Содержание

Введение

Классификация бланков документов

Требования к оформлению бланков документов

Реквизиты, оформляемые в процессе подготовки письма

Новая Инструкция и ГОСТ 6.30-2003

Заключение

Список литературы

Введение

В гонке автоматизации и, в частности, в поисках "программы по делопроизводству", которая решит все проблемы автоматизации канцелярии, многие не обращают внимание на нормативный аспект применения "безбумажных" технологий.

Постановлением Госстандарта России от 03.03. 2003 г. N 65 утвержден и введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Стандарт разработан взамен одноименного стандарта 6.30-97 (с изменением N 1 2001 года), отмененного постановлением Госстандарта России от 26.08.2001 N 352-ст в связи с отсутствием достаточного обоснования включения в него некоторых положений и правил.

Фактическим основанием для отмены явилось требование юридической службы об исключении из государственного стандарта некоторых правовых норм, связанных с оформлением документов, которые в соответствии с правовым статусом не могут регулироваться стандартом.

Следует добавить, что на основе названного стандарта 1997 г. построен раздел «Оформление документов» в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Росархив, М., 2001), где основные правовые положения юридически закреплены и активно используются в практике документирования.

Кроме того, необходимо было внести в стандарт некоторые изменения и уточнения, обусловленные развитием нормативно-правовой базы документирования и замечаниями и предложениями пользователей.

Основное и главное изменение, внесенное в новый стандарт, заключается в последней фразе первого раздела «Область применения» - требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми. Рекомендательный характер государственного стандарта появился впервые в истории отечественной стандартизации документов. На первых таких стандартах конца 1920-х годов писали: «Стандарт - железный пролетарский закон». В 1970-е годы писали несколько иначе: «Несоблюдение стандарта преследуется по закону». Правда, закона такого не было, но акцентировалось внимание на обязательности стандартных требований.

Рекомендательный характер стандарта был введен на основании Закона Российской Федерации «О стандартизации» (в редакции от 30 декабря 2001 г. N 196-ФЗ) и получил дальнейшее развитие в Федеральном законе Российской Федерации «О техническом регулировании» от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ. Статья 12 данного закона устанавливает в качестве принципа стандартизации добровольность применения.

К нормативным правовым актам федеральных органов исполнительной власти в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 (с изменениями 2002 г.) относятся постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции и положения. Право издания нормативных правовых актов другими организациями определяется в положениях (уставах) о них.

Государственный стандарт 6.30-2003 распространяется на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, вошедшей в состав Общероссийского классификатора управленческой документации по классу 020000. Детально, путем перечисления сфера распространения стандарта не установлена. Ориентация на документы, включенные в ОКУА, свидетельствует о том, что правила оформления в равной мере относятся к документам, как государственных организаций, так и хозяйствующих субъектов негосударственных структур.

Классификация бланков документов

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" классифицирует бланки организационно-распорядительных документов по следующим признакам:

• расположению реквизитов;
• по автору документа;
• виду документа.

В зависимости от расположения реквизитовустанавливают два варианта бланков:

• угловой;
• продольный.

В зависимости от автора документа бланки документов подразделяются на:

• бланк организации;
• бланк структурного подразделения;
• бланк должностного лица.

В зависимости от вида документа бланки подразделяются на:

• общий бланк;
• бланк письма;
• бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Рис. 1. Классификация бланков документов

Каждый бланк сочетает три признака классификации. Например, бланк письма генерального директора с угловым расположением реквизитов (рисунок 2), бланк акта (для организации в целом) с угловым расположением реквизитов (рисунок 3).

Рис. 2. Бланк письма генерального директора с угловым расположением реквизитов

Рис. 3. Бланк акта с угловым расположением реквизитов

При изготовлении бланка организационно-распорядительного документа необходимо определить:

• какие документы будут создаваться на этом бланке (все (кроме писем) или какой-нибудь конкретный вид документа);
• кто будет является автором документа, создаваемом этом бланке;
• как будут располагаться реквизиты на бланке.

Требования к оформлению бланков документов

Бланк документа - это стандартный лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами. На рабочем поле бланка, предназначенном для переменной информации, могут также размещаться символические графические знаки (ограничительные отметки): уголки, линии и т. п., которые служат ориентирами при оформлении документов, указывают место размещения переменных реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов: А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм) (Соответствуют Международному стандарту ИСО 216:1975). В делопроизводстве также находит применение формат A3 (297x420), используемый для подготовки больших таблиц, диаграмм, схем в качестве приложений к различным видам документов.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее.