Вышеперечисленные принципы группировки информации могут применяться в аннотации на объединенный фонд и в групповой характеристике фондов в зависимости от категории фондов, специфики состава и содержания документов.

Обобщение сведений по одной теме (вопросу) производится в одном месте, виды документов в пределах темы (вопроса) располагаются в порядке их значимости.

Виды документов в пределах одной темы или структурной части указываются в аннотации в единообразной последовательности, в порядке их значимости: постановления, решения, приказы, распоряжения, циркуляры, положения, уставы, протоколы заседаний, планы, отчеты, обзоры, статистические отчеты, статистические таблицы, доклады, докладные записки, переписка.

Если аннотация составляется на документы партийной, комсомольской, профсоюзной, кооперативной, иной общественной организации, в основе деятельности которой были коллегиальные решения, на первое место выносятся протоколы заседаний и решения съездов, конференций, пленумов, бюро и другие документы коллегиального характера, а затем помещается информация о документах, в которых отражены сведения по определенным темам или вопросам.

При описании распорядительной, нормативной документации и протоколов обозначается лишь их разновидность, прямые сведения о содержании документов не приводятся (постановления, приказы, циркуляры, инструкции, протоколы). Информация дополняется указанием на авторство и обозначением направленности действия, за исключением тех случаев, когда автором является фондообразователь.

При описании плановой и отчетной документации, помимо разновидностей документов и указания в определенных случаях автора, обозначается их содержание, дополненное при необходимости хронологическими и географическими данными.

При аннотировании переписки указывается ее обобщенное содержание. Указание адресатов и корреспондентов дается в том случае, если эти данные являются дополнительным источником информации о содержании описываемых документов.

При аннотировании переписки в фондах личного происхождения указываются авторы и основные корреспонденты.

Обозначается подлинность или копийность в комплексах документов коллекционного характера (например, фонд Истпартотдела).

Датируются:

· наиболее важные факты и события, упоминаемые в аннотации

· комплексы документов и отдельные документы, если они имеются в фонде не за все годы, указанные в справочных данных, а за отдельные периоды

· комплексы документов персонального характера, образовавшиеся в ходе партийных чисток, репрессий, реабилитации

· если даты документов фонда выходят за рамки дат существования фондообразователя.

Все вышесказанное для индивидуальной аннотации применимо для аннотации объединенного фонда и групповой аннотации.

При аннотировании документов, характерных не для всех частей объединенного фонда, включенных в его характеристику или не для всех фондов группы фондов, необходимо указывать название структурной части объединенного фонда, номер фонда, в котором находятся эти документы (для групповой аннотации).

Аннотирование для объединенного фонда:

Если объединены однородные по содержанию документы, то аннотация составляется как групповая.

Когда в объединенном фонде отдельные части состоят из индивидуальных по содержанию документов, документы каждой части аннотируются индивидуально.

Сведения, характерные для всех фондов, помещаются в виде общей аннотации.

Аннотация может строиться по структурной, производственно-отраслевой, номинальной схемам.

Аннотирование для групповой характеристики фондов:

Составляется общая аннотация на однотипные фонды при условии приблизительного совпадения состава этих фондов; ссылки на конкретный фонд опускаются.

В аннотацию включаются сведения о документах, характерных для всей группы фондов, а сведения о документах, характерных только для одного из фондов, из общей аннотации исключаются и помещаются вслед за общей аннотацией, с указанием номера данного фонда.

В основной части путеводителя приводятся групповые характеристики наиболее полных комплексов документов данной группы фондов, сведения об остальных однотипных фондах, в частности, плохо сохранившихся, могут помещаться в список неаннотируемых фондов.

При общем заголовке и общей исторической справке на все фонды, входящие в группу, конкретные сведения по каждому фонду (по истории фондообразователя и фонда, состава и содержания его документов), могут приводиться раздельно после его названия и справочных данных.

Аннотация на фонды личного происхождения строится в следующем порядке:

· документы творческого и служебного характера;

· переписка (письма фондообразователя, письма к нему);

· официальные документы, относящиеся к биографии фондообразователя, в т.ч. личные документы;

· статьи, заметки, воспоминания о фондообразователе;

· документы родственников;

· коллекции, собранные фондообразователем;

· документы других лиц;

· фотографии фондообразователя, других лиц, рисунки.

Коллекции: в коллекциях, собранных коллекционером, на первое место выносятся документы коллекции, а затем документы коллекционера. Если коллекция документов создана по тематическому признаку, документы аннотируются по более узким темам или вопросам, располагаемым в порядке значимости или хронологии. Выделяется преобладающее направление.[15]

Заключение

Требования к составлению аннотаций различных видов ,помимо действующего ГОСТ 7.9.95,изложены во многих научных работах. «Методика составления аннотаций» Е.И. Шамурина, Аннотирование произведений печати Истриной М.В., а так же в работах Гречихина А.А. и Здорова И.Г., Никитенковой Н., Правила подготовки аннотаций. и трудах Сазоновой Л.И.

Несмотря на то что существует ГОСТ 7.9-95. «Реферат и аннотация», пока нет общепринятой методики аннотирования, хотя этот вопрос многократно поднимался на страницах специальных изданий. Так, М. В. Истрина выделяет пять групп сведений об изданиях литературы, которые обычно содержатся в издательской аннотации. Но А. А. Гречихин, И. Г. Здоров, в типологии М. В. Истриной находят много недостатков. А. А. Гречихин, И. Г. Здоров предлагают типологию аннотаций, беря за основу именно целевое назначение, и выделяют три типа аннотаций. М.В. Истрина не предложила и своей типологии аннотаций, что является первым и обязательным условием и от ее качества зависит методика аннотирования. Наиболее фундаментально типология аннотаций и методика аннотирования разработана у Е.И. Шамурина. Но она уже во многом устарела, да и была излишне усложнена и в то же время формализована. К явной удаче Е.И. Шамурина следует отнести данное им определение аннотации, в котором несколько пространно указаны все ее наиболее существенные признаки: Аннотацией принято называть краткие сведения, характеризующие произведение печати со стороны его содержания, идейно-политической направленности, ценности, назначения, литературно-библиографической истории, оформления и пр., которые составляются библиографом на основании текста издания или других источников с целью углубить информацию о произведении печати и помочь читателю в выборе литературы.