Заключительная подготовка выставочных экспонатов.

3 Требования к тексту письма

Деловая корреспонденция должна обязательно соответствовать требованиям.

q Точность, однозначность высказывания. Все слова должны употребляться в соответствии с их лексическим значением.

q Логичность Каждое письмо представляет собой:

- изложение сути вопроса;

- речевое действие;

- заключение.

q Грамотность – необходимая часть любого документа

q Корректность. Деловая корреспонденция является корректной, если в ней соблюдена этикетная рамка и характерен доброжелательный или нейтральный тон изложения.

4 Анализ писем

4.1 Языковые особенности деловых писем

4.1.1 Лексика

Слово и его значение

Многозначность – свойство слов употребляться в разных значениях. Различают однозначные слова, т.е. имеющие только одно значение, и многозначные, в случае, когда одно и то же слово в зависимости от контекста ассоциируется с разными понятиями. В данном случае примерами однозначных слов могут служить: продукция, конференция, фирма, информация, цена. Из многозначных встретились слова: партия (в данном случае – это определение качества товара), и т.д. Следует также отметить, что слова с единственным значением преобладают.

Ценность делового текста обеспечивается смысловой точностью речи. Чтобы избежать ошибок, следует различать:

паронимы - это близкие по звучанию однокоренные слова, различающиеся значением (в данном случае не встречаются);

синонимы - это слова с одинаковым или очень близким значением (фирма – организация, соглашение – договор, запрос – заявка, благодарны – признательны,…);

плеоназмы - называют частичное совпадение значений слов, образующих словосочетание (отсутствуют);

тавтология- смысловые повторы, которые возникают в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова (отсутствуют);

омонимы- это слова, совпадающие по звучанию, но различающиеся по смыслу (нет)

Стилистическая окраска слова

Понятие стилистической окраски слова обычно связывается с закреплённостью слова за той или иной сферой употребления и с эмоционально-экспрессивными качествами слова, т.е. с его способностью не только называть явление, но и выражать отношение к предмету мысли.

По сфере употребления различается:

1. Лексика межстилевая, т.е. те слова, которые употребляются всеми и в любых условиях, (, , качество, получать, предлагать…).

2. Лексика книжно-письменная, т.е. слова, которые по преимуществу используются в книжно-письменных стилях и связаны с теми сферами употребления языка, для которых письменная форма выражения является главной. В ее составе можно выделить “книжные” слова (оплата, договор, контракт…), термины (каталог – журнал с указанием товара, производимого предприятием), канцеляризмы, поэтизмы.

3. Лексика устной речи, т. е. слова, присущие бытовой речи, обиходно-деловому языку и т.д. К лексике устной речи относятся слова разговорные, просторечные, профессионализмы, жаргонизмы, диалектизмы. Они в данном случае не встречаются.

Сокращения как заменители слов и словосочетаний

Сокращения слов (аббревиатура) – новый продуктивный способ словопроизводства, который активно используется в деловой корреспонденции. Из общепринятых сокращений в данной работе использованы:

- условные обозначения величин и единиц измерения ( л экз, кв м);

- сокращения, принятые в учетно-отчетной документации ( р/с №);

- форма обращения (г-н.);

- по первым буквам названия учреждения (ООО, ОАО)

- оборудования микромельница (МиМ)

4.1.2 Фразеология

Фразеология языка — это совокупность устойчивых, целостных по составу и значению сочетаний слов и выражений. В деловой корреспонденции роль фразеологизмов выполняют стандартные синтаксические конструкции (ССК).

Выбор ССК для каждого типа писем

Письмо-запрос: «Мы будем признательны, если Вы направите в наш адрес…»

Ответ на запрос: «Благодарим Вас за запрос от…»

Письмо-просьба: «Обращаемся к Вам с просьбой…»

Письмо-напоминание: «Сообщаем Вам, что …»

Письмо-рекламация: «Мы официально заявляем Вам рекламацию…»

Ответ на рекламацию: «Подтверждаем получение Вашего письма от сообщаем, что….»

Сопроводительное письмо: «Согласно Вашей просьбе высылаем Вам…»

Письмо-извещение: «В ответ на Ваше письмо от …сообщаем Вам…»

Письмо-приглашение: «Разрешите пригласить Вас на…»

Письмо – благодарность: «Мы получили Ваше приглашение на… , за которое Вам признательны».

4.1.3 Морфология

Имя существительное

Имена существительные обладают целым рядом признаков:

1. Категория одушевленности-неодушевленности.

Одушевленными называют те существительные, форма винительного падежа которых совпадает с формой родительного (директор,) . У неодушевленных существительных, которых в рассматриваемых письмах намного больше, форма винительного падежа совпадает с формой именительного (запрос, конференция, заявка, оплата, фирма…). Как правило, грамматические признаки одушевленности - неодушевленности и реальный смысл слов соответствуют одно другому: одушевленные существительные служат названиями живых существ, неодушевленные называют предметы, вещи, явления, свойства и т.д. Хотя так бывает не всегда.

2. Категория рода.

Имена существительные относятся к одному из трех родов: к мужскому, женскому или среднему. В данном случае встречаются существительные женского рода (промышленность, цена, просьба, информация, продукция, машина…), мужского рода: (каталог, товар, агрегат, режим, заказ), среднего рода (мероприятие, время, решение, производство).

3. Категория склонения.

Первое склонение – все имена существительные женского, мужского рода на -а, -я. Второе склонение – имена существительные мужского рода (кроме небольшого числа существительных на -а, -я) и все имена существительные среднего рода. Третье склонение – имена существительные женского рода на мягкий согласный и на ж, ш. В текстах приведенных писем наиболее встречаемое среди существительных – первое склонение (машина, переналадка, цена, просьба,…).

4. Категория падежа.

Из шести падежей для существительных из приведенных писем наиболее характерна форма родительного падежа ( Вашей организации).

5. Категория числа.

В исследуемых текстах чаще встречаются существительные в единственном числе (запрос, ответ, срок, сертификат, приложение).

6. Имена существительные бывают собственные (Пер Иванович Иванов), т.е. относящиеся к какому то лицу, и нарицательные, которые в тексте преобладают (запрос, конференция, заявка, , фирма…).

Имя прилагательное

Различаются прилагательные качественные, (указывающие на признак предмета непосредственно: высококачественный универсальный, , гибкая…), относительные, (указывающие на признак через отношение предмета к другим предмерам: минимальный заказ, универсальный комплекс, платежные реквизиты, длительные связи…), и притяжательные (указывающие на принадлежность: техническая докумнтация).