О штабном подразделении мы говорим даже тогда, когда там работает всего одно лицо; о штабном отделе - если под началом руководителя работают один или несколько штабных работников.

Начальник штабного отдела занимает по отношению к своим сотрудникам такое же положение, как и любой другой линейный начальник. Он дает распоряжения и принимает решения. Однако здесь речь идет о его функции начальника только по отношению к своим сотрудникам и об организации работы внутри отдела. Отношение штаба или его руководителя к линии при этом не затрагиваются.

Необходимо четко себе представлять, что при разграничении штабных и линейных функций речь идет о поведении работников внутри предприятия. Функции сотрудника, выходящие за пределы предприятия, не зависят от того, является он штабным или линейным работником.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ШТАБНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ.

Линия и штаб должны отвечать за то, что они делают. Ответственность у штаба не меньше, чем у линии. В то время как линия отвечает за свои решения, штаб несёт ответственность за консультирование и информирование. Отсюда можно говорить об ответственности линии за принятие решений и ответственности штаба за консультацию.

5. Особенности требований, предъявляемых к сотрудникам штабных подразделений.

Из поставленных перед штабом задач вытекают особые требования к сотрудникам, занимающим такие должности. Они отличаются от требований, предъявляемых к сотрудникам линейных подразделений.

Важнейшими критериями, определяющими требования к квалификации сотрудников штабных подразделений, являются:

1. Склонность и предрасположенность к штабной работе

Поскольку штабная работа требует применения научных методов, то сотрудник штабного органа должен сам иметь склонность и предрасположенность к научной работе. Он должен быть свободен от веры в непогрешимость имеющихся рецептов, догматизма и чрезмерной оценки практической деятельности и рутины. С другой стороны он не должен переоценивать чисто теоретические знания. Он должен уметь находить синтез из практики, опыта и теории и использовать это на предприятии. Штабная работа должна быть соединением научности и практики. Утрируя можно сказать, что штабной работник должен руководствоваться следующим вопросом:

«Как можно улучшить в результате применения новых знаний то, что и так считается хорошим?»

Этот вопрос, касающийся каждого сотрудника в связи с обязанностью искать пути интенсификации труда на своем участке деятельности, является для штабного работника центральной задачей.

2. Профессиональная квалификация и производственный опыт

Специальные профессиональные знания являются условием пригодности сотрудника для работы в штабе. Далее он должен иметь желание постоянно повышать свою квалификацию. Однако одной профессиональной квалификации еще недостаточно. К ней должны приплюсовываться еще опыт и практика.

Часто совершается ошибка, когда молодых неопытных работников, только пришедших из института, берут на работу в штабные подразделения. Такие сотрудники постоянно испытывают трудности при консультировании начальника или линейных подразделений. Их теоретические знания еще свежие благодаря недавно законченной учебе могли бы принести пользу фирме, но им не хватает практического опыта, чтобы сделать конкретные выводы их них. А это имеет решающее значение при штабной работе.

3. Готовность к работе в анонимности

Поскольку штабная работа направлена на то, чтобы с помощью информирования и консультирования подготовить решения для других лиц, то деятельность сотрудников штабных подразделений остаётся анонимной. Если на основании их консультации начальники принимают определённые меры, то делают это от своего имени, а о штабах, которые провели предварительную работу и часто даже родили идею, никто не вспоминает.

Работник штаба должен быть доволен тем, что его консультация и информация дали положительные результаты. Для него признание его работы должно заключаться в том, что линия при принятии решения полагалась на его мнение. Будет ли при этом названо его имя или нет, для него не должно играть никакой роли. Однако начальник в рамках своей управленческой деятельности обязан поощрить его за особые успехи, как и любого линейного работника.

4. Гражданское мужество

Задачи, связанные с консультированием, налагают на сотрудника штабного органа обязанность выражать и защищать свою точку зрения, даже если она идёт вразрез с господствующим мнением и он вынужден «плыть против течения». Чтобы быть способным на это, необходимо обладать наряду с предупредительностью и контактностью при ведении переговоров, независимостью мышления, деловитостью, нейтральностью, мужеством и определённой твёрдостью, особенно тогда, когда штабной работник знает, что его мнение противоречит точке зрения начальника и других линейных подразделений. Никому не пойдёт на пользу, если штабной работник будет другим «заглядывать в рот».

Выражать своё мнение в вежливой, но твёрдой форме обязан естественно и каждый сотрудник линии. Но это только часть его деятельности. А для штаба эта задача является основной.

Однако сотрудники штабов должны уметь и проигрывать. Штабной работник, чувствующий себя обиженным, если начальник отклоняет его предложение, упрямый и не делающий выводов из ошибок, будет в штабе не на своём месте. Он не учитывает, что тот, кого он консультирует, вправе принимать или не принимать его совет.

Сотрудник, не соблюдающий этот основной принцип и предпринимающий всё, чтобы доказать, что несогласие с его рекомендацией является неправильным, не понимает сущность своей штабной функции. Это означает не отказ от своей точки зрения в духе безропотного смирения, а наоборот, уважение решений, принимаемых другими лицами, несущими за это ответственность.

5. Способность и установление контакта

Для сотрудников штаба беседа является основным средством управления. Тот, кто хочет успешно работать консультантом, должен уметь руководить людьми, как и тот, кто принимает решение и даёт указание, только с помощью других средств. Он должен убеждать с помощью своих аргументов и попытается добиться в беседе того, чего другие достигают с помощью указаний. Это очень трудная задача, требующая особых качеств руководства. Поэтому, если работник штаба хочет добиться своей цели, то он должен уметь устанавливать хороший человеческий контакт и хорошо знать правила ведения беседы.

6. Владение техникой штабной работы

Независимо от вышеуказанных условий, необходимых для проведения успешной штабной работы, требуется основательное знание техники штабной работы. Высококвалифицированный сотрудник, не имеющий таких знаний, несмотря на свою научную подготовку и практический опыт останется только штабным «подмастерьем», а не работоспособным штабным работником. Сотрудник, желающий успешно работать на штабной должности должен: