Глава3. Документирование организационно-распорядительной деятельности

Деятельность всех учреждений фиксируется в разного вида документах. Попытка определения видов документов, в том числе и организационно-распорядительных, сделана в приложениях к «Основным приложениям» Единой государственной системы делопроизводства, а виды распорядительных документов рассмотрены в «Юридическом энциклопедическом словаре». В своей деятельности учреждения руководствуются наряду с актами органов государственной власти и государственного управления, положениями, уставами, правилами. Согласно действующему законодательству органы законодательной и исполнительной власти РФ издают следующие документы: решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции. На территории краев и областей издаются в районных (городских) администрациях.

Глава 4. Современное деловое письмо

4.1. Деловое письмо в условиях унификации1

Официальное письмо – один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письмо ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождаю материальные ценности в пути и так далее.

Несмотря на наличие современных средств связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и тому подобного, - объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако, диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма. К сожалению, анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления писем. Между тем неправильное оформление письма затрудняет работу с ним. Эксперты единодушны в том, что деловое письмо должно занимать не более страницы. Авторы, изданного в 70-е годы в США под руководством канцелярии Белого Дома сборника «Простые письма», считают, что расточительство в словах ведет к расточительству в долларах. Нельзя не учитывать того обстоятельства, что деловые документы вовсе не материал для чтения, а информация, которая должна побуждать к определенным поступкам.

Очень важно, чтобы текст официального письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык беззаконий. «Всегда во все века однозначность языка деловой бумаги, строгая его формализованность рассматривались людьми как средство ограничения произвола власти. Еще в V веке до нашей эры древнеримский плебс требовал введения четких «писаных» законов. Создание зафиксированных на бумаге установлений и правил также было главным требованием средневековых восстаний. Когда же такие законы появились, от делопроизводителей требовались точность формулировок, доскональное соблюдение формы, иначе документ терял юридическую силу».1

Сегодня во многих странах активно идет процесс унификации делового письма. Так, в Англии разработан кодифицированный стиль официального общения, известный под названием Zip-Code, что в буквальном переводе означает «код-молния». Но особенно сильна тенденция к унификации делопроизводства в США, что обусловлено широкой автоматизацией информационных процессов в управлении. Сейчас, когда компьютеризация охватывает все новые и новые сферы информационной деятельности учреждений, предприятий, организаций, факт преднамеренной эволюции делового американского письма служит убедительным доводом в пользу того, что весь состав информации в служебной документации настолько стандартен, что его выражение через индивидуальную исполнительскую технику совершенно не оправдано.

Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль. В частности, поскольку деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы – интересы государственных учреждений, фирм, компаний и так далее, практически во всех странах письма сегодня составляют чаще всего от имени коллективного субъекта. Иными словами, унифицированный стиль изложения в деловой переписке в сфере промышленности и торговли имеет социальную базу, коллективный характер производственных отношений. Технической его базой является, как уже отмечалось, компьютеризация.

4.2. Реквизиты делового письма

ü Государственный герб (для государственных предприятий);

ü эмблема организации;

ü код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки), если он есть;

ü код документа по ОКУР (если он есть);

ü наименование организации (полное или сокращенное);

ü почтовый и телеграфный адреса;

ü номер телефона;

ü номер факса, телетайпа;

ü номер счета в банке;

ü дата;

ü индекс документа;

ü ссылка на индекс и дату входящего документа;

ü адресат;

ü заголовок к тексту;

ü текст;

ü подпись;

ü фамилия и телефон исполнителя.

Могут быть указаны инициалы машинистки и количество экземпляров, но они не входят в состав обязательных реквизитов.

Совокупность реквизитов официального письма называется формуляром. Реквизиты (1) - (9) печатаются, как правило, типографическим способом.

Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например: «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка».

Глава 5. Обработка отправляемых документов

Отправляемые предприятием документы называют исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций (см. приложение):

Ø составление проекта документа исполнителем;

Ø проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

Ø согласование проекта документа;

Ø подписание документа руководителем (в необходимых случаях – утверждение);

Ø регистрация документа;

Ø отправка документа адресату;

Ø подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его составления проверяется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой.

Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания руководителем двух экземпляров, исходящий документ передается секретарю-референту или работнику службы делопроизводства для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов».