Должностные инструкции разрабатываются на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержденного постановлением Министерства Труда России от 21 августа 1998 г. №37). При разработке должностных инструкций (должностных обязанностей) по должностям государственных служащих федеральных органов исполнительной власти (письмо Министерства Труда России от 13 марта 1996 г.).

Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации; гриф утверждения; название вида документа и заголовок к тексту, место составления, подпись.

Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации или заместителем руководителя, курирующем данное подразделение. Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений, руководителем службы персонала, юристом, а также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.

После утверждения на подлиннике должностной инструкции работник проставляет ознакомительную визу: С инструкцией ознакомлен, дата , подпись.

Текст должностной инструкции, как правило, состоит из разделов:

1) Общие положения;

2) Должностные обязанности;

3) Права;

4) Ответственность;

5) Взаимоотношения.

Раздел «Общие положения» включает:

· Наименование должности с обозначением структурного подразделения;

· Должностное лицо, которому непосредственно подчиняется работник;

· Порядок назначения на должность и освобождения о должности;

· Перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник, занимающий данную должность;

· Квалификационные требования (уровень образования, стаж работы);

· Требования к специальным знаниям и навыкам.

В разделе «Должностные обязанности» устанавливается конкретное содержание деятельности работника. В разделе указывают:

· Участок работы, закрепленный за работником (группа решаемых вопросов, направлений работы или перечень курируемых объектов);

· Виды работ, выполняемых работником(следует определять их не только по содержанию, но и по организационно-правовому характеру: «руководит», «готовит», «утверждает», «рассматривает», «исполняет», «обеспечивает» и т.д.).

При перечислении обязанностей их следует разбить на группы:

· Обязанности по разработке , подготовке или участию в составлении документов по конкретным вопросам, находящимся в компетенции работника (приказов, инструкций и т.п.),

· Обязанности по своевременному и качественному сбору, обработке, анализу и использованию информации(сводок, отчетов, правок, устной информации и т.п.),

· Обязанности по использованию работником организационных, методических, инструкторских, контрольно-инспекторских и других форм работы (выезды на места, созыв совещаний или участие в них, проведение семинаров, консультаций и т.п.),

· Обязанности по соблюдению сроков выполнения конкретных действий.

В разделе «Права» устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие реализацию возложенных на него обязанностей:

· Право принимать решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в пределах компетенции,

· Право обращаться с предложениями к вышестоящему руководителю,

· Право представительствовать от имени подразделения или организации в других организациях и пределы представительства,

· Право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к деятельности работника,

· Право требовать необходимую для выполнения возложенных функций информацию (статистическую, экономическую, управленческую и т.п.),

· Право требовать определенных действий от других работников.

В разделе «Ответственность» устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной.

В разделе «Взаимоотношения» указывается: от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет; с кем согласовывает проекты, подготавливаемых документов; с кем осуществляет совместную подготовку документов и другие вопросы информационных взаимосвязей работника с другими подразделениями, лицами, организациями.

Инструкция по документационному обеспечению управления.

Текст инструкции начинается, как правило, разделом "Общие положения", в котором указываются цели ее издания, область распространения, порядок использования и другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены новой).

Текст инструкции носит указующий характер, поэтому в ней рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами типа "должен", "следует", "необходимо", "имеет право", "не допускается" и т.д.

Текст инструкции излагается от третьего лица (например, "Руководители подразделений должны систематически анализировать, обобщать заявления граждан") или в безличной форме (например, "Резолюция подписывается и формулируется…").

Инструкция оформляется на общем бланке университета. Она утверждается специальным приказом или непосредственно ректором, о чем свидетельствует соответствующий по форме гриф утверждения. При утверждении инструкции приказом устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители.

В комплексе организационных документов университета особое место занимают должностные инструкции - нормативные документы, в которых определены функции, права и обязанности сотрудников. Должностная инструкция разрабатывается руководителем структурного подразделения совместно с инспектором отдела кадров.

Должностная инструкция содержит следующие разделы: общие положения; функции; должностные обязанности; права; ответственность.

В разделе "Общие положения" устанавливаются область деятельности специалиста; порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия; квалификационные требования; подчиненность специалиста; должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности.

В разделе "Функции" перечисляются основные направления деятельности специалиста.

В разделе "Должностные обязанности" определены конкретные виды работ, выполняемых специалистом.

В разделе "Права" устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей.