3. Основные функциональные обязанности сотрудников отдела. В соответствии с Положением о ФЭС и задачами подразделения указываются основные обязанности его сотрудников, направленные на реализацию поставленных перед отделом целей.

4. Права и ответственность сотрудников. В этом разделе подробно изложены права, а также закреплена ответственность каждого из штатных сотрудников отдела за выполнение возложенных на него должностных обязанностей.

5. Контроль и проверка деятельности отдела. Эта часть регламентирует порядок проведения ревизии деятельности отдела, здесь же приведена система контроля и даны критерии оценки.

6. Заключительные положения. Аналогично Положению о финансовом блоке.

Нужно учесть, что в ходе согласования положений о ФЭС и ее отделах первоначальная структура финансового блока, его задачи и функции могут претерпеть изменения. Бывает, что некоторые функциональные обязанности одного сотрудника или отдела диссонируют с общими функциями и требуют «перемещения» в другие отделы или создания нового подразделения. Это нормально, поскольку вся работа по созданию регламентов проводится еще и с целью оптимизации структуры финансового блока.

Что следует учесть, создавая регламентирующие документы

1. Все положения регламентирующих документов должны быть сформулированы максимально конкретно. Если вы позволяете себе формулировки типа «должен способствовать развитию» или «прилагать все усилия для…», то готовьтесь к заведомому невыполнению такой задачи. В самом деле, как измерить и проконтролировать, способствуют ли сотрудники финансового блока развитию или нет? Все ли усилия прилагали или часть?

2. Пункты регламентирующих документов должны быть подробными. Если, например, в должностной инструкции руководителя контрольно-ревизионного отдела написано: «разрабатывает тактические мероприятия по контролю товарооборота компании», – то это все равно что не написано ничего. Детализируйте. Проводит ли ревизии складских остатков? Ездит ли для этого в командировки на региональные склады? Составляет ли планы инвентаризаций? Кому и в каком виде представляет отчет о проделанной работе? И так далее.

3. Все изложенное в регламентирующих документах должно быть правдой, и только правдой. Нет никакого смысла создавать документ, в котором желаемое будет выдаваться за действительное. Такие документы «не работают».

4. Пункты в регламентирующих документах не должны противоречить друг другу, они должны друг друга дополнять.

3.4 Должностные инструкции

Должностные инструкции сотрудников компании – важная, но весьма больная тема. С одной стороны, все подчеркивают их значимость и полезность, с другой – должностные инструкции довольно часто «не работают». Зачем же нужны должностные инструкции и как заставить их «работать»? Приведем несколько аргументов.

Должностные инструкции позволяют финансовому директору минимизировать конфликты, связанные с тем, что руководитель «расходится» с подчиненным в определении обязанностей последних. Основной смысл должностных инструкций – в придании большей прозрачности трудовому процессу. То есть инструкции должны описывать прямые обязанности специалиста, сферу его компетенции, критерии оценки эффективности работы, ответственность. И если в них все это отражено и, более того, соответствует действительности, то руководитель получает отличный инструмент управления персоналом, значительно облегчающий решение таких важнейших проблем, как, например, адаптация и мотивация персонала, уменьшение или увеличение заработной платы.

Несоблюдение или игнорирование должностных инструкций неизбежно приводит к дискредитации в глазах подчиненных

Помимо прочего должностные инструкции требуют их соблюдения не только работником, но в той же степени и работодателем. Все, что руководитель спрашивает с подчиненного сверх написанного в инструкции, должно оплачиваться дополнительно. Если предусмотрены какие-либо права сотрудника, их придется обеспечить. Должностные инструкции дисциплинируют руководителя: их несоблюдение или игнорирование неизбежно приводит к дискредитации его в глазах подчиненных. А поскольку финансовый директор играет одновременно две роли: руководителя – с одной стороны, и наемного сотрудника – с другой, то должностные инструкции способны защитить и его собственные интересы.

Подробная должностная инструкция включает, как правило, следующие пункты:

1. Общие положения – описание документа, должность, кем назначается сотрудник на данную позицию и пр.

2. Требования к квалификации. Дается описание уровня образования, а также знаний, умений и навыков, соответствующих названной должности. Этот пункт имеет смысл только при четком соблюдении заданного стандарта: если квалификационные требования не принципиальны, его лучше опустить.

3. Должностные обязанности. Подробное и пошаговое описание всего, что специалист должен делать.

4. Критерии успешности исполнения трудовых обязанностей. Заранее оговариваются критерии, по которым будет оцениваться успешность исполнения должностных обязанностей. Не в каждом случае такое описание возможно составить, но его наличие желательно, поскольку в дальнейшем это упростит процесс принятия решения о мотивации работника.

5. Права специалиста. Это может быть, например, своевременное получение зарплаты, использование ресурсов компании для исполнения должностных обязанностей, получение обратной связи от руководителя и пр.

6. Права и обязанности руководителя. Этот пункт дополняет предыдущий, в нем содержатся разъяснения обязанностей и полномочий непосредственного руководителя специалиста.

7. Ответственность специалиста. Описание, за что именно отвечает работник и что последует, если не выполнены должностные обязанности или допущены какие-либо нарушения.

В итоге получается довольно длинный и детальный документ, однако подробности позволят в дальнейшем строить взаимоотношения с сотрудниками на качественно ином уровне.

Должностная инструкция должна быть согласована с непосредственным и прямым руководителями (то есть с руководителем отдела ФЭС и финансовым директором), кадровой службой, утверждена генеральным директором. После того как работник ознакомится с ней, подтвердив этот факт своей подписью, один экземпляр инструкции обязательно вручается ему, а не сдается «в архив». Только в этом случае можно ожидать какого-либо эффекта от данного документа.

О важности мотивации

Наиболее актуальной задачей при разработке системы мотивации сотрудников ФЭС является создание прозрачной и четкой системы управления вознаграждениями и неденежными компенсациями.

Безусловно, за реализацию этой задачи отвечает, прежде всего, кадровая служба, но финансовый директор не устраняется от этой работы. Его роль сводится к выполнению следующих действий:

обеспечение взаимосвязи между схемой выплаты вознаграждений и компенсаций, позицией, занимаемой сотрудниками, и долгосрочным бюджетом компании;