Чтобы при вводе данных случайно не пропустить (т.е. не заполнить) некоторое поле, оно объявляется обязательным. Для этого надо установить курсор в строку свойства Обязательное поле, щёлкнуть на кнопке выбора данных из списка и выбрать значение Да.

Поле может быть индексировано. С этой целью в строке свойства Индексированное поле указывается вариант Да (Совпадения не допускаются). Это позволит сократить время, необходимое для поиска записи по содержимому индексированного поля.

Таким образом, формирование структуры таблицы может считаться завершённым, если будут заданы имена всех полей, определены их типы и заданы необходимые свойства полей. При создании таблицы целесообразно задать ключевое поле. Допустим, необходимо сделать ключевым поле Табельный номер. Для этого выполняется щелчок правой клавишей мыши на имени поля и в открывшемся контекстном меню выбирается пункт Ключевое поле. При создании простейшей базы данных, состоящей из одной таблицы, задание ключевого поля не обязательно.

Закончив создание структуры таблицы, пользователь закрывает окно конструктора таблиц. При этом Access выдаёт запрос на сохранение таблицы, и пользователь может задать имя таблицы, после чего на экране появляется окно базы данных.

Ввод данных в таблицу

После определения структуры таблицы можно приступать ко второму этапу создания таблицы – вводу в неё данных. Непосредственно ввод данных осуществляется в режиме таблицы. Переход в этот режим осуществляется из окна базы данных щелчком на кнопке Открыть при выделенном имени таблицы или двойным щелчком непосредственно на значке таблицы.

Новая таблица не имеет записей, а содержит только наименования столбцов (полей). Для заполнения таблицы данными курсор устанавливается в требуемую ячейку указателем мыши. Переход к следующей ячейке можно выполнить с помощью клавиши [Tab], а в предыдущее поле можно попасть с помощью комбинации клавиш [Shift + Tab]. После заполнения последней ячейки и нажатия клавиши [Tab] курсор переместится в первую ячейку следующей строки и Access автоматически сохранит только что введённую запись. Таким образом, после заполнения таблицы данными сохранять их не надо – Access все введённые данные сохраняет автоматически. Однако если при работе с таблицей происходит изменение её структуры (например, менялась ширина столбцов), то Access попросит подтвердить эти изменения. Для увеличения или уменьшения ширины столбцов в таблице (в режиме ввода данных) необходимо указатель мыши установить в строку заголовка столбцов, на границу между столбцами, и перетащить мышь вправо или влево

При открытии уже заполненной таблицы пользователь может добавить в неё записи, удалить или исправить их. Для удаления записей их предварительно необходимо промаркировать с помощью селекторной колонки (см. рис. 6), а затем нажать на клавишу [Delete] или выполнить команду Правка ® Удалить (команда Удалить из меню Правка). Данные, занесённые в таблицу, можно копировать в буфер обмена, сортировать по возрастанию или убыванию, проверять орфографию всех текстовых значений полей таблицы и т. д. Эти операции можно выполнить, используя кнопки инструментальной панели Таблица в режиме таблицы.

Изменение структуры таблицы

Для изменения структуры таблицы (добавления нового поля, его удаления, изменения последовательности полей, а также изменения типа данных, размера поля и других его свойств) необходимо открыть таблицу в режиме Конструктор. С этой целью маркируют таблицу в окне базы данных и выполняют щелчок на кнопке Конструктор, что приводит к появлению на экране окна конструктора таблиц

Чтобы вставить в таблицу новое поле, необходимо предварительно выделить строку (с именем поля), выше которой будет добавлена новая пустая строка, и выполнить команду Вставка ® Строки. В появившуюся пустую строку вводят имя нового поля и его тип. Выделение строк с именами полей происходит с помощью селекторной колонки, расположенной левее столбца с перечнем имён полей.

Для удаления полей необходимо промаркировать строки с именами этих полей и нажать клавишу [Delete] или выполнить команду Правка ® Удалить.

Следует помнить, что некорректное изменение типа данных или какого-либо свойства поля может привести к потере данных, о чём система предупреждает пользователя.

Создание межтабличных связей

Наличие связей между таблицами позволяет включать данные из нескольких таблиц в запросы, формы и отчёты. Таблицы связываются между собой через ключевые поля.

Создание межтабличных связей начинается в окне базы данных с выполнения команды Сервис ® Схема данных или со щелчка на кнопке Схема данных на панели инструментов, что вызывает появление на экране окна Схема данных. Одновременно с открытием этого окна открывается диалоговое окно Добавление таблицы. Если это окно не появляется, то его можно вызвать на экран щелчком правой клавиши мыши в окне Схема данных и выбором из контекстного меню команды Добавить таблицу. На вкладке Таблицы окна Добавление таблицы можно выбрать таблицы, между которыми создаются связи. Эти таблицы выбираются щелчком на кнопке Добавить, после чего в окне Схема данных открываются списки полей таблиц, например таблицы Сотрудник, содержащей поля Табельный номер, Фамилия и инициалы, Подразделение, Должность, Оклад и Зарплата, и таблицы Адрес с полями Табельный номер, Фамилия и инициалы, Дата рождения и Адрес проживания В обеих таблицах ключевым является поле Табельный номер. Это поле в таблице Сотрудник перетаскивается мышью на поле Табельный номер таблицы Адрес, и на экране появляется окно Изменение связей

На левой панели окна Изменение связей будет отображено поле Табельный номер таблицы Сотрудник, которая считается главной, а на правой панели высвечивается поле Табельный номер таблицы Адрес, которая является связанной, т. е. отображаются имена полей, участвующих в связи (в окне поля можно изменять). В окне Изменение связей можно установить флажок параметру Обеспечение целостности данных. В этом случае данные из ключевого поля главной таблицы Сотрудник удалять нельзя.

После щелчка на кнопке Создать окна Изменение связей в окне Схема данных установленная между таблицами связь отобразится в виде линии Межтабличную связь можно удалить или изменить, если её выделить в окне Схема данных, нажать на правую клавишу мыши и выбрать из контекстного меню соответствующую команду.

Запросы

Формирование запросов на выборку

Основным назначением запросов является отбор данных по критериям поиска. Принципы формирования запросов можно рассмотреть на примере создания запроса, позволяющего выбрать из таблицы Сотрудник только работников определенной должности, например мастеров. В этом случае критерием поиска является наименование должности мастер поля Должность. Результатом поиска будут записи, у которых содержимое поля Должность соответствует критерию поиска. Причем по желанию пользователя в эти записи могут входить не все поля, содержащиеся в записях таблицы Сотрудник. Допустим, в них будут отсутствовать поля Табельный номер и Зарплата.