HARD (минимальные требования):

þ : персональный компьютер фирмы IBM или совместимый с ним;

þ : 486 SX-33Mhz, RAM 4Mb, VideoRAM 512Mb, 45 Mb свобод.

места на HDD, VGA, манипулятор типа "мышь";

SOFT:

þ = операционная система MS-DOS 5.0 и выше,

либо ÿ MS Windows - 95;

þ = графическая оболочка ÿ MS Windows 3.xx

(данный пункт опускается, если используется ÿ MS Windows -95)

þ = полностью установленный на жесткий диск MS ACCESS2.0,

если используется ÿ MS Windows 3.xx,

либо MS ACCESS7.0 for ÿ MS Windows -95;

2.2 Необходимые знания для работы в MS ACCESS2.0

Краткий экскурс в Access

MS ACCESS2.0 - это очередная разработка фирмы MicrosoftÒ. По сути дела - это СУБД с очень дружественным и наглядным интерфейсом, как собственно и все программы, разработанные фирмой MicrosoftÒ для ее же графической оболочки ÿ MS Windows 3.xx или для операционной системы ÿ MS Windows -95.

В данном КПР не приводится описание работы ÿ MS Windows, так как считается, что пользователь уже знаком с ней. В противном случае необходимо обратиться к специальной литературе.

Если Access инсталлирован на компьютере, его запуск происходит следующим образом:

1. Запустить ÿ MS Windows;

2. Открыть окно Access-группы Диспетчера Программ (Program Manager) и дважды щелкнуть мышью на пиктограмме, соответствующей Access (на ней изображен ключ и имеется надпись "Microsoft Access";

Чтение экрана Access

После загрузки Access в верхней строке главного окна (строка заголовка) появляется имя программы - Access. Ниже расположена строка меню. Под ней расположена строка инструментов. Различные кнопки этой панели появляются в зависимости от того, в какой части программы вы находитесь. В нижней части экрана расположена строка состояния, которая содержит полезную информацию о ходе работы с Access.

Открытие меню

Почти всякая работа в Access начинается с открытия БД с помощью меню File (Файл). Для этого щелкните на элементе File (Файл) в строке меню, и на экране раскроется меню, с помощью которого Access позволяет создавать новые или открывать существующие БД, а также выполнять другие операции.

Получение помощи (Меню подсказки в Access)

Справочная система Access схожа с другими аналогичными системами, которые имеются в приложениях Windows.

Для этого щелкните на элементе Help (Справка) строки меню и выберите соответствующий раздел данного меню.

Другое важное средство, имеющееся в окне справочной системы - Cue Cards (Карточки подсказки) - специальный вид экранной подсказки, который проведет вас шаг за шагом при выполнении сложных процедур в Access.

Wizards (Мастера) также проведут вас шаг за шагом, но, в отличие от Cue Cards сделают за вас большую часть работы. В окне справочной системы нет никакой информации о Wizards, но как только вы начнете что-нибудь создавать, Access сразу же оживет и спросит, хотите ли вы, чтобы мастер сделал это за вас.

Выход из справочной системы - ALT+F4 (или дважды щелкнув на кнопке системного меню в его левом верхнем углу).

Выход из Access

Выйти из Access можно с помощью одного из следующих способов:

- При открытом окне Access одновременно нажать ALT+F4.

- Дважды щелкнуть на кнопке системного меню в верхнем левом углу окна Access.

- Щелкнуть на кнопке системного меню окна и затем на директиве Close (Закрыть).

Таблицы для хранения ваших данных

Таблица - основной структурный объект во внутреннем строении БД. Она содержит все записи определенного вида. Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию о каком-то отдельном элементе БД.

Прежде, чем спроектировать БД, необходимо определить, какие таблицы нам потребуются (см. ниже). Нерационально вводить все данные в одну таблицу, поэтому Access предлагает вводить различные виды данных в разные таблицы. При необходимости нетрудно объединить данные из различных таблиц.

Строки и столбцы

Объект, выведенный в табличном виде, называется в Access табличным (datasheet).

Названия столбцов (колонок) появляются в верхней части главного окна Access. Колонки называются полями. Каждое поле содержит определенную информацию. Строки называются записями. Каждая запись имеет одинаковые поля, которые имеют одинаковый размер в каждой записи.

Запросы

После ввода данных в БД вам может понадобиться найти какую-то их часть. Это можно сделать несколькими способами, но лучшим способом является использование простого запроса для поиска необходимой записи. Запрос - это вопрос к БД.

После формулировки запроса сообщите Access, какое поле вы хотели бы просмотреть и что хотели бы в нем найти. Затем просто щелкните на соответствующей кнопке, и Access тут же выведет на экран необходимую запись.

Формы

Другим видом представления таблицы является так называемая форма. Формы - еще одно важное средство Access. При проектировании формы учитывают, что ею будет пользоваться человек, который ничего не знает ни о данных, ни о БД вообще. Используя Access, можно включить в форму любые текстовые комментарии, которые объясняют, какие данные и в какие поля вводить.

Отчеты

С помощью Access можно формировать отчеты для распечатки ваших данных в различных видах.

2.3 Планирование БД

После того, как стало известно, какие средства может предложить Access, необходимо спроектировать БД в соответствии с тематикой данного КПР.

Таким образом, нам необходимы следующие базы данных:

1. Классы. Поля данной БД: Код класса,

Название класса,

Описание класса.

2. Атрибуты. Поля данной БД: Код атрибута,

Название атрибута,

Описание атрибута.

3. Атрибуты класса. Поля данной БД: Код класса,

Код атрибута,

Значение атрибута.

4. Род-вид. Поля данной БД: Код класса,

Код подкласса.

5. Структура. Поля данной БД: Код класса,

Код компоненты.

6. Связи классов. Поля данной БД: Код связи,

Код класса,

Роль класса (причина, следствие).

7. Типы связей. Поля данной БД: Код типа связей,

Название типа связей,

Описание типа связей.

8. Коды связей. Поля данной БД: Код типа связи,

Код связи.

Предложенные базы данных после их создания необходимо связать, тем самым обеспечив иерархическую структуру. Ниже будет описано, как это сделать.

Создание БД

После загрузки Access активизируйте меню ФАЙЛ в левой верхней части Access и в появившемся меню щелчком выберите директиву New Database (Создать). Для создания первой БД в поле FileName введите имя файла, в котором будет храниться первая БД, например, "Klasses" и щелкните на командной кнопке ОК в правой верхней части появившегося окна. Access создаст для вас новую БД. Обратите внимание, что в левой части окна БД Klasses имеется ряд так называемых корешков, каждому из которых соответствует определенный объект Access: таблицы (Table), запросы (Query), формы (Forms), отчеты (Report), а также макрос (Macro), модуль (Module). Как использовать их, описано ниже. Необходимо создать БД для каждого из 8 пунктов, описанных выше, в разделе Планирование БД. То есть указанные действия выполняются восемь раз для наших БД. Предлагаем использовать следующие имена для этих баз: