Документы – интеллектуальный капитал предприятия. Чтобы работать успешно, компании должны в нужный момент создавать, получать, корректировать, применять и распространять этот интеллектуальный капитал. Различные фирмы и корпорации разрабатывают системы управления документами и служебные средства, которые предназначены для решения данной задачи. С помощью этих пакетов компании смогут более эффективно использовать свои ресурсы, улучшать продукцию и предлагать лучший сервис. Программы различных компьютерных корпораций охватывают все уровни – от отдельного сотрудника, рабочей группой и до предприятия в целом, автоматизируя и ускоряя обработку документов за счет повышения производительности труда. Будучи однажды созданы, элементы документов (объекты) могут повторно использоваться много раз. Программное обеспечение обработки документов позволяет получать более высококачественные документы. С помощью программного обеспечения управление документооборотом их можно организовывать. Распространять документы проще с применением системы распределения заданий. Больший результат можно получить от документов, использующих цвет. Печать по требованию обеспечивает ориентированность документов на конкретного пользователя и повышает эффективность работы.

Перенос большей части производственного процесса, в котором появляются новые разработки, идеи, требующие разработки на специальных программах, которые в свою очередь тоже совершенствуются и занимают в компьютере все больше дискового пространства, ставит задачу – увеличение того самого дискового пространства, оперативной памяти, нового программного обеспечения. Это подталкивает компьютерные корпорации на все новые разработки, например, в области обмена большим количеством данных между компьютерами, не подключенными к сети.

Можно ли взять с собой целый гигабайт данных? Конечно, можно, причем на самых разнообразных носителях. Сегодня для этого возможностей больше, чем когда-либо. Обычная дискета 1,44 Мбайт, которая была основным средством для переноса информации в 80 – 90-е годы, не в состоянии уместить многомегабайтные таблицы или файлы с презентациями, даже если их упаковать. А чтобы с ее помощью передать своему коллеге большую многобайтную реляционную базу данных, и думать не стоит.

К счастью существует значительное количество высокоемких флоппи-подобных носителей, которые пригодятся в качестве дополнения к жесткому диску или для переноса файлов с данными и приложений из дома в офис и обратно. Объемы таких информационных носителей варьируются от 100 Мбайт (чего вполне достаточно для хранения большой презентации) до 1,5 Гбайт (этого хватит для записи базы данных среднего размера). Эти устройства выпускаются во внутреннем исполнении (монтируются внутри компьютера) и внешнем переносном (подключаются к параллельному порту). Некоторые накопители имеют столь же высокое быстродействие, как жесткие диски, а отдельные сравнимы с ними по объему. Многие просты в установке, и все несложны в эксплуатации. И что самое главное – сменные носители этих накопителей такие же компактные, как 3,5-дюймовые дискеты.

Также для переноса с компьютера на компьютер и архивирования больших объемов информации подходит технология компакт-дисков с записью (CD-ROM). Компакт-диски с однократной записью позволяют самостоятельно создавать собственные диски CD-ROM. Любой накопитель CD-ROM способен читать компакт-диски, содержащие до 650 Мбайт информации. Преимущество памяти на CD-ROM состоит в том, что она универсальна, так как в настоящее время почти в каждом ПК установлен накопитель CD-ROM.

Несмотря на удобство компакт-дисков CD-ROM, в связи с необходимостью использования максимально большого объема информации, уже начинается процесс их вытеснения. Начинается штурм рынка настольных ПК оптическим диском нового формата – DVD (Digital Video Disk – цифровой видеодиск). DVD-диски и проигрыватели DVD-DOM очень похожи на компакт-диски и накопители CD-ROM, но у них есть одно важное преимущество: информационная емкость компакт-диска не превышает 650 Мбайт, а на DVD-диске первого поколения можно хранить до 4,7 Гбайт данных, что достаточно для воспроизведения двухчасового фильма кинематографического качества, и при этом на диске еще останется свободное пространство. На DVD-дисках последующих поколений можно хранить до 17 Гбайт данных, более того устанавливаемые в ПК проигрыватели DVD-ROM пригодны для воспроизведения как выпускаемых в настоящее время дисков CD-ROM, так и кинофильмов для домашних кинотеатров, выпускаемых фирмами бытовой техники.

Однако для пользователей компьютеров технология DVD означает нечто большее, чем просто просмотр фильмов. Поставщики программ смогут размещать многочисленные программные продукты (базы данных телефонных номеров, картографические программы, энциклопедии) всего лишь на одном диске, что облегчает работу с этими материалами.

Во всех этих случаях идет одностороннее получение информации, то есть пользователь получает необходимую информацию, считывая ее с носителя. А можно ли обмениваться электронной информацией (текстовыми документами, чертежами, рисунками, аудио- и видеодокументами) в двустороннем порядке? Конечно, можно, если ваш компьютер подключен к глобальной сети Internet и имеет необходимое оборудование и программное обеспечение.

Например, ваш компьютер оповестил о наличии входящего вызова: через Internet звонит коллега из Мехико. Совместно с партнером из Атланты он занят редактированием докладной записки и хочет, чтобы вы ознакомились с ней. Пара щелчков мыши – и материал у вас перед глазами. Внося кое-какие поправки в документ, вы одновременно разговариваете с коллегой – по-прежнему через Internet.

Вы понимаете, что для завершения работы над запиской вам необходима помощь юриста, и «созываете» видеоконференцию – теперь через корпоративную интрасеть. Несколькими секундами позже юрисконсульт фирмы появляется на экране вашего компьютера, и вы приступаете к обсуждению вопроса, а после этого вновь устанавливаете связь с коллегой, заканчиваете редактирование записки и рассылаете ее копии всем заинтересованным лицам. Звучит неправдоподобно, но этот тривиальный сценарий – нечто, доступное при минимальных затратах на аппаратные и программные средства.

Телефоны Internet дают возможность разговаривать через сеть с любым владельцем персонального компьютера, оснащенного средствами для приема вызова. Для организаций, расположенных в США, они представляют собой привлекательную альтернативу обычным телефонам, а тем, кто часто ведет международные разговоры, они могут принести огромную экономию.

Видеоконференции Internet – очень экономичная альтернатива традиционным фирменным системам, но для их проведения нужны каналы связи с более высокой пропускной способностью, нежели для телефонных переговоров в Internet, поэтому они привлекают внимание, прежде всего, пользователей из делового мира.

В изделиях для совместной работы через Internet реализовано множество интерактивных технологий, которые позволяют организовать тесное взаимодействие и обмен информацией между членами импровизированных рабочих групп. Несколько пользователей могут совместно работать с одной прикладной программой, обсуждать возникающие идеи, дискутировать и обмениваться файлами.