Содержание

Введение

1. Проектирование базы данных

2. Структуры таблиц

3. Отображение связей

4. Построение форм

5. Запросы

6. формы «Поиск по телефону» и «Поиск по фамилии»

7. Создание отчета

Введение

В настоящие время в связи с развитием компьютерной техники появилась возможность автоматизировать многие процессы, с одной стороны. С другой стороны, в связи со стремительным развитием телефонной сети и комплекса предоставляемых услуг увеличился объем обрабатываемой информации. И возникла объективная необходимость автоматизировать систему учета телефонных разговоров.

Вданной работе я создала учебную БД “Телефонный справочник”

Для этого необходимо создать базы данных, содержащих сведения об абонентах, их переговорах и предоставляемых по ним льготам.

Приложение Microsoft Office Access 2003 представляет собой инструмент, позволяющий реализовать поставленную цель.

Достижение цели осуществляется посредством комплекса задач:

¨ проектирование и создание таблиц для хранения данных;

¨ ввод данных;

¨ разработка других элементов базы, предназначенных для просмотра, редактирования и вывода информации.

1. Проектирование базы данных

Этапы проектирования базы данных

Ниже приведены основные этапы проектирования базы данных:

1. Определение цели создания базы данных.

2. Определение таблиц, которые должна содержать база данных.

3. Определение необходимых в таблице полей.

4. Задание индивидуального значения каждому полю.

5. Определение связей между таблицами.

1. Определение цели создания базы данных

На первом этапе проектирования базы данных необходимо определить цель создания базы данных, основные ее функции и информацию, которую она должна содержать. То есть нужно определить основные темы таблиц базы данных и информацию, которую будут содержать поля таблиц.

2. Определение таблиц, которые должна содержать база данных

Одним из наиболее сложных этапов в процессе проектирования базы данных является разработка таблиц, так как результаты, которые должна выдавать база данных (отчеты, выходные формы и др.) не всегда дают полное представление о структуре таблицы.

3 Определение необходимых в таблице полей

Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы.

4 Задание индивидуального значения каждому полю

С тем чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц, например, данные о клиенте и его заказы, каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице.

5 Определение связей между таблицами

После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.

2. Структуры таблиц

Для решения поставленной задачи необходимо создать 3 таблицы: Клиенты, Учет переговоров, Льготы, структуры которых следующие

Таблица1-''Клиенты''.

Таблица 2-''Учет переговоров''.

Таблица 3-''Льготы''.

3. Отображение связей

Связь между таблицами осуществляется ключевым полем ''Код клиента'', которое присутствует в каждой таблице. Связь один-к-одному.

4. Построение форм

Для ввода данных и просмотра информации, хранящихся в таблицах и запросах, созданы следующие формы:

1. Заставка - главная форма БД

2. Клиенты – добавление и редактирование абонентов

3. Льготы – добавление льгот абоненту

4. Учет переговоров

5. Итоговая сумма оплаты

5. Запросы

Запросы являются основным средством извлечения информации из базы данных. С помощью запроса можно выбрать определенную информацию и рассортировать ее по значениям полей и даже добавлять описания в презентации. Запросы часто используются в качестве основы при создании форм и отчетов. Другие запросы могут создавать новые таблицы, присоединять данные к существующим таблицам, удалять записи и осуществлять поиск дублирующихся записей.

6. Формы «Поиск по телефону» и «Поиск по фамилии»

Форма запроса по телефону

Форма запроса по фамилии

7. Создание отчета

Для отображения информации, содержащейся в базе данных ''Учет телефонных разговоров, создается отчет

1.''Клиенты'' и имеет поля:

Код клиента, (т. Клиенты)

Фамилия, (т. Клиенты)

Имя, (т. Клиенты)

Отчество, (т. Клиенты)

Телефон, (т. Клиенты)

Адрес, (т. Клиенты)

Город, (т. Клиенты)

Дата разговора; (т. Клиенты)

Телефон (т. Учет переговоров)

Переговоры с (т. Учет переговоров)

Время (мин) (т. Учет переговоров)

Ставка (руб) (т. Учет переговоров)

Дата разговора (т. Учет переговоров)

Сумма оплаты (руб) (з. Общий запрос по льготе)