При следовании правилам составления или примерным образцам номенклатуры дел документы по мере их исполнения будут попадать только в те дела, которые заранее для них предусмотрены номенклатурой.

Номенклатура дел составляется, как правило, в трех экземплярах, первый из которых хранится в деле, второй - в месте хранения, третий – в архиве организации.

Форма документа «Номенклатура дел» включает пять граф, которые идут в следующем порядке. В первой графе указывается присвоенный индекс документа передающегося на хранение. Вторая графа включает в себя заголовок дела(тома, части).Третья графа указывает количество дел (томов, частей) всего. Четвертая графа содержит сведения о сроке хранения дела и № статьи по перечню. Пятая графа необходима для пояснения разного рода примечаний: отметки о заведении новых дел, о передаче дел в архив, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и т.п.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категории и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел. В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год. После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется дата составления.

Номенклатура дел подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается заместителем руководителя организации по управлению. Утвержденная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры и функций организации. Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.

Заключение

Хранение дел – это важнейшая составляющая деятельности службы документационного обеспечения управления. Без надлежащего хранения документации невозможна эффективная работа организации, затруднен поиск необходимых данных, если они сданы в архив, возможны конфликты с персоналом и т.д.

В данном реферате мы рассмотрели особенности современных подходов к организации хранения документов в организациях. Мы проанализировали правила формирования дел при передачи документов на хранение, особенности присвоения индексов делам, а также принципы составления номенклатуры дел организации.

Как и любая сфера управленческого труда, хранение документации со временем меняется, создаются новые правила и принципы ведения архивов. Каждый специалист службы ДОУ должен хорошо знать эти правила и принципы и следить за изменениями, происходящими в данной сфере труда.

Список литературы

1. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления: М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов — Санкт-Петербург, Инфра-М, 2011 г.

2. ГОСТ Р 6.30 – 2003

3. Андреева В. И. Практика делопроизводства: организация и ведение: учебно-практическое пособие/В. И. Андреева. — М.: КНОРУС,2006.

4. Белов А. Н., Белов А. А. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие/А. Н. Белов, А. А. Белов.- М.: Эксмо,2008.