или) иных сведений, предусмотренных НК РФ и иными актами законодательства о налогах и сборах. При этом налогоплательщик не может быть привлечен к ответственности по ст. 126 НК РФ, если затребованные налоговыми органами документы представлены в срок, хотя и с ошибками. Отметим, что непредставление документов и сведений может выражаться в уклонении лица от их предоставления, т.е. правонарушитель прямо не заявляет об отказе их представить, но и не предпринимает никаких мер, чтобы исполнить запрос налогового органа.

Физические лица (должностные лица) могут также быть привлечены к административной ответственности по ст. 15.6 КоАП РФ.

Рассмотрим особенности взаимодействия налогоплательщика и налогового органа при представлении налоговой отчетности в электронном виде. Согласно Временному регламенту участниками электронного документооборота являются налогоплательщик, налоговый орган и специализированный оператор связи. По общему правилу электронный документ считается представленным в электронном виде в налоговый орган с момента получения налогоплательщиком подтверждения об отправке.

В п. 1 Временного регламента определено, что представленный налогоплательщиком электронный документ с ЭЦП считается принятым налоговым органом с момента получения налогоплательщиком из налогового органа:

заверенного ЭЦП налогового органа протокола входного контроля, содержащего информацию о приеме;

квитанции о приеме, содержащей ЭЦП налогового органа.

Таким образом, датой представления электронного документа считается дата его отправки, зафиксированная в подтверждении специализированного оператора связи.

При получении налоговой отчетности в электронном виде по ТКС должностное лицо налогового органа, ответственное за ее прием, с использованием программных средств налогового органа не позднее следующего рабочего дня за днем получения налоговой отчетности:

проверяет наличие обстоятельств для отказа в приеме налоговой отчетности, при наличии оснований для такого отказа формирует уведомление о том, что налоговая декларация (расчет) не принята, с указанием причины;

в случае представления налоговой отчетности в соответствии с установленным форматом и соответствия ЭЦП подписи налогоплательщика (его представителя) формирует квитанцию о приеме налоговой декларации (расчета) и отправляет налогоплательщику (его представителю);

регистрирует принятую налоговую декларацию (расчет) в информационном ресурсе инспекции ФНС России "Реестр регистрации налоговых деклараций (расчетов), иных документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов (сборов), и бухгалтерской отчетности".

Общие основания для отказа в принятии налоговой отчетности в электронном виде определены в п. п. 133, 136 Административного регламента.

При этом налоговый орган вправе отказать в приеме представленного налогоплательщиком электронного документа по специальным технологическим причинам:

документ не может быть расшифрован;

ЭЦП в документе отсутствует или документ подписан ЭЦП физического лица, не имеющего права подписи данного документа.

реквизиты в документе не соответствуют реквизитам отправителя;

документ представлен в несоответствующем формате;

документ содержит ошибки формата представления.

После принятия налоговой отчетности в электронном виде налоговый орган осуществляет входной (форматно-логический) контроль налоговой декларации (расчета), при выявлении недостатков (ошибок) и (или) противоречий между сведениями в налоговой декларации (расчете) формируется уведомление налогоплательщика об уточнении налоговой декларации (расчета), которое направляется налогоплательщику с предложением о представлении в течение 5 рабочих дней необходимых пояснений или внесении соответствующих исправлений в установленный срок.

По просьбе налогоплательщика (его представителя) налоговый орган обязан распечатать налоговую декларацию (расчет), принятую в электронном виде по ТКС, и проставить отметку о приеме налоговой декларации (расчета).

Если налогоплательщик имеет среднесписочную численность свыше 100 человек и не исполняет названную обязанность по сдаче налоговой отчетности в электронном виде, то налоговый орган вправе отказать в приеме бумажной отчетности на основании п. 4 ст. 80 НК РФ, так как налоговая декларация может быть не принята у налогоплательщика, если она представлена не по установленной форме (установленному формату) и не в установленном порядке, т.е. в электронном виде и переданной по ТКС.

Таким образом, представление налогоплательщиком налоговой декларации (расчета) в ненадлежащем виде или неустановленным способом является неисполнением налогоплательщиком обязанности, указанной п. 1 ст. 23 НК РФ, за что налогоплательщик может быть привлечен к налоговой ответственности по ст. 119 НК РФ, предусматривающей ответственность за непредставление налогоплательщиком в определенный законодательством о налогах и сборах срок налоговой декларации в налоговый орган по месту учета. Причем ответственность по ст. 119 за непредставление в установленный срок налоговой декларации наступает независимо от фактов полной и своевременной уплаты либо переплаты того налога, по которому подается соответствующая налоговая декларация, или отсутствия у налогоплательщика по итогам конкретного налогового периода суммы налога к уплате.