После проведения предварительных переговоров с турфирмами или другими организациями представительством разрабатывается чартерная программа, которая должна быть согласована с представительством Интуриста в стране пребывания и направлена на утверждение в ФАВТ не менее чем за год до начала выполнения программы.

По мере поступления новых заявок или аннулирования заявленных ранее чартерных перевозок производится корректировка.

Главной задачей при составлении предварительной чартерной программы является составление такой программы, при которой избегается накладка графиков выполнения нескольких рейсов одновременно (регулярных и чартерных) в одни и те же дни и стремление по возможности избежать выполнения двух чартеров в один день.

Не менее чем за три месяца до начала выполнения программы должна быть составлена уточненная чартерная программа на соответствующий период (осенне - зимний или весенне - летний). При этом уже составляется детальный график выполнения рейсов на каждый месяц периода с указанием времени прилета и вылета по всем пунктам маршрута.

Одновременно с составлением программы должны быть проведены переговоры с каждой турфирмой, изъявившей желание участвовать в программе чартерных перевозок, относительно оптовых цен.

Чартерная цена должна устанавливаться дифференцированно для каждой турфирмы, исходя из следующих соображений :

1) опыта работы с данной турфирмой;

2) объема перевозок данной турфирмы;

3) количества предлагаемых чартеров;

4) компактности программы, включающей в себя количество чартерных цепочек и количество рейсов в каждой "цепочке";

5) оптовой чартерной цены, предоставленной данной фирме в прошлый период с учетом общей тенденции повышения цен .

При определении оптовой цены чартера обязательно должны учитываться следующие факторы:

1) заданный коэффициент валютной эффективности;

2) согласованная с генагентом стоимость мили по периодам перевозок (при наличие такого требования со стороны местных властей);

3) количество чартеров в "цепочке";

4) количество холостых прогонов;

5) дополнительные посадки и перегоны при полетах по предлагаемому маршруту и т.д.

После проведения переговоров, согласования оптовой чартерной цены и выработки других взаимоприемлемых условий выполнения чартерной программы подписывается договор чартера ( чартерный контракт). При этом следует иметь в виду, что форма и условия контракта отличаются в зависимости от того, планируется ли выполнение инклюзив-тур чартеров или эфинити-чартеров.

Контракт на инклюзив-тур-чартер заключается непосредственно с турфирмами, причем единый контракт полностью на всю серию инклюзив-тур-чартера. При составлении контракта обязательно должны быть оговорены условия разрыва "цепочки". Суть этого положения сводится к тому, что в случае разрыва чартерной цепочки турфирма должна компенсировать стоимость каждого дополнительного холостого прогона. Кроме того, должно быть обусловлено включение в стоимость чартера стоимость холостых прогонов, пропорционально количеству чартеров в "цепочке". Кроме контракта с фирмой по условиям инклюзив-тур-чартера в ряде случаев заключается отдельное трехстороннее соглашение между перевозчиком, заказчиком и депозитным банком. Такое депозитное соглашение является составной частью контракта ИТЧ и в случае необходимости направляется на утверждение местными авиационными властями вместе с чартерным контрактом.

Контракт на ЭФЧ заключается в отдельности на каждый чартер, и не с турфирмой, а непосредственно с организацией, которая заказывает чартер для полета своих сотрудников или членов клуба. При этом разрешается выполнять Сплит-чартер, т.е. продавать данной организации не все места на чартере, а только часть мест, остальные места продаются другим организациям. Кроме самого контракта должны быть подписаны и заполнены следующие документы :

1) заявка организации на выполнение чартера;

2) заявление о дополнительных сведениях;

3) меморандум о членстве в "эфинити-организации";

4) пассажирский манифест с удостоверением о действительном членстве данной организации каждого участника чартера с указанием номера удостоверения, адреса и телефона каждого участника;

5) соглашение о чартерном агентстве между перевозчиком и турфирмой-посредником;

6) статус или устав чартерной организации;

7) дополнительная информация: выпускаемая реклама, описание тура и т.д.

После подписания контракта направляется заявка на выполнение чартера или серии чартеров в авиационное ведомство страны пребывания. Заявка составляется по установленной для данной страны форме. В нее включаются следующие данные: наименование и национальность перевозчика, название и адрес чартерной организации, чартерная цена, наименование и адрес турагента-посредника, даты выполнения чартера "туда и обратно", тип самолета, страна регистрации воздушного судна, маршрут полета, количество и тип чартеров, количество перевозимых пассажиров, описание чартерной организации и цель полета и т.д.

В ряде стран требуется разрешение генагента на выполнение дополнительных и чартерных рейсов, особенно по маршрутам выполнения регулярных рейсов. В этом случае направляется заявка на выполнение чартерных рейсов в контору генагента по установленной им форме. Эта форма включает в себя оперативные сведения о выполнении чартерных рейсов: дата чартера, номер рейса, маршрут, тип чартера, время прибытия, время отправления, тип самолета, дополнительные перелеты на территории генагента.

После выполнения описанных выше формальностей, начинается непосредственная организация выполнения программы чартерных перевозок, которая включает в себя оплату перевозок, оформление перевозочных документов, подготовку и непосредственное выполнение чартерных перевозок и расчетов за них.

Типовым для большинства авиакомпаний является следующий порядок оплаты:

1) 10% стоимости чартера – депозит при подписании контракта;

2) 50% стоимости – за 45 дней до начала чартера ;

3) 100% стоимости чартера, включая аэропортовые сборы, - не позже чем за 30 дней до начала чартера.

Оформление перевозочных документов:

- заказчик предоставляет перевозчику пассажирский манифест, заверенный руководством организации-заказчика;

-заполняется специальная форма электронного бронирования;

- все документы передаются в чартерный отдел генагента для оформления чартерных билетов (при отсутствии генагента оформление чартерных билетов производится представительством Аэрофлота).

Организация и контроль за выполнение чартеров включает в себя : согласование и уточнение графика полетов, получение разрешения от генагента, получение разрешения от местных властей, получение и выверка флайт-плана, заказ бортпитания, организация обслуживания пассажиров и др.

Расчеты за чартерные перевозки: плата за чартерные перевозки может быть произведена перевозчику только после полного завершения чартера. После завершения чартера представительством Аэрофлота направляется инструктивное письмо депозитному банку о переводе сумм с депозитного счета на счет Аэрофлота.