Если нужный тип баз данных отсутствует в диалоговом окне Select Data Source, щелкните в нем по командной кнопке Other. Откроется диалоговое окно ODBC Data Sources. Здесь нужно щелкнуть по командной кнопке New и в открывшемся диалоговом окне добавить драйверы для баз данных других типов, например, Microsoft Access. Закройте это окно щелчком по кнопке OK. Появится следующее диалоговое окно ODBC Microsoft Access Setup; здесь щелкните по командной кнопке Select Database и в открывшемся диалоговом окне укажите директорию на диске, где находится эта база данных, и имя файла, содержащего нужный набор данных. Закройте все остальные диалоговые окна щелчком по кнопке OK, после чего выбранный набор данных появится в окне, а соответствующий тип баз данных будет внесен в список доступных типов баз данных.

После закрытия всех диалоговых окон в верхней части окна программы Query появится список, который содержит имя загруженного файла и названия полей данных. Если было загружено несколько файлов, то каждому из них будет соответствовать отдельный список. В строке заголовка окна будет расположено название базы данных.

В нижней части окна появится пустое поле со стрелкой - поле списка. После щелчка по стрелке в поле списка появится список, содержащий названия полей данных всех загруженных файлов. Если щелкнуть мышью по одному из названий полей данных, то в поле списка появится список значений выбранного поля, а список названий полей переместиться в следующее поле списка со стрелкой, которое появится справа от первого. В этом поле также можно открыть список значений другого поля данных и т.д. Таким образом формируются столбцы таблицы, которую в дальнейшем можно будет обрабатывать программой Excel, и тем самым задается структура записи набора данных, который будет содержать выбранные значения полей. Эта таблица может содержать значения не всех полей, содержащихся в исходной базе данных. Поэтому процесс развертывания значений полей в любой момент можно прекратить.

Для того чтобы отсортировать получившийся набор данных, щелкните по 10-й или 11-й пиктограмме окна программы Query. Сортировку можно проводить либо по возрастанию, либо по убыванию значений некоторого поля.

В меню Records содержаться директивы добавления и удаления столбцов данных, а также директива сортировки данных.

Чтобы перейти к определенной записи данных, следует вызвать в этом меню директиву Go To и указать в открывшемся диалоговом окне номер записи, а затем щелкнуть по кнопке OK.

Как и в программе Excel, в Query есть меню Format, в котором содержатся директивы корректировки ширины столбцов, высоты строк и видов шрифта.

10.4. Критерии выбора данных.

Когда набор данных загружен, и из него нужно выбрать часть записей. Щелкните по пиктограмме включения/выключения критериев (6-я на пиктографической панели), тогда в средней части окна появится поле, в котором нужно указать критерий отбора данных.

Для ввода критерия следует щелкнуть мышью в поле критерия (первая строка), после чего появится поле списка со стрелкой. Щелкните по этой стрелке, чтобы открыть список полей. Выберите здесь поле, по значениям которого будет проводиться отбор данных.

После этого в следующем поле ввода (вторая строка) укажите значение этого поля. Для ввода значения поля двойным щелчком мышью по второй строку откройте диалоговое окно Edit Criteria. В поле списка Operator выберите логический оператор сравнения данных ("равно", "не равно" и т.д.). Щелчком по командной кнопке Values откройте диалоговое окно Select Value[s] со всеми значениями заданного поля. Выберите здесь нужное значение и закройте окно кнопкой OK, тогда выбранное значение появится в соответствующем поле окна Edit Criteria. Это окно закрывается также щелчком по кнопке OK.

После этого программа Query выберет все записи, имеющие заданное значение поля, и расположит их в нижней части окна. В заключение вызовите директиву Return Data to Microsoft Excel, которая завершает выполнение программы Query и передает сформированную таблицу в программу Excel для дальнейшей обработки.

10.5. Комбинированные запросы.

Загрузите исходный файл данных из базы программой Query. Щелкните по пиктограмме включения/выключения критериев (6-я пиктограмма), тогда в средней части окна появится поле критериев отбора данных. Введите в него первый критерий отбора способом, который был описан в предыдущем разделе.

С помощью директивы Add Criteria из меню Criteria откройте диалоговое окно этой директивы. Щелкните по селекторной кнопке And, если отбираемые записи должны удовлетворять обоим критериям, или по кнопке Or, если достаточно выполнения одного из критериев. После щелчка по маленькой стрелке в поле Field откроется список значений полей, из которого выберите значение поля для второго критерия. В следующем поле Operator аналогичным образом выберите из списка логический оператор сравнения данных ("меньше", "больше" и т.д.). Наконец, в поле ввода Value нужно указать значение, с которым производится сравнение. Это можно сделать вручную или выбрать значение из списка, который открывается командной кнопкой Values. После выполнения всех установок щелкните по кнопке Add. Повторите все установки для следующих критериев и в заключение щелкните по кнопке Close. После этого программа Query отберет записи, которые удовлетворяют сложному комбинированному запросу, и разместит их в нижней части окна.

10.6. Обмен данными с внешней базой.

Внешний набор данных можно обрабатывать либо в программе Query, либо передать его на обработке в программу Excel.

Чтобы запомнить изменения, которые были произведены в программе Query, прежде всего активизируйте опцию Allow Editing в меню Records. Затем щелкните по любому полю внутри записи данных и можете начинать редактирование. Все произведенные изменения будут записываться в исходный файл данных, т.е. будет установлена динамическая связь.

В программе Excel внешний набор данных можно редактировать как любую другую таблицу. В частности, можно корректировать ширину столбцов и высоту строк и применять любые процедуры форматирования. Но при этом нужно учитывать, что все произведенные изменения не окажут никакого влияния на исходный внешний файл данных, т.е. в этом случае речь идет о статической форме информационной связи.

11. КОНФИГУРИРОВАНИЕ ПРОГРАММЫ EXCEL

Программу Excel можно настраивать в соответствии с индивидуальными запросами очень широкого круга пользователей. Каждый пользователь программы Excel, определив круг наиболее часто используемых функций, может организовать работу с ними наиболее удобным для себя образом. С другой стороны, те функции программы, которые никогда не используются, можно вообще убрать из конфигурации, чтобы сэкономить ресурсы компьютера и повысить эффективность обработки.