План:

1. Исследование предметной области

2. Проектирование инфологической модели

3. Даталогическое проектирование

4. Отчеты по базе данных «Библиотека».

Исследование предметной области

Документационное обеспечение управления оказывает непосредственное влияние на качество принятия управленческих решений. Осознав важность совершенствования ДОУ, организации нередко делают массу ошибок, пытаясь его автоматизировать, и определяющей в этой ситуации является проблема выбора методов автоматизации.

Свою базу данных я разработала для организации работы с входящей литературой в библиотеке.

В библиотеку приходит много книг из различных издательств. Каждой книге в библиотеке присваивают номер, а затем передают в различные отделы.

Для эксплуатации базы данных «Библиотека», необходимо, чтобы при поступлении книги, в базу вводились следующий данные: номер поступившей книги, название книги, дата поступления, название издательства, из которого поступила книга, отдел, куда была передана книга. Предварительно должны быть введены адреса издательств, их названия, а также название и расположение отделов библиотеки.

Т.о., цель создания базы данных «Библиотека» – ведение учета и хранения книг библиотеки.

Проектирование инфологической модели

Инфологическая модель для базы данных «Библиотека» проектировалась, как модель «Сущность-связь».

Сущность – это класс однотипных объектов. Процесс ведения учета и исполнения входящей документации идентифицирует такие сущности: Входящая литература, Издательства, Отделы.

Каждая из сущностей имеет свой набор атрибутов. Сущность Входящая литература включает в себя следующие характеристики:

- номер книги;

- название книги;

- дата поступления;

- название издательства;

- название отдела;

- шифр книги.

Сущность Издательства имеет такие атрибуты:

- название издательства;

- адрес издательства;

- название отдела.

В сущности Отделы 2 характеристики:

- название отдела;

- расположение отдела.

Набор атрибутов, однозначно идентифицирующих конкретных экземпляр сущности называется ключевым.

В сущности Входящая литература ключевым является номер книги, в сущности Издательства – название издательства, в Отделах – название отдела.

Однако одно из основных требований к организации базы данных – это обеспечение возможности отыскания одних сущностей по значениям других, для чего необходимо установить между ними определенные связи.

Связь – ассоциирование двух или более сущностей.

Между атрибутами Название отдела 2-х сущностей Отделы и Входящая литература устанавливается связь 1:М, т.е. один экземпляр сущности Отделы связан с несколькими экземплярами сущности Входящая литература, (каждый отдел может получать сразу по несколько книг).

Также от ключевого атрибута Название отдела устанавливается такая же связь 1:М к атрибуту Название отдела сущности Издательства (каждый отдел может сотрудничать сразу с несколькими издательствами).

Между атрибутами Название издательства сущностей Издательства и Входящая литература устанавливается связь 1:М, т.к. каждое издательство отправляет в библиотеку по несколько сотен книг в год.

Даталогическое проектирование

На этом этапе необходимо установить соответствие между сущностями и характеристиками предметной области и отношениями и атрибутами в языке Access 2000. Для этого нужно каждой сущности и характеристикам поставить в соответствие набор отношений (таблиц) и их атрибутов (полей).

База данных «Библиотека» состоит их трех таблиц соответствующим трем сущностям: Входящая литература, Издательства и Отделы.

В таблице Входящая литература поле Номер книги содержит уникальное значение, поэтому оно ключевое. В таблице Издательства таковым полем является Название издательства, а в Отделах – название отдела.

Для того чтобы в формах, запросах, отчетах данные выводились из нескольких таблиц сразу, необходимо определить связи между таблицами. Связи между таблицами соответствуют связям между сущностями.

Для удобного ввода записей в таблицу используются формы. Форма – это бланк заполнения таблиц. Каждой таблице соответствует форма. Названия таблиц и форм одинаковы.

Формы Издательства и Отделы – одиночные. Форма Входящая литература – вложенная, т.к. у этой формы существуют основная и подчиненные формы. Основная – входящая литература, подчиненная – издательства, т.к. связь Входящая литература-Издательства имеет тип один-ко-многим.

В базе данных существе также и начальная форма. Непосредственно из нее можно выйти в любую форму базы данных. В этой форму находятся кнопки для вызова всех форм и все запросов, а также выхода из базы данных.

Т.о., в базе данных «Библиотека» всего 5 форм:

- начальная форма;

- Входящая литература;

- Подчиненная – входящая литература;

- Издательства;

- Отделы.

Запросы являются основным средством просмотра, изменения и анализа информации, содержащейся в базе данных.

Для подсчета литературы по дате поступления использовалась сортировка. Название этого запроса – Литература по дате поступления

Запрос с уловиями отбора – книги, поступившие за 2002 год, отображает все книги, поступившие после 31.12.2001.

Для того, чтобы узнать сколько книг в Гуманитарном отделе используется запрос книги Гуманитарного отдела библиотеки.

Для того, чтобы узнать какие книги, поступили из издательства “Аист”, можно использовать запрос книги, поступившие из издательства “Аист”

Перекрестный запрос – количество книг в каждом отделе библиотеки выводит таблицу, отображающую это количество.

Для того, чтобы распечатать необходимые данные базы, было создано 3 отчета:

1. Входящая литература;

2. Книги, поступившие за 2002 год;

3. Количество книг в каждом отделе

Источниками данных для 1-ого отчета были данные таблицы Входящая литература.

Отчет Книги, поступившие за 2002 год, был создан на основе соответствующего запроса.

На основе запроса Количество книг в каждом отделе была создана гистограмма, отображающая это количество.