Введение

В настоящее время среди разработчиков базы данных (БД) большой популярностью пользуется настольная реляционная СУБД Access, входящая в состав пакета Microsoft Office. Дружественный интерфейс и простота настройки, эффективные средства создания таблиц, форм, запросов, интеграция с другими приложениями пакета, средства организации работы с базами данных и защита информации - вот далеко не полный перечень достоинств этого приложения.

Основные функции СУБД – это описание структуры базы данных, обработка данных и управление данными.

База данных – это совокупность сведений о реальных объектах, процессах, событиях или явлениях, относящихся к определённой теме или задаче, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой совокупности, как в целом, так и любой её части. Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определённого типа. Каждая строка таблицы содержит данные об одном объекте (например, клиенте, автомобиле, документе), а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов – атрибуты (например, наименования и адреса клиентов, марки и цены автомобилей). Строки таблицы называются записями, все записи имеют одинаковую структуру – они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле в записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определённый тип данных (например, текстовая строка, число, дата). Все записи имеют одни и те же поля, только в них содержатся разные значения атрибутов.

Любая СУБД позволяет выполнять четыре простейшие операции с данными:

- добавить в таблицу одну или несколько записей;

- удалить из таблицы одну или несколько записей;

- обновить значения некоторых полей в одной или нескольких записях;

- найти одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию.

Для выполнения этих операций используется механизм запросов. Результатом выполнения запросов является либо отобранное по определённым критериям множество записей, либо изменение в таблицах. Запросы к базе данных формулируются на специально созданном для этого языке, который так и называется язык структурированных запросов (Structured Query Language – SQL).

1 Постановка задачи

В данном курсовом проекте в качестве предметной области рассматривается предприятие по сборке ПК, которое организует документооборот входящей, исходящей, внутренней документации, к которой относятся сведения о комплектующих, о поставщиках, о сделках и закупках, наличии товара на складе.

Ограничения и требования, предъявляемые к базе данных.

Данная база данных решает следующие задачи: учёт комплектующих, выдача данных о поставщиках и комплектующих (фирма-поставщик, адрес, наименование комплектующих ПК, их параметры, характеристики, цены), вычисляет

Реализует запросы упорядочения по полям: комплектующие, поставщики, цена. Осуществляет поиск сведений о фирме-поставщике какого-то комплектующего. Производит подсчет оставшегося количества на складе, а также прибыли полученной с продажи определённого комплектующего. Производит удаление сведений о поставщике и его комплектующих. Технические средства: ПЭВМ типа IBC PC. Применяемая операционная система: WINDOWS XP. Применяемая СУБД: АССЕSS XP .Время поиска и выдачи информации: 3 сек. или менее в зависимости от мощности компьютера. Требования к целостности данных: данные в базе данных в любой момент времени должны быть правильными и непротиворечивыми.

2 Выбор и обоснование СУБД

«Microsoft Access» является настольной СУБД реляционного типа, которая имеет все необходимые средства для создания профессиональной БД. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственно базу данных, но и разрабатывать простые и сложные приложения. В отличие от других настольных СУБД, Access хранит всю информацию в одном файле, хотя и распределяется по разным таблицам. Можно создать сколько угодно таблиц, используя нужные правила. Самым важным правилом, которое нужно соблюдать, является то, что в базе данных нужно хранить только необходимую информацию, и при этом все данные должны храниться только один раз. Иметь в таблицах поля с повторяющими данными плохо, так как это очень неэффективный способ хранения данных. И не только потому, что они занимают лишнее место в памяти, но и из-за значительного снижения цен на микросхемы памяти. Основная причина – это то, что такие данные долго вводить и трудно анализировать. Если случайно при вводе значения пользователь сделал грамматическую ошибку или даже просто ввёл лишний пробел, то при запросах и группировках такое значение будет рассматриваться как самостоятельное, и строка, содержащая это значение, не попадёт в нужную группу или просто не выведется на экран. Именно поэтому при проектировании структуры базы данных стараются избегать повторения данных и создают для них отдельные таблицы. Этот процесс называется нормализацией. Если правильно определены поля таблиц, то связи между ними Access установит сама. Для этого нужно, чтобы поля в связанных таблицах, содержащие совпадающие данные (например, «Код организации») имели одинаковое наименование и согласующиеся типы данных.

Microsoft Access – это функционально полная реляционная СУБД. В ней предусмотрены все необходимые средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации.

Система управления БД предоставляет возможность контролировать задание структуры и описания своих данных, работу с ними и организацию коллективного пользования этой информацией. СУБД также существенно увеличивает возможность и облегчает каталогизацию и ведение больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации. СУБД включает в себя три основных типа функций:

- определение данных;

- обработка данных;

- управление данными.

Все эти функциональные возможности в полной мере реализованы в Microsoft Access.

Эту СУБД отличает простота использования в сочетании с широкими возможностями по разработки законченных приложений. Количество объектов в БД не ограничивается.

Выбор СУБД Access, прежде всего, обусловлен следующими ее достоинствами:

- простота и удобство в работе, как конечного пользователя, так и разработчика;

- подробная система помощи и обилие литературы;

- возможность быстрой разработки приложения;

- возможность коллективной работы с БД;

- большинство несложных информационных задач решаются в Access без программирования.