Зачастую выступление касается не одного вопро­са, поэтому в процессе дискуссии постарайтесь как-то разделить сферы влияния. Не очень хорошо смот­рится ситуация, когда горячие споры настолько ув­лекают, что люди принимаются перебивать друг друга, не давая друг другу договорить до конца. По­мните, что на вас будут смотреть не только родствен­ники.

И самое главное — помнить о времени. К примеру, 90% людей, находясь в состоянии нервного возбужде­ния, стремятся говорить бесконечно долго, у них сме­щаются границы времени, им кажется, что они гово­рят не более двух минут, хотя прошло уже целых де­сять. Но не стоит постоянно смотреть на часы — это раздражает зрителя.

IV. Поведение на трибуне

Еще одним слагаемым вашего успешного выступле­ния является ваше поведение на трибуне. Сюда входят следующие составляющие:

1. Одежда.

2. Умение завоевать внимание аудитории еще до на­чала вашего выступления.

3. Улыбнитесь, и аудитория ответит вам позитивным настроем на ваше выступление еще до его начала.

4. Перед началом обязательно проветрите помеще­ние, потому что если вы этого не сделаете, то вряд ли слушатели будут увлечены вашим выступле­нием, в то время как в аудитории будет ужасно душно.

5. Очень важно, чтобы на сцене не было никаких по­сторонних предметов, и тем более людей, потому как ничто так не отвлекает наше с вами внимание, как наблюдение за передвигающимся силуэтом уборщика во время выступления.

6. Ведите себя спокойно и уравновешенно, тогда и ва­ша публика будет спокойна.

7. Ну и о жестах, сопровождающих ваше выступле­ние. Они должны быть свободными и естественны­ми, как будто вы разговариваете со своим давним другом. Не нужно заимствовать жестикуляцию у других людей, потому что жесты выражают ваше отношение к данному материалу, ваше мнение по данной теме.

Есть еще ряд конкретных замечаний, помогающих тому, кто выступает, хотя предназначенных для того, кто пишет. Это рекомендации для спичрайтера при подго­товке текстов выступления («спичрайтер» — от англ. «speechwriter» — человек, готовящий рукопись речи).

1. Все цифры в тексте записывайте только прописью, чтобы выступающему не пришлось считать нули.

2. Подчеркивайте выделяемые слова.

3. Оставляйте большие поля, чтобы выступающий мог дополнить речь своими замечаниями.

4. Повторяйте существительные. Избегайте место­имений, они запутывают слушателя.

5. Используйте простые слова и простые утвердитель­ные предложения.

6. Не перегружайте текст подчиненными предложениями.

V. Устная речь

Устная речь, живой голос — мощное, если не первое и последнее сред­ство PR, поскольку им определяются содержание, ход, а иногда и резуль­таты личных контактов, бесед, публичных выступлений. Поэтому профес­сиональная подготовка организаторов PR обязательно включает в себя подготовку к свободному пользованию устной речью. Практическая рито­рика для PR-специалиста охватывает три основных вида общения, в кото­рых используется живая речь.

Это прежде всего личные контакты и беседы. Это публичные высту­пления, интервью, дискуссии и т. д. в различной аудитории, с микрофо­ном и без, на радио и по ТВ. И наконец, это беседы по телефону. Во всех трех случаях устная речь PR-работника есть не только его личный голос, фактически он — «голос фирмы». Устная речь в PR — особо ответствен­ная речь. Она должна быть простой и логичной. Использоваться должны простые и общедоступные слова — витиеватая или перенасыщенная спе­циальной терминологией речь затрудняет понимание, порождает неодноз­начное или превратное толкование и в конечном счете может стать источ­ником недоразумений.

Литература, посвященная правилам делового и публичного общения в настоящее время достаточно обширна. И все-таки можно выделить не­сколько правил эффективного общения, важных для PR:

— настаивать на правдивой и полной информации;

— добиваться простоты и ясности общения;

— не преувеличивать значение сообщаемых фактов;

— стараться использовать аргументы, связанные с интересами, на­деждами, опасениями тех, к кому обращаетесь;

— не прибегать к сомнительным аргументам и источникам информа­ции;

— помнить, что личные аргументы более эффективны, чем опосредо­ванные СМИ и авторитетами;

— не забывать, что половину аудитории обычно составляют жен­щины;

— сообщение должно быть увлекательным, не скучным;

— следует избегать вычурности и экстравагантности;

— не жалеть времени на выяснение отношений;

— следует быть убедительным и конструктивным, избегать противо­стояния и столкновений, споров.

Решающую роль в общении играют эмоциональная убедительность и логическая доказательность. Первого можно достичь только на основе искреннего разделения защищаемой позиции, личного убеждения в пра­воте дела. Второе предполагает свободное владение приемами рациональ­ной аргументации. Тема рациональной аргументации (корректных приемов ее ведения и борьбы с некорректными приемами оппонентов) настолько важна, что заслуживает самостоятельного рассмотрения. Большую по­мощь в этом плане может оказать знакомство с основами логики, которая, наконец-то, возвратилась в учебные программы средней школы и вузов, и логическая литература в настоящее время имеется в библиотеках и мага­зинах в достаточном количестве. В последнее время широкую известность приобрела методика нейролингвистического программирования — НЛП, соединяющая результаты и достижения логики, риторики и социальной психологии.

VI. Пресс-конференция

Пресс-конференцию можно определить как встре­чу журналистов с представителями организаторов (государственных учреждений, общественно-полити­ческих организаций, коммерческих структур), цель которой — предоставить СМИ фактографическую, проблемную и комментирующую информацию о собы­тии, явлении, проекте и пр. Пресс-конференция пред­полагает авторитетность источника новостей (ньюс-мейкера), получение информации «из первых рук», возможность проверки сведений и уточнения версий с помощью вопросов.

Пресс-конференции бывают корпоративными (внутрифирменными), региональными, общенацио­нальными и международными. Подготовка и проведе­ние конференций — это, как правило, объемная и кро­потливая работа. Непосредственно для проведения пресс-конференции может быть создана специальная координационная группа по ее проведению, участни­ками которой являются работники разных структур­ных подразделений фирмы.

Работа по подготовке и проведению пресс-конфе­ренции начинается, как правило, за несколько недель до ее официального открытия и заканчивается не­сколько позже окончания.

Что же важно учитывать при проведении пресс-конференции?

1. Место. Критериями для выбора места являются:

• статус — подчеркивает значимость мероприятия;

• техническое оснащение — возможность показа слайдов, видеороликов, проведения фуршета;

• удобство расположения — журналисты, участники и гости не должны тратить много времени на доро­гу, поиск зала и места для парковки автомобилей.