Специфика работы секретаря заключается в том, что ему приходится не только выполнять операции с неодушевлёнными предметами труда (документы, технические средства), но и осуществлять много­численные контакты с людьми: руководителем, сотрудниками, посети­телями, телефонными абонентами. Следует учитывать и то, что сек­ретарю приходится сталкиваться с большим разнообразием решаемых задач, значительными различиями в них по степени трудности, необходимостью выполнять параллельно несколько работ. Нередко непо­ладки в работе секретаря являются следствием его негативных дело­вых и личных качеств. Невозможно, к примеру, эффективно выполнять работу, если секретарь не имеет полного представления о роли и задачах своего руководителя и их значения в деятельности своей организации, не имеет достаточно профессиональной подготовленности.

Деловые и личные качества при выполнении определённой работы проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга. Зна­ние правил приёма посетителей и эффективное применение на практике невозможно без наличия у секретаря, таких личных качеств, как интеллигентность, тактичность, доброжелательность.

В сложившейся практике оценки труда секретарей принято выде­лять следующие деловые качества: профессиональное мастерство, инициативность, организованность, пунктуальность, осведомлённость, дипломатичность, умение хранить служебную тайну, хорошая память, преданность работе.

Для того чтобы выработать и развить названные деловые каче­ства, секретарю нужно воспитывать в себе и ряд личных качеств. В зависимости от полученного воспитания степень развития личных ка­честв у людей различив, многое здесь определяется и индивидуаль­ными склонностями, привычками, типом нервной системы.

Выделим наиболее существенные личные качества, необходимые секретарю: интеллигентность, трудолюбие, добросовестность, отзыв­чивость, умение адаптироваться, скромность, аккуратность, доброжелательность.

Среди других личных качеств, которые нужны современному сек­ретарю, можно отметить и такие, как умение быстро вникать в суть событий или явлений; общительный характер и контактность, которые помогут секретарю наладить правильные взаимоотношения с посетите­лями, сотрудниками, руководителем и т.д.; разумная осторожность в принятии решений; артистизм - качество, которое поможет секретарю преодолеть личные эмоции ради дела, провести на хорошем уровне приём посетителей и т.п.; способность к самостоятельному обучению, расширению кругозора.

Многие руководители, рассматривая кандидатуры на должность секретаря, обращают внимание на такие стороны, как семейная устроенность, справедливо полагая, что от состояния этого вопроса в значительной степени зависит работоспособность секретаря, его настроение.

Все названные деловые и личные качества, необходимые секрета­рю, не даются человеку в готовом виде. Нужен повседневный труд ума и души, настойчивая и ответственная подготовка к работе в избранной профессии.

ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ, ИЗГОТОВЛЯЕМЫМ МАШИНОПИСНЫМ СПОСОБОМ

Требования к машинописному исполнению организационно-распорядительных документов учитывают особенности широко применяемых современных отечественных и зарубежных пишущих машин со стандарт­ными характеристиками их печатающих элементов.

В основу требований к машинописному оформлению документов были положены наиболее рациональные правила, сложившиеся в РФ.

На пишущей машине оформляют такие реквизиты, как адресат, гриф утверждения, название вида документа, дата, индекс, ссылка на индекс и дату входящего документа, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования, отметка о заверении копий. Фамилия исполнителя и номер его телефона.

Если документ оформляется не на бланке, то машинописным спо­собом оформляются также реквизиты, установленные ГОСТ 6.39 - 72, в заголовочной части документа (т.е. реквизиты штампа бланка документа).

Основные требования к документам, оформляемым машинописным способом, установлены в ГОСТ 6.38 - 72, часть 2.

Для сокращения времени печатания документов применяются та­булирование.

ГОСТ 6.36 - 72 установил, что для печатания документов испо­льзуют восемь стандартных положений табулятора:

0 - граница левого поля;

1 - после 5 печатных знаков от границы левого поля;

2 - после 16 печатных знаков от границы левого поля;

3 - после 24 печатных знаков от границы левого поля;

4 - после 32 печатных знаков от границы левого поля;

5 - после 40 печатных знаков от границы левого поля;

6 - после 48 печатных знаков от границы левого поля;

7 - после 50 печатных знаков от границы левого поля.

Стандартом установлено, что от 0-го положения табулятора пе­чатают реквизиты: наименование учреждения, наименование министер­ства или ведомства, организации или предприятия, наименование ст­руктурного подразделения, индекс предприятия, связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счёта в банке, код по ОКПО (для писем), название вида документа, дату, ссылку на индекс и дату входящего документа, место составления или издания, заголовок к тексту, текст (без аб­зацев), отметку о наличии приложения, наименования должности в ре­квизите "подпись", гриф согласования, заверительную надпись "верно" дату при заверении копий. Фамилию исполнителя и номер его телефона, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "примечание" и "основание" также печатают от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал. В целях единообразия в оформлении документов текстовую часть реквизитов "приложение" и "основание", "примечание" можно печатать от 2-го положения табулятора.

1-е положение табулятора используют для обозначения начала абзацев в тексте.

2,3 и 7-е положение табулятора применяют при печатании бланков с трафаретными текстами и составлении таблиц. Кроме того, на общих бланках от 7-го положения табулятора следует располагать коды по ОКПО и ОКУД.

От 4-го положения табулятора печатают реквизит "адресат", но­мер страницы многостраничного документа.

От 5-го положения табулятора печатают реквизиты "гриф утверж­дения" и "гриф ограничения доступа к документу", а также второй ряд грифов согласования, то они располагаются на одном уровне двумя вертикальными рядами. В таком случае первый ряд грифов согласования располагается от 0-го положения табулятора, а второй от 5-го положения табулятора.

От 6-го положения табулятора печатают расшифровку подписи в реквизитах "подпись", "гриф утверждения" должностным лицом, во втором ряду "грифа утверждения" - отметки о заверении копии.

Перед печатанием того или иного документа на пишущей машине устанавливают только те стандартные положения табулятора, кото­рые необходимы для группы изготовляемых документов, руководствуясь таблицей.