Компьютерная сеть позволяет использовать общие ресурсы, вклю­ченные в состав сети: программы, базы данных, периферийные устройства (дисковые устройства большой емкости, сканеры, принтеры и т. д.). В сети один компьютер большой производительности выполняет роль файлового сервера, управляющего передачей данных и разделени­ем периферийных устройств. Остальные компьютеры являются рабочи­ми местами компьютерной сети. Сервер осуществляет сбор и передачу информации в центральную базу данных, охватывающую не только управленческую, но и кадровую, бухгалтерскую документацию. Это по­зволит руководителю предприятия обращаться к документам секретаря-референта, бухгалтера и специалистов предприятия, выводить их на эк­ран, проводить обработку документов, сводок, таблиц, обмениваться документами и сообщениями с сотрудниками предприятия и с партне­рами-контрагентами (при наличии в компьютерной сети специальных устройств - модемов или факс-модемов).

Организации, расположенные в одном здании, устанавливают ло­кальную компьютерную сеть (LAN). Когда сеть распространяется за пределы офиса, она называется глобальной компьютерной сетью (WAN).

Обмен электронными документами осуществляется при помощи электронной почты. Электронной почтой называют пересылку сообще­ний с компьютера на компьютер на электронный адрес, включенный в компьютерную сеть. Доступ в компьютерную сеть обеспечивает связка компьютер - модем - телефонная сеть - модем - компьютер. Адрес элек­тронной почты должен иметь пометку E-mail. По такому адресу можно направить сообщение с компьютера одному или нескольким абонентам (адресатам) одновременно

Электронная почта предоставляет пользователям следующие воз­можности:

- отправлять документы адресатам, входящим в автоматизированную информационную систему;

- получать подтверждения доставки документов по назначению;

- выводить на экран дисплея полученные документы;

- изменять и редактировать документы, хранить их в памяти ПК и пересылать другому лицу;

- распечатывать полученные документы в необходимом количестве экземпляров;

- отправлять документы одному пользователю или группе пользовате­лей системы по списку;

- расставлять приоритеты, чтобы начинать работу с наиболее важной полученной корреспонденцией;

- составлять и "прикреплять" к документам резолюции, другие слу­жебные пометки о необходимости тех или иных действий и сроках

исполнения.

Сообщение, письмо или заказанная информация могут быть поло­жены в ваш электронный почтовый ящик. Посмотреть пришедшую вам корреспонденцию можно, сидя в офисе за своим компьютером, из сво­ей квартиры с помощью домашнего компьютера, из любого другого места или другого компьютера с модемом через телефонную сеть. Инте­ресующую информацию можно оставить в памяти компьютера, перене­сти на дискету или CD, распечатать при необходимости на принтере. Электронная почта - один из самых оперативных и относительно деше­вых видов связи.

Интернет - глобальная сеть бесчисленного множества разнообразных сетей, которая охватывает всю нашу планету. По данным исследова­тельской корпорации IDC, услугами Интернет пользуются около 90 млн. человек в мире и число пользователей постоянно растет. Персо­нальный компьютер, локальная и глобальная компьютерные сети могут быть частью сети Интернет.

Суть создания такой сети - быстрый поиск и получение необходи­мой информации, а также распространение сведений о себе практиче­ски в мировом масштабе.

Сеть состоит из огромного количества серверов, подключенных к се­ти, то есть компьютеров, на которых хранится и предоставляется поль­зователям информация. Информация хранится в виде графических до­кументов, так называемых "интернетовских страничек" (Web-site). Ин­тернет-сервер может открыть любая фирма или частное лицо, расположив информацию о себе и своей деятельности. Этот сервер имеет свое конкретное имя, например, сервер компании Microsoft -www.microsoft.com. Пользователь Интернет может "путешествовать" от одного сервера к другому или с одной Web-странички к другой.

подключение к Интернет обеспечивают фирмы-провайдеры. Можно пользоваться базовыми услугами Интернет, такими как электронная почта, работа с World Wide Web (WWW) и Gopher, а также вести перего­воры по сетевой телефонной связи.

Электронная почта Интернет - это самая популярная и часто исполь­зуемая услуга Интернет. Каждый пользователь сети Интернет получает при регистрации свой почтовый адрес. Электронная почта используется для ведения деловой переписки; для передачи сообщений; для ведения дискуссий с одним человеком или с небольшой группой людей по раз­личным темам (можно подписаться на любую группу новостей Usenet).

Миллионы пользователей сети Интернет из всех возможностей Ин­тернет чаще всего используют только электронную почту.

WWW - Всемирная информационная сеть, которая позволяет нахо­дить любую информацию на различных серверах и использовать гипер­текстовые документы, имеющие ссылки на другие связанные с ним документы.

Gopher- служба сети Интернет, основанная на использовании меню, позволяющая осуществлять поиск информации по заголовку.

Для ориентирования в WWW- или Gopher-пространстве по той или иной теме создается и поддерживается виртуальная библиотека. Каждая страница такой библиотеки содержит электронный адрес составителя раздела библиотеки, который досконально знает, что и как можно най­ти по конкретной теме.

Программы, обеспечивающие переговоры через Интернет, дают воз­можность пользователю Интернет-телефона позвонить не только по конкретному номеру, но и соединиться через виртуальный сервер со случайными абонентами, а также передать собеседнику визуальную ин­формацию.

1.3. Телефон. Радиотелефон. Пейджер. Сотовая связь

Современный телефон не зря называют компьютеризированным. Многофункциональный телефон может обладать многими полезными для работы секретаря функциями, которые нужно учитывать при выбо­ре телефона для вашей фирмы, например:

• автоматически дозвонится по нужному номеру;

• автоматически наберет номер, имеющийся в памяти;

• упростит и ускорит дозванивание до абонента в другом городе;

• автоматически дозвонится до абонента в указанное вами время;

• попросит абонента перезвонить по указанному вами номеру;

• запишет информацию, переданную абонентом на автоответчик;

• запомнит время и дату звонка;

• покажет продолжительность разговора;

• содержит в памяти необходимые вам номера телефонов (в записнойкнижке);

• покажет вам день недели, число, месяц, год и точное время;

• 8 будильников напомнят о необходимости позвонить по указанному телефону и сами произведут набор номера;

• обеспечит конфиденциальность при снятой трубке телефона, если секретарю понадобилось отойти на время;

• встроенный громкоговоритель позволит вести разговор при поло­женной трубке.

В настоящее время многие фирмы перешли на радиотелефоны. В этих телефонах сигнал на пути от АТС до абонента проходит некото­рое расстояние не по проводам, а по радио. Поэтому расстояние, на котором возможна связь, зависит от множества факторов, влияющих на распространение радиоволн, таких как расположение передающего или принимающего устройства на местности (во впадине или на холме, внутри железобетонного здания или среди многих зданий, мешающих прохождению радиоволн). Связь ухудшается, если радиотелефон оказывается рядом с высоковольтной линией, во время грозы и даже во время сильного дождя или снегопада.