Личный листок заполняется от руки самим работником при поступле­нии на работу. При его заполнении используются следующие документы:

Ø паспорт;

Ø трудовая книжка;

Ø военный билет;

Ø документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей Аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);

Ø документы об имеющихся изобретениях;

В графе "Образование" личного листка применяют формулировки:

"начальное", "неполное среднее", "среднее", "среднее специальное", "незаконченное высшее", "высшее" — в зависимости от того, какой до­кумент об образовании имеется у работника.

В графу "Выполняемая работа с начала трудовой деятельности" све­дения о работе берутся из трудовой книжки. В этой графе фиксируется обучение в учебном заведении, предшествующее трудовой деятельности.

В графе "Семейное положение" используются следующие формули­ровки: "женат" ("замужем"), "развсден(а)", "вдовец (вдова)", "холост" ("незамужем"), после чего перечисляются все члены семьи с указанием степени родства ("отец", "мать", "жена", "муж", "сын", "дочь"). При этом указываются, фамилия, имя, отчество, год рождения каждого члена семьи.

В практике оформления приема на работу часто используется "Анкета" — документ аналогичный "Личному листку по учету кадров". В отличие от личного листка, анкета подписывается не только самим лицом, поступающим на работу, но и сотрудником, ответственным за персонал фирмы.

В некоторых: коммерческих предприятиях поступающий на работу предоставляет "Автобиографию" или "Резюме".

При формировании личного дела в него помещают копии докумен­тов об образовании (аттестат, диплом, сертификат и др.). Копии можно снимать только с подлинников этих документов.

Копии документов об утверждении в должности помещаются в личные дела руководителей фирмы. Это может быть копия протокола заседания Совета директоров или учредителей фирмы либо копия протокола собрания акционеров, избравшего или утвердившего своим ре­шением назначение должностного лица.

В том случае, если при приеме на работу или при утверждении в должности представлялись характеристики или рекомендательные пись­ма, они также подшиваются в личное дело работника.

Трудовые контракты (договоры), заключенные с работником, могут входить в состав документов личного дела или храниться отдельно. В личное дело помещается полностью оформленный, подписанный дирек­тором и работником, заверенный печатью экземпляр контракта.

"Дополнение к личному листку по учету кадров" - это документ, пред­назначенный для фиксирования изменений в трудовой и личной жизни сотрудника, произошедших после заполнения им личного листка по учету кадров (или анкеты). Этот документ включает: фамилию, имя, отчество работника и два раздела для внесения изменений дополнений, оформлен­ные в виде таблицы. В первом разделе фиксируются сведения о работе, о перемещениях по службе со ссылкой на приказы по личному составу.

Во второй раздел заносятся сведения об изменениях в профессио­нальной и личной жизни работника (например, изменение семейного положения, места жительства), в образовании, в повышении квалифика­ции, в знании иностранных языков и т. п. При этом все вносимые до­полнения должны быть подтверждены соответствующими документами.

В личное дело могут быть включены такие документы, как списки изобретений, научных трудов и др. Необходимо иметь в виду, что по статье 19 КЗОТ РФ запрещается при приеме на работу требовать от поступающего лица документы, не предусмотренные законодательством.

Личное дело заводят после издания приказа о приеме работника. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления (в хро­нологическом порядке) подшиваются в папку-скоросшиватель. На ее обложке указываются полностью: фамилия, имя, отчество сотрудника.

Личные дела сотрудников предприятия хранятся инспектором по персоналу или секретарем-референтом в сейфе и выдаются во временное пользование лишь определенным должностным лицам. Изменения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение.

Личные дела уволенных работников должны передаваться на архив­ное хранение и храниться 75 лет — "В" (статьи 498в, 500 "Перечня доку­ментов с указанием сроков хранения").

заключение

Трудовые правоотношения предприятия с работником регулируются Кодексом законов о труде (КЗОТ) Российской Федерации. На основа­нии статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

Документы по личному составу являются наиболее важными докумен­тами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

При работе с документами по личному составу необходимо учи­тывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и об­стоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан, Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» относит к категории конфиденциальной информации.

Литература

1. Бондырева Т.Н. Секретарское дело. -М . 1989

2. Глушков В.М. Основы бумажной информации. -М . 1982

3. ГОСТ 6.38-90. Система организационно-распорядительной документации: Требования к оформлению документов / Государственный комитет СССР по управлению качеством продукции и стандартам. -М . 1990

4. Государственная система документационного обеспечения управления: Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. -М . 1991

5. Единая государственная система делопроизводства: Основные положения. -М . 1975

6. Еремченко В.П. Совершенствование документационного обеспечения управления в современных условиях.//Использование Единой государственной системы документационного обеспечения управления в работе с управленческими документами и обеспечении их сохранности в ведомственных архивах. - Л. 1991

7. Лихачев М.Т. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. -М. 1991

8. Соколова А.Н. Разработка концепции документационного обеспечения управления.// Использование принципов Единой государственной системы документационного обеспечения управления в работе с управленческими документами и обеспечении их сохранности в ведомственных архивах.

9. Справочник по подготовке и оформлению официальных документов -М . 1993

10. Типовая инструкция по делопроизводству в Министерствах и ведомствах РФ. -М . 1995