Путь письма, все сроки его пересылки документируются. Их можно посмотреть при необходимости, выведя на экран заголо­вок письма.

11.4. Структура электронного письма

Электронное письмо имеет четкую структуру, позволяющую ему достичь адресата в любой точке планеты. Поэтому для напи­сания письма используются специальные программы, поддержи­вающие формат электронной почты. Конечно можно подго­товить письмо в любом текстовом редакторе, но чтобы отправить его, текст надо будет импортировать в почтовую программу.

Электронное письмо имеет несколько полей, которые нужно заполнить до отправки.

From «От кого» По умолчанию в это поле автоматически под­ставляется Ваш личный почтовый адрес. Некоторые почтовые программы позволяют отправить письмо от имени другого поль­зователя в организации. Часто это поле «по умолчанию» даже и не отображается на экране.

То «Кому» Обязательное для заполнения поле. В него вносит­ся адрес человека, которому предназначено письмо правителя письма, а в поле темы — тема пришедшего письма с добавлением в начало символов Re (от reply).

СС «Копия» В это необязательное для заполнения поле мож­но занести электронные адреса тех людей, кому Вы хотите на­править копии письма.

ВСС «Невидимая копия» Необязательное для заполнения поле. В него заносятся адреса людей, которым надо отпра­вить копии письма, но так чтобы адресат не знал, что копии письма отправлены еще кому-либо (адреса в поле СС рассылают­ся всем получателям письма).

Subject «Тема» Необязательное, но желательное для запол­нения поле. Поле удобно особенно для ориентации в тех случаях, когда письмо сохранено в архиве.

Текст письма. В этом поле Вы, собственно говоря, и пишете само письмо.

11.5. Электронные адреса в Internet

Электронный адрес в Интернет всегда имеет вид post-box@hos+.domen?.domen2 .

Postbox — это имя почтового ящика адресата. За знаком логи­ческого «и», часто называемого «собачкой», следует адрес компь­ютера, на котором этот ящик находится. Адрес надо вводить без ошибок, так как любая единичная ошибка приведет к невозмож­ности доставки электронного письма.

Работать с такими адресами не очень удобно. Поэтому почто­вые программы позволяют указывать в поле адреса обычные имена, например, «Ivanov S.». Но при этом в адресной книжке программы должно быть указано соответствие данного имени электронному адресу. Письмо будет отправлено только тогда, ко­гда для данного имени будет найден соответствующий ему элек­тронный адрес. Довольно часто возникают ситуации, когда почту приходится рассылать одновременно по одним и тем же адресам. В этом слу­чае почтовые программы позволяют сформировать список рас­сылки. Создав по правилам программы этот список и включив в него все необходимые адреса (можно, например, по­мещать в папки непосредственно документы, в дальнейшем достаточно будет указать в поле адреса имя этого списка, чтобы письмо было от­правлено всем его членам).

11.6. Требования к тексту письма

Текст обычного электронного письма может содержать только ASCII-символы. Это значит, что письмо не может включать в себя символы форматирования текста (выделения полужирным, кур­сивом, размером кегля, выключкой и т.п.). Поэтому, если текст подготовлен в другом редакторе, то он может быть вставлен в письмо только как сохраненный без форматирования (text only).На практике принято использовать для выделения текста в письме следующие приемы: чтобы выделить одно или несколько слов в предложении, их начинают и заканчивают с символа под­черкивания. Следует также учитывать, что на размер письма существуют ограничения, накладываемые программами, производящими сортировку и пересылку писем. Так, иностранные почтовые серве­ра не пересылают писем, больших 1 Мбайта. Некоторые старые почтовые системы в нашей стране имеют ограничения на объем письма около 60 Кбайт. Такой объем редко достигается за счет только одного текста. Обычно это связано с пересылкой внутри письма файлов.

При этом надо учитывать, что из-за кодировки файла его объем возрастает приблизительно на 20%; поэтому максимальный исходный размер файла, который можно пере­слать в письме, должен быть соответственно уменьшен.

При интенсивной переписке сэкономить время поможет воз­можность программы автоматически вставлять в текст письма заранее подготовленные фразы. Например, можно указать, что­бы в конец письма автоматически вставлялись слова прощания и фамилия.

Почтовые программы имеют режим ответа автору письма. В этом случае автоматически создается письмо, в поле адреса кото­рого указывается адрес автора письма, а в текст Вашего письма включается текст письма, на которое пишется ответ (цитирова­ние письма). Чтобы отличить цитированный текст, каждая стро­ка его начинается с символа «>» и часто, в начале строки указы­ваются инициалы автора этого текста.

Хорошим тоном считается цитирование письма только в необ­ходимом объеме.

За время существования электронной почты выработался свой жаргон, который весьма часто можно встретить в письмах. Перечни сокращений легко можно получить с ближай­ших BBS или от тех, кто давно работающих с электронной почтой.

11.7. Пересылка файлов в письме

Как уже говорилось, в письме можно пересылать файлы. Так как для этого файлы подвергаются специальному кодированию, вкладывать их в письмо следует соответствующими командами программы. Если предполагается, что размер письма после этого превысит существующий лимит, то файл можно разрезать на несколько кусков и переслать в соответствующем числе писем.

Самый простой способ для этого — это архивировать файл с раз­резкой его на части нужного размера.

11.8. Свойства письма

Каждое письмо имеет несколько признаков, которые опреде­ляют правила работы программы с ним и могут быть изменены пользователем. Отметим лишь основные.

Приоритет письма. На почтовых серверах может быть уста­новлено, что обработка почты и отправка ее осуществляется, на­пример, каждые 15 минут в порядке общей очереди. Если надо, чтобы письмо было незамедлительно отправлено вне всякой очереди, то следует установить для него «высокий приоритет».

Сообщения о доставке. Можно установить в свойствах письма, чтобы автоматически был направлен ответ, как только пись­мо будет доставлено до почтового ящика адресата или, как только он прочтет его.

Заголовок письма. Очень полезную информацию можно из­влечь из заголовка письма, в нем указываются как все почтовые системы, через которые письмо было доставле­но, так и время их прохождения.

11.9. Списки рассылки

Почтовые программы позволяют отправлять письма не только одному адресату, но и организовывать рассылку по списку адре­сов. Причем программу можно настроить таким образом, чтобы письма, адресованные на какой-то конкретный адрес, автомати­чески рассылались в соответствии с имеющимся списком.

Такой сервис в Интернет называется список рассылки. Объ­является тема, по которой будет происходить обмен мнениями, указывается адрес, на который нужно направлять свои письма. Определяются правила включения Вашего адреса в этот список рассылки (подписка). Обычно — так же как и для конференций — для подписки на данный список рассылки нужно отправить письмо со строкой.