В связи с условиями, гарантированными фирмой-продавцом, диски должны быть высланы в течение трех дней с момента получения заказа. Поэтому компакт-диски высылаются с приложением к ним сопроводительного письма(Прил.10). Сопроводительное письмо и составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. В принципе, сопроводительные письма оправдывают себя только в том случае, когда они содержат какие-либо дополнительные сведения или разъяснения по поводу присылаемого. Но в приводимом здесь случае сопроводительное письмо используется в двойном качестве - с одной стороны, это сопровождение партии компакт-дисков, с другой - сопровождение дополнительных каталогов выпущенных и планируемых к выпуску дисков. В принципе, для каждого из этих случаев в отдельности сопроводительное письмо не требуется, но для их совокупности оно вполне уместно.

Письмо-подтверждение (Прил.11) служит для подтверждения получения каких-либо документов или материальных ценностей. В данном случае фирма покупатель посылает это письмо для подтверждения получения товара и отсутствия претензий по качеству.

Коммерческое предложение или оферта (Прил.11) посылается в случае, когда продавец желает сообщить покупателю о возможности заключить сделку на определенных условиях. Оферта также может посылаться как ответ на запрос. Существует два вида оферт: свободная и твердая. Свободная оферта - предложение, рассылаемое как правило сразу многим потенциальным покупателям и не влекущее за собой какого-либо обязательства со стороны продавца. Твердая оферта, напротив, подразумевает обязательство продавца поставить предлагаемую партию товара на тех условиях, которые указаны в письме. Твердая оферта обычно посылается с условием ответа в течение определенного времени. Оферта как правило несет в себе следующую информацию: количество товара, качество товара, упаковка, цена, сроки поставки, условия платежа, срок действия оферты и т.д.

Ответы на оферту могут содержать различные сведения. Если покупатель согласен с условиями оферты, то он посылает ответ, выражающий его согласие, именуемый в таком случае акцептом (англ. Accept - принять). В этом случае посылается заказ или контракт и заключается сделка. Если покупатель согласен не со всеми пунктами предложения, то он посылает контрпредложение, где излагает свои условия. Если продавец не согласен со всеми . до тех пор пока не признают несовместимость предлагаемых условий или не достигнут согласия. В нашей ситуации фирмой-продавцом присылается предложение партии компакт дисков другого исполнителя, но получает отказ из-за низкой популярности этого исполнителя (Прил.11).

Заключение

В данной работе были рассмотрены особенности стиля написания коммерческих писем; изучены определения и области применения каждого делового письма; была описана хозяйственная ситуация и составлена схема коммерческой переписки связанной с описанной хозяйственной ситуацией. Также была написана коммерческая переписка, содержащая двенадцать писем, расположенных в таком порядке, чтобы в наибольшей степени удовлетворять выбранной хозяйственной ситуации.

Все вышесказанное позволяет заявить, что все поставленные задачи были разрешены.

Список использованных источников

1. Анохина И.Г. Англо-русский коммерческий словарь-справочник. - М.: Моби, 1992.-432 с.

2. Бурнашева Г.А. Делопроизводство. - М.: Высшая школа, 1994, 231 с.

здесь схема переписки Приложение 2

EMI France Ltd.,

60, boulevard Lefebvre,

F75732 PARIS CEDEX 15

Tel. (1) 48 56 51 00, Fax (1) 48 56 51 01,

Telex : LCPARI 20000361

ILR/AR 001 1996 05 27

ООО “Арт Компакт”

Россия,

Москва,

Саратовская 567,

410000

Уважаемые господа:

[Новый компакт-диск группы Queensryche]

Нам стало известно, что ваша фирма проводила исследования спроса на лазерные компакт-диски различных исполнителей, которые показали устойчивую популярность группы Queensryche.

Как эксклюзивные дистрибьюторы фирмы EMI в Восточной Европе мы рады предложить вам свои услуги. В 1996 году выходит новый альбом группы Queensryche. Его выпуск планируется осуществить в июне этого года. Мы надеемся, что эта информация заинтересует вас и позволит прислать конкретные сведения о ваших интересах в этой области.

Искренне Ваш

Нач. отд. продаж Jaques L. Roches

EMI France Ltd.

Приложение 3

ООО Арт Компакт,

Россия, Москва,

Саратовская 567,

Тел. (095) 485 65 00, (095) 485 65 01

Факс (095) 485 65 01

ВВВ/АБ 001 1996 05 30

EMI France Ltd.,

60, boulevard Lefebvre,

F75732 PARIS CEDEX 15

Мадам и Месье:

[О компакт дисках Queensryche]

Благодарим вас за предложение от 27 мая о компакт дисках группы Queensryche. Сведения о высокой популярности этой группы, полученные вами действительно верны и мы весьма заинтересованы в приобретении партии этих дисков но нам не хватает данных о конкретных характеристиках будущего диска. Просим вас прислать конкретные данные о длительности альбома, числе песен и предполагаемой цене одного диска.

Искренне Ваш

Исп. Директор О.Ш.Штирлиц

ООО Арт Компакт.

Приложение 4

EMI France Ltd.,

60, boulevard Lefebvre,

F75732 PARIS CEDEX 15

Tel. (1) 48 56 51 00, Fax (1) 48 56 51 01,

Telex : LCPARI 20000361

ILR/AR 002 1996 06 03

ООО “Арт Компакт”

Россия,

Москва,

Саратовская 567,

410000

Уважаемые господа:

[Сведения и каталоги о диске Queensryche]

В связи с упомянутым в письме от 30 мая недостатком информации приводим здесь сведения, касающиеся интересующего вас диска. Планируемое время выпуска - 27 июня. Предполагаемая цена диска - 15.00 $ за один диск. К сожалению не можем прислать образец диска в полном оформлении, так как работа над ним еще ведется.

Прилагаем запрошенные вами каталоги на ранее выпущенные диски группы Queensryche, образец диска и проект его окончательного оформления.