· Запрашивать данные из нескольких таблиц, данные из нескольких таблиц могут обрабатываться вместе и Вы можете просмотреть совмещенные данные. Также Вы можете запрашивать данные из других баз данных, таких как Microsoft FoxPro, Paradox, dBASE, Btrieve и Microsoft или Sybase SQL-серверы.

· Выполнять вычисления, Вы можете создавать новые поля которые будут содержать результаты вычислений.

· Использовать запрос в качестве источника данных для формуляров, отчетов и других запросов. Каждый раз когда Вы будете открывать формуляр или печатать отчет, Ваш запрос будет извлекать новейшую информацию из таблиц. Вы также сможете модифицировать существующие данные прямо в формуляре основанном на запросе.

· Изменять данные в таблицах, Вы можете обновлять, удалять, добавлять группы записей все сразу. Вы также можете создать новую таблицу на базе существующей таблицы или группы таблиц.

Выделяют два типа запросов:

1. QBE-запросы (Query by Example -Запрос по образцу). Пользователь дает им определения, специфицируя отдельные параметры в окне проектирования с использованием подсказок(образцов).

2. SQL - запросы (Structured Query Language -Структурированный язык запросов ). Пользователь формулирует их с использованием инструкций и функций, выстраивая описание. QBE-запрос Access легко транслирует в соответствующий SQL-запрос. Обратная операция тоже не составляет труда. Вообще для Access безразлично, с каким типом запроса работает пользователь.

Запросы можно создавать с помощью Конструктора запросов. Он ускоряет проектирование нескольких специальных типов запросов.

Формуляры

Просмотр базы данных в виде таблицы в режиме заполнения дает пользователю возможность оценить базу как единое целое, сравнить записи и т.п. Часто, однако, возникает необходимость работы с отдельными записями базы. В этом случае присутствие на экране других записей (как это имеет место в режиме заполнения) только мешает и отвлекает. Работа с отдельными записями посредством формуляров позволяет сосредоточиться только на относящейся к делу информации.

Формуляр представляет собой бланк, подлежащий заполнению, или маску, накладываемую на набор данных. Бланк-формуляр позволяет упростить процесс заполнения базы данных, благодаря чему появляется возможность поручить ввод информации персоналу невысокой квалификации. Маска-формуляр позволяет ограничить объем информации, доступной пользователю, обращающемуся к базе. Речь здесь также может идти о блокировании индикации служебных или засекреченных полей.

Отчеты

Отчет это информация, которую Вы оформили в соответствии с Вашими спецификациями. Отчет позволяет извлекать и представлять данные как значимую информацию, которую Вы можете использовать и распространять. Примерами отчетов могут служить почтовые адреса, накладные, суммы продаж или списки телефонов. С помощью Microsoft Access Вы можете спроектировать отчет который представит информацию в том виде в котором Вы пожелаете. Вы можете использовать множество различных элементов проектирования, таких как текст, данные, рисунки, линии, поля и графики для создания Вашего отчета.От Вас зависит, как и какие элементы использовать для построения отчета.

Microsoft Access обеспечивает несколько способов получения информации из Вашей базы данных - используя запрос, формуляр или отчет.Вы можете выбрать тот метод, который наиболее подходит к решению Вашей задачи.

Например:

· Для просмотра всех товаров определенной торговой поставки, используйте запрос.

· Для просмотра полной информации только об одном товаре используйте формуляр.

· Для распечатки торговых продаж для формального прелставления, используйте отчет.

Отчеты также являются эффективным средством для распечатки информации регулярного использования. Вы можете создать проект отчета и сохранить его для дальнейшего использования. Проект отчета останется неизменным, но каждый раз Вы будете получать распечатку текущих данных.

Макросы, макрокоманды

Макрокоманда представляет из себя последовательность операций, записанных в виде инструкций на специальном языке. При оработке данных часто приходится делать длинные последовательности действий. Но любые действия, операции могут быть записаны в виде макрокоманд. Вызов макрокоманд приводит к выполнению последовательности ранее описанных действий. Применение макрокоманд позволяет автоматизировать различные повторяющиеся процессы, такие как заполнение Базы, выполнение запросов, открывание различных объектов и т.д.

Последовательность операций вводится пользователем в окно проектирования макокоманд.

Модули

При решении достаточно сложных задач Вы скоро столкнетесь с ограниченностью макрокоманд. Для преодоления возникших проблем Вы можете попробовать написать свою программу на встроенном в Access языке программирования - Access Basic. Он представляет из себя средство визуального программирования и является диалектом языка Visual Basic. Такая процедура оформляется как Модуль.

Модуль представляет из себя совокупность объявлений (деклараций) и последовательностей исполняемых команд (процедур, функций) записанных на язаке Access Basic.

Ø Заключение

Естественно, что в рамках данной курсовой нет никакой надежды полностью осветить возможности столь многогранных программ, так как полный пакет «Microsoft Office» очень разнообразен. Для того, чтобы знать «Microsoft Office» нужно в нем работать. Используя этот пакет, Вы, наверняка, будете открывать все новые и новые возможности и свойства. Исследуйте и экспериментируйте. Если результаты Вам не нравятся, пробуйте снова. Последствия почти всех действий в «Microsoft Office» можно отменить, поэтому, экспериментируя, вы не потеряете ничего, кроме нескольких минут вашего времени.

Ø Практическая часть:

Общая характеристика задачи

Фирма ООО «Инициатива» осуществляет деятельность, связанную со строительным работами и продажей строительных материалов. Цены на товары и услуги представлены в (табл. 1), данные о фирмах, заказы которых должны быть выполнены в сентябре 2001 г. – (табл. 2).

Используя ППП на ПК, необходимо:

- построить таблицы по приведенным ниже табличным данным;

- организовать межтабличные связи для автоматического заполнения граф: «Наименование фирмы» и автоматический подсчет суммы заказов каждой фирмы-заказчика в спроектированных документах;

- результаты вычислений представить в виде таблицы, содержащий итоговые суммы за месяц по каждой фирме-заказчику и по фирме ООО «Инициатива», и в графическом виде;

- рассчитать и заполнить форму заказа (табл. 3);

Данная задача решается в табличном процессоре MS Excel, так как это средство подготовки и обработки табличным образом организованных электронных данных. Excel выполняет математические и тригонометрические функции, включающие функцию суммирования, извлечения квадратного корня, произведения, логарифмические выражения и т. д. Также этот табличный процессор предназначен для построения диаграмм.