В процессе проведения экспертизы могут быть использованы несколько видов типовых перечней:

- Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения;

- Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы;

- Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.

Конечно, типовые перечни не могут охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней разрабатываются министерствами и ведомствами перечни, охватывающие документацию учреждений их системы. Ведомственные перечни дают наиболее полное и систематическое перечисление документации, образующиеся в деятельности ведомственной системы. Поэтому, если ведомственный перечень есть, то им следует воспользоваться при проведении экспертизы в первую очередь, и только при его отсутствии обратиться к типовым перечням.

В зависимости от значимости документов сроки их хранения устанавливаются постоянные или временные.

Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела.

Наряду с перечислениями при проведении экспертизы можно использовать номенклатуры дел, так как в них указаны сроки хранения каждого дела и даны ссылки на соответствующие статьи перечней.

В процессе экспертизы ценности документов выделяют четыре группы дел:

- постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив;

- длительного хранения в архиве учреждения (свыше 10 лет);

- временного хранения (до 10 лет);

- подлежащие уничтожению в связи с истекшими сроками хранения.

На дела с истекшими сроками хранения, отработанные к уничтожению, составляют акт. Форма актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, типизирована.

Акт рассматривается и одобряется на заседании ЭК (ЦЭК) организации, утверждается ЭПК соответствующего учреждения архивной службы, затем руководителем организации, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт.

По утвержденным актам дела с истекшими сроками хранения сдаются в конторы вторсырья.

2. Организация отправки документов.

Обработка и отправка исходящих документов так же, как прием и обработка входящих, проводятся обычно централизовано или секретарем, или в экспедиции (экспедитором).

Получив документ к отправке, прежде всего проверяют правильность его оформления:

- наличие подписи;

- наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют);

- наличие заголовка;

- правильность адресования;

- если документ предназначен разовому корреспонденту, наличие адреса;

- наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу. Если документ оформлен не правильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.

При отправке документа по почте он конвертируется. Документы отправляемые в один адрес, вкладываются вместе в один конверт. Конверты адресуются и маркируются. Для постоянных корреспондентов конверты заготавливаются заранее. Все оформление документов, предназначенных к почтовому оформлению, проводится в строгом соответствии с требованиями правил оказания услуг почтовой связи.

Однако в последние годы с развитием передачи документов по телефонным каналам связи (факс, электронная почта) количество корреспонденции, пересылаемой традиционными почтовыми отправлениями, постоянно уменьшается.

Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки.

Вместе с тем не следует забывать, что передача документов по электронной почте ставит проблему удостоверения достоверности подписи (авторизации документа), то есть применение специальной программы «электронной подписи» и заключения специального соглашения об авторизации с каждым корреспондентом.

3. Практические задания:

1. Составить служебное письмо конкретной организации с угловым и продольным расположением реквизитов.

а) Пример бланка письма с угловым расположением реквизитов:

ООО «Климат-Сервис»

Россия,

600000, г. Владимир,

ул. Ильича 5

Тел./факс: (0922) 32-34-32

№

На № _ от _

[ ]

б) Пример бланка письма с продольным расположением реквизитов:

ООО «Климат-Сервис»

Россия,

600000, г. Владимир,

ул. Ильича 5

Тел./факс: (0922) 32-34-32

№

Владимир

[ ]

2. Оформить личное заявление о приеме на работу и приказ по нему.

Директору ООО «Климат-Сервис»

Пронькову М.А.

От Сидорова Александра Ивановича

Проживающего, г. Владимир,

Ул. Северная д.45, кв. 5

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу принять меня на работу на должность инженера с 21.01.2001г.

20.01.2001г. Сидоров А.И.

ООО «Климат-Сервис»

ПРИКАЗ

12.01.2001г. № 7 л/с

Владимир

По личному составу

1. Принять:

1.1. Сидорова Александра Ивановича на должность инженера с 21.01.2001г. с окладом 10.000 руб. в месяц, согласно личного заявления.

Основание: личное заявление от 20.01.2001г.

С приказом ознакомлен: Сидоров А.И.

Директор ООО «Климат-Сервис» Проньков М.А.

Виды согласования

Заинтересованных

Должностных лиц

В дело 12-23

3. Оформить справку, протокол.

ООО «Климат-Сервис»

Россия,

600000, г. Владимир,

ул. Ильича 5

Тел./факс: (0922) 32-34-32

СПРАВКА

№ 31

13.01.2001г.

Орлов Игорь Николаевич работает инженером по эксплуатации технического отдела ООО «Климат – Сервис» с окладом 3500 рублей.

Директор подпись И.О. Фамилия

Главный бухгалтер подпись И.О. Фамилия

М.П.

ООО «Климат-Сервис»

ПРОТОКОЛ

№ 31

13.01.2001г.

заседания Совета директоров

Председатель: А.Р. Серов

Секретарь: И.В. Розова

Присутствовали: А.В. Громов, И.С. Караев, М.И. Шувалов, М.А. Яров.

Повестка дня:

1. Об организации филиала предприятия в г. Дубне. Докладчик А.В. Громов.

2. …

1. СЛУШАЛИ:

Ярова М.А. – краткое изложение содержания выступления.

ВЫСТУПИЛИ:

Караев И.С. – изложение содержания выступления или вопроса.

Громов А.В. - изложение содержания выступления или вопроса.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1 Подготовить необходимую документацию для организации филиала предприятия до 30.01.2001г. (отв. М.И. Шувалов)

1.2 Доработать бизнес-план филиала предприятия с учетом дополнений А.В. Громова 30.01.2001г. (отв. И.С. Караев)

2. СЛУШАЛИ:

(пункт 2 оформляется так же, как и пункт 1)

Председатель подпись А.Р. Серов

Секретарь подпись И.В. Розова

4. Оформить решение (распоряжение, указание) по конкретным вопросам.