Не позднее чем за три дня до начала документальной проверки налогоплательщику должно быть направлено письменное уведомление о ее предстоящем проведении. При наличии у налоговых органов достаточных оснований предполагать возможность проведения налогоплательщиком мер, направленных на сокрытие объектов налогообложения или иных мер, затрудняющих проведение документальной проверки, указанное уведомление налогоплательщику не отправляется.

Основанием для проведения документальной проверки в организации, а также у граждан по вопросам соблюдения ими налогового законодательства являются письменное поручение, подписанное начальником ГНИ или его заместителем. Поручение оформляется на бланке налогового органа, заверяется печатью и регистрируется в специально заведенном для этих целей журнале. С указанным поручением налоговый инспектор выходит в организацию для проведения документальной проверки.

Необходимо отметить, что ход и эффективность документальной проверки с выходом на предприятие во многом зависит от действий налогового инспектора. Именно от его умения избегать конфликтных ситуаций, принимать меры по нейтрализации угроз и провокаций зависит нормальное течение процедуры проверки.

Прежде чем выходить на проверку на предприятие налоговый инспектор должен решить вопрос о целесообразности участия в проверке сотрудников налоговой полиции, предусмотреть на период проверки постоянную связь с руководством инспекции, изучать возможные варианты маршрута следования на проверку и возвращения по ее окончании, уточнить места нахождения отделений милиции и других правоохранительных органов, с учетом имеющейся информации наметить тактику проверки. В ходе проверки необходимо проделать следующее.

Прибыв на место представиться, предъявив служебное удостоверение и поручение на проверку. Затем необходимо решить организационные вопросы - предоставление отдельного запирающегося помещения с телефоном, сейфом и т.п. При проверке налоговый инспектор должен установить такой порядок работы, чтобы в кабинет входили по приглашению, исключая появление посторонних лиц, а также чтобы посетители не оставляли свои вещи. Необходимо избегать посещение в одиночку складских и подвальных помещений, бесед наедине с лицами, склонными к провокационным действиям, не поддаваться эмоциям.

Данные меры позволят наиболее эффективно провести проверку, за кратчайший срок и минимальных усилий и средств.

Состав и сроки проведения документальных проверок определяется с учетом опыта и особенностей деятельности налогоплательщика, профессиональной подготовленности налоговых инспекторов. Руководитель налоговой инспекции вправе в необходимых случаях заменить состав проверяющих, дополнительно включив необходимое количество налоговых инспекторов.

Опыт работы налоговых инспекций свидетельствует о том, что проверка первичных документов и записей в учетных регистрах производится сплошным или выборочным методом. При сплошном методе проверяются все документы и записи в регистрах бухгалтерского учета. При выборочном методе берется часть первичных документов в каждом месяце или за несколько месяцев.

Вышеназванным нормативным актом установлен круг полномочий должностным лицам государственных налоговых инспекций, который предоставляет право в случае необходимости требовать от налогоплательщиков объяснения, справки и сведения по вопросам, возникающим при проверке, за исключением сведений, составляющих коммерческую тайну, перечень которых изложен в Постановлении Совета Министров РСФСР от 5 декабря 1991 г. № 35.

В случае непредоставления (или отказа предоставить) государственным налоговым инспекциям и их должностным лицам бухгалтерских отчетов, балансов, расчетов, деклараций и других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и иных обязательных платежей в бюджет, инспектор вправе приостанавливать финансовые операции предприятий, учреждений, организаций и граждан по расчетным и другим счетам в банках и иных финансово-кредитных учреждениях.

Основанием для этого служит предписание о приостановлении операций по счетам в финансово-кредитных учреждениях, подписанное начальником налоговой инспекции или его заместителем.

В предписании в обязательном порядке указывается наименование юридического лица, допустившего нарушение, вид нарушения, время и место его совершения, в какой части приостанавливаются и по какому счету.

Если в процессе проверок должностными лицами налоговой инспекции выявляются нарушения, за которые виновные подлежат привлечению к административной ответственности, то данные факты отражаются в акте проверок и составляются протоколы об административном нарушении налогового законодательства (приложение 1,6).

Протокол подписывается лицом, его составляющим, и лицом, совершившим административное правонарушение. В случае отказа от подписания протокола в нем делается соответствующая запись. Лицо, совершившее правонарушение, имеет право представить прилагаемые к протоколу объяснения, изложить мотивы своего отказа от его подписания.

В случае если проверка не обнаружила нарушений, то факт проведения проверки оформляется справкой (приложение 2)

Для выявления фактов налоговых правонарушений используется процедура изъятия документов, определенная инструкцией «О порядке изъятия должностным лицом государственной налоговой инспекции документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объектов от налогообложения, у предприятий, учреждений, организаций и граждан».

Изъятию подлежат первичные документы, денежные документы, планы, приказы, декларации, расчеты, контракты и иные документы, связанные с исчислением и уплатой налогов и других обязательных платежей в бюджет, а также другие справочные материалы и расчеты, за исключением тех, которые содержат сведения, составляющие государственную тайну. Перечень документов, подлежащих изъятию, определяется лицом, осуществляющим проверку в соответствии с инструкцией Государственной налоговой инспекции.

Изъятие производится на основании письменного постановления. Постановление о производстве изъятия оформляется на бланке установленной формы.

В ходе его составляются протокол и опись изымаемых документов. При необходимости с изъятых документов могут быть сняты копии, которые заверяются должностным лицом налоговой инспекции и налогоплательщиком.

Изъятие документов производится в присутствии должностных лиц предприятия, учреждения, организации и граждан, которые имеют право делать заявления по поводу этих действий, подлежащие занесению в протокол изъятия.

В отдельных случаях для оказания организационной и технической помощи при производстве изъятия документов должностные лица налоговых органов могут привлекать соответствующих специалистов с оплатой по трудовому соглашению согласно действующему законодательству.

При оказании налогоплательщиком противодействия при изъятии документов, когда существует реальная угроза их уничтожения, сокрытия и т.п., должностные лица налоговых органов обращаются за помощью в органы налоговой полиции или внутренних дел.