Располагая всеми необходимыми ресурсами, OPTiMA предлагает своим Заказчикам в России и за рубежом широкий спектр технологических решений и услуг на основе современных методологий и менеджмента, систем управления качеством и взаимодействия с заказчиками и партнерами.

3. Современные принципы электронных систем документооборота в отношении системы OPTIMA

Система «OPTiMA-WorkFlow» разработана с соблюдением всех основных принципов построения современных открытых информационных систем.

Масштабируемость и управляемость

Система может охватывать сферу управления документами как целиком, так и внедряться поэтапно, начиная с критических участков делопроизводства. В процессе эксплуатации система OPTiMA-WorkFlow автоматически собирает статистику о движении документов, анализ которой позволяет рационализировать документооборот. При изменении структуры фирмы или методов организации документооборота, перенастройка OPTiMA-WorkFlow может производиться без остановки системы.

Преемственность

Терминология и принципы организации электронного документооборота на базе использования системы OPTiMA-WorkFlow весьма схожи со стандартами, принятыми в традиционном «бумажном» документообороте. Допускается совместное использование электронных и бумажных документов. Ни от пользователей, ни от руководителей не требуется специальной подготовки в области компьютерных технологий или освоения какой-либо научной методики. Для того чтобы правильно спланировать процесс обработки документа системой OPTiMA-WorkFlow, в большинстве случаев достаточно просто здравого смысла и некоторого опыта канцелярской работы.

Надежность и контроль

Благодаря использованию единого централизованного хранилища документов достигается высокая надежность и управляемость, удобный, быстрый и подконтрольный доступ пользователей к информации. OPTiMA-WorkFlow обеспечивает гарантированную сохранность данных и всех версий документов.

Весь процесс движения документов отслеживается и фиксируется системой. Встроена система оповещений ответственных лиц о возникновении исключительных ситуаций.

Гибкость

OPTiMA-WorkFlow позволяет работать как по жестко предопределенным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям свободы в принятии решения на своем уровне. В системе поддерживается прямое оперативное управление процессами документооборота. Это означает, что изменения в порядке обработки документов, вносимые пользователями, вступают в действие быстро и согласованно.

Безопасность

Все документы, правила их обработки, маршруты рассылки и служебная информация защищены системой от любого преднамеренного и непреднамеренного вмешательства. Пользователям доступны только те объекты, которые оказываются на их «рабочих столах». Система «OPTIMA-WorkFlow» обеспечивает шифрование и электронно-цифровую подпись сертифицированными ФАПСИ криптографическими средствами.

Открытость

OPTIMA-WorkFlow основана на принципах открытой архитектуры, что обеспечивает возможность ее взаимодействия с любыми другими средствами обработки данных, например, с системами бухгалтерского учета и финансового анализа, средствами электронной почты и т.д. Благодаря механизму ODBC обеспечивается совместимость системы со всеми современными промышленными СУБД.

Система полностью совместима с любыми приложениями-обработчиками, разработанными в соответствии со стандартом OLE2. За счет специальных средств системы осуществляется совместимость с прочими Windows и DOS-приложениями.

Квалифицированные пользователи имеют возможность, используя API, нарастить базовые возможности системы, дополнив ее своими собственными разработками.

Полнофункциональная маршрутизация и средства описания сценариев движения документов

В первую очередь - это графический редактор, CASE-подобный инструмент, для формирования технологических маршрутных схем - описаний процессов движения документов и технологических операций на этапах работы с ними. Он является инструментом для создания моделей, стандартизации и оптимизации всех регулярно выполняющихся процессов обработки типовых документов. Однажды созданная схема становится основой для автоматизации и управления выполнением цепочки взаимоувязанных работ различными исполнителями.

Контроль соблюдения требований технологии работы с документами

Имеются развитые возможности для сопоставления нормативных и фактических характеристик выполнения работ на конкретном технологическом этапе. На базе результатов такого сопоставления осуществляется контроль над ходом выполнения процессов и определяется вся необходимая для принятия управляющих воздействий информация.

Контроль исполнения поручений

Кроме механизма контроля выполнения работ над документом система имеет мощные функции по обеспечению контроля исполнения поручений. Эта функция реализована на базе создания специализированного вида документа - «документ на контроле», который помещается на «доску объявлений». Эти документы доступны исполнителям только в той части, в которой эти исполнители упоминаются. Исполнители могут не только ознакомиться с содержанием подлежащего исполнению поручения, но и непосредственно в документ внести сведения о ходе исполнения, обращения к контролеру, отметить факт выполнения и т.д. Все это происходит в одном экземпляре документа, который таким образом не тиражируется и не рассылается в адрес всех упомянутых в документе контролеров, ответственных исполнителей и соисполнителей. В модуль работы с таким документом встроены механизмы рассылки уведомлений о постановке на контроль и напоминаний об истечении сроков исполнения, сбора статистики о ходе исполнения и состоянии исполнительской дисциплины. Эти механизмы полностью интегрированы с современными настольными приложениями пользователей MS Outlook и MS Project.

Динамическая модификация формы и содержания учетных данных и процедуры регистрации

Система не предлагает какой-либо одной стандартной процедуры обработки документа или стандартного метода его регистрации, а предоставляет пользователям механизмы настройки. Это позволяет оперативно отслеживать изменения методологии и стандартов ведения делопроизводства, подстраиваться под специфику любого нового типа документов, динамически наращивать нормативно-справочные данные, оптимизировать процедуры документооборота, наращивать список категорий и типов документов, вовлеченных в документооборот.

Полноценный механизм контроля версий

Система имеет полноценный механизм контроля версий документа, работа которого определяется требованиями заказчика. Этот механизм, в частности, позволяет системе обеспечить возможность формирования «хронологического дерева» событий в истории обработки документа с учетом всех его перемещений, возвратов на доработку, вхождений в качестве составной части в другие документы и т.д. Благодаря поддержке механизма контроля версий есть возможность однозначно определить кто, когда, на каком технологическом этапе, на каком рабочем месте произвел то или иное изменение в документе.