Еще одним полезным механизмом работы с документами является отслеживание версий документов. Это может оказаться полезным при наличии большого количества исполнителей, работающих с документом, каждый из которых может редактировать документ. Исполнитель, работая над документом, редактирует его и создает свою версию документа. Ответственный за документ сотрудник собирает версии документа, выбрав от каждого исполнителя его часть работы, и получает окончательный вариант документа. Например, в аналитический отдел на доработку поступил документ, состоящий из трех частей: анализ проблемы, предложение решения и оценка будущих результатов. Проработка каждой из частей документа была поручена сотрудникам А, Б и В соответственно. Каждый из них внес поправки в свою часть и создал свою версию документа. После этого начальник отдела сделал новую версию документа, собрав ее из частей документов подготовленных исполнителями – часть “анализ” от А, “предложение решения” от Б и “оценка результатов” от В. СЭДО позволяет отслеживать подобные операции и при совместной работе с документами упростить создание конечных версий. Возможность электронной подписи документа позволить проводить рецензирование и проверку подлинности документа. Такая подпись должна гарантировать подлинность личности, подписавшей документ, и времени, когда эта подпись была проведена. Проверка подлинности подписи может осуществляться с помощью общедоступных открытых ключей, в то время как подписать документ может только владелец закрытого ключа. Получив информацию о механизме реализующем подписи, необходимо выяснить устойчивость алгоритмов шифрования и возможность доступа к закрытым ключам.

Функция контроля над исполнением документов - наиболее важная функция СДОУ. От качества контроля зависит эффективность управления фирмой или организацией и, в конечном счете, - эффективность функционирования всей системы.

Все документы, поступающие на исполнение делятся на контролируемые и не контролируемые в централизованном порядке. Под контроль берутся наиболее важные документы:

· документы государственного значения;

· приказы, распоряжения, поступающие из вышестоящих организаций;

· приказы и распоряжения, разрабатываемые внутри организации (предприятия).

В контроле исполнения можно выделить следующие три этапа: текущий контроль исполнения; мониторинг и применение всевозможных санкций при нарушении дисциплины исполнения документов; анализ выполнения функции исполнения документов в различных подразделениях в установленные сроки.

Процедура контроля исполнения документов состоит из следующих операций (рис. 5). Рассмотрим содержание некоторых операций.

Рис. 5. Схема организации документов в организации.

Исполнение документов начинается после того, как для конкретного документа была получена "резолюция". "Резолюция" – это сложный реквизит, который включает следующие компоненты:

· указание руководства, что делать (некоторая команда);

· указывается исполнитель:

· подразделение, где исполняется;

· Ф.И.О. конкретного исполнителя;

· сроки исполнения;

· подпись руководителя;

· дата проставления резолюции.

Сроки исполнения могут быть типовыми (устанавливаемыми нормативными актами) или индивидуальными (устанавливаемыми руководителями). В некоторых организациях резолюция руководства оформляется как самостоятельный документ - поручение.

Рассмотренные документы направляются через СДОУ назначенному в резолюции ответственному исполнителю – начальнику департамента, управления или отдела, - который, получив документ с резолюцией, может наложить уточняющую резолюцию, предназначенную исполнителю рангом ниже и т. д.

В процессе контроля исполнения документа возникает вторичный документопоток, состоящий из "Контрольных карточек". "Контрольная карточка" состоит из трех разделов, в которые заносят реквизиты:

· в первый раздел заносят основные реквизиты "Регистрационных карточек", полученных при выполнении процедуры регистрации документа (параметры, описывающие тот или иной исполняемый документ) документа;

· во второй раздел заносят реквизиты резолюции;

· в третьем разделе содержатся отметки о контроле и об исполнении документа.

На основе параметров "Карточек" осуществляется впоследствии поиск документов и составление на их основе аналитических сводок. После занесения реквизитов контроля в документ, в "Контрольную карточку" или в "Журналы регистрации", документ отправляется по адресу на исполнение, а "Контрольная карточка" вводится в "Справочную картотеку", которая является основным инструментом контроля.

"Справочная картотека", состоит из двух разделов:

· I раздел содержит карточки неисполненных документов;

· II раздел включает карточки исполненных документов.

Сортировка "Контрольных карточек" в разделе "неисполненных" документов осуществляется по следующим признакам:

· исполнителям,

· корреспондентам,

· датам исполнения.

Карточки раскладываются в 35 ячеек первого раздела картотеки в следующем порядке:

· с 1-ой по 31 -ю ячейку попадают карточки согласно дню текущего месяца, когда была проставлена резолюция;

· в 32 -ю ячейку ставятся карточки тех документов, "срок исполнения которых будет в следующем месяце";

· в 33 -ю ячейку ставят карточки документов "неисполненных в срок";

· в 34 -ую попадают карточки, для которых был "срок не определен";

· в 35 -ую ячейку ставятся карточки, которые попадают в категорию - "срок перенесен".

Исполненные документы во втором разделе картотеки сортируют по признаку принадлежности к "подразделениям " и к определенному "вопросу".

Текущая проверка сроков исполнения документов по картотеке сопровождается мониторингом процесса исполнения, т.е. посылкой "напоминаний "исполнителям и проставлением соответствующих отметок в "Контрольной карточке".

В случае исполнения документа осуществляется снятие его с контроля и проставление отметки "об исполнении документа" в самом документе (29 реквизит) и отметки "о снятии с контроля" в "Журнале регистрации документов" или в "Контрольной карточке".

Далее осуществляется сбор сведений на первое число каждого месяца о результатах контроля, составление "Сводки об исполнении документов, подлежащих контролю" (табл. 1) и анализ результатов контроля. Сведения в сводку попадают благодаря обобщению результатов, получаемых из "Справочной картотеки".

На основании результатов анализа показателей сводки руководство СДОУ оценивает работу исполнителей, подразделений и принимает решения о совершенствовании методов работы с документами и документооборота на предприятии. Руководство подразделений имеет информацию о качестве исполнения решений отдельными специалистами, о необходимости повышения квалификации сотрудников или совершенствовании структуры системы управления и деловых процессов.