-Оформление заказа;

-Отправка заказа выбранному поставщику;

-Регистрация отправки заказа.

Подготовка заказа.

При подготовке заказа на материал, в его позициях должны быть указаны:

-Идентификационный номер заказа ;

-Дата отправления заказа.

-Идентификатор заказываемого материала или группы материалов;

-Краткое описание заказываемого материала или группы материалов;

-Выбранные условия поставки.

Позиции определяются в соответствии с запросом на материал и выбранным предложением.

Проверка на наличие договора о долгосрочном сотрудничестве с выбранным поставщиком.

На данном этапе проверяется наличие договоров на долгосрочное сотрудничество с выбранным поставщиков. В случае отсутствия ранее заключенного договора, или окончания срока его действия, соответсвенно совершается процедура заключения или продления.

Оформление или продление договора.

На данном этапе в случае отсутствия договора с поставщиком или окончанием срока его действия, производится процедура его заключения или продления, соответственно.

Оформление заказа.

При оформлении заказа в нем в соответствующих позициях должно быть указано:

-Идентификационный номер заказа ;

-Дата отправления заказа.

-Идентификатор заказываемого материала или группы материалов;

-Краткое описание заказываемого материала или группы материалов;

-Выбранные условия поставки.

Оформленный заказ согласуется, и в случае обнаружения неточностей подготавливается и оформляется заново.

Отправка заказа выбранному поставщику.

Подготовленный, оформленный и согласованный соответствующим образом заказ отправляется выбранному поставщику с помощью предпочтенного канала связи, каким может являться:

-Традиционная почта;

-Факсимильная связь;

-Электронная почта;

-Личной доставкой представителем.

Регистрация отправки заказа поставщику.

При отправке заказа поставщику делается отметка в соответствующей регистрационной книге.

Выполнение обязательств по оплате заказа.

На данной стадии выполняются следующие этапы:

-Получение инвойса в соответствии с заказом.

-Согласование полученного инвойса;

-Выполнение обязательств по оплате заказа.

-Отправление уведомления о выполнении обязательств по оплате.

-Получение уведомления о сроках готовности к отгрузке;

Получение инвойса (счета-фактуры) в соответствии с заказом.

В соответствии с отправленным заказом, от поставщика должен быть получен инвойс в котором определены условия выполнения процедуры закупки. В позициях инвойса должны быть указаны следующие данные:

-Идентификационный номер инвойса;

-Дата отправки инвойса;

-Идентификатор заказываемого материала или группы материалов;

-Количество материала;

-Условия оплаты согласно договору c указанием реквизитов счета;

Согласование полученного инвойса (счета - фактуры).

В случае возникновения вопросов по полученному инвойсу, они согласовываются с поставщиком и в случае необходимости могут быть изменены позиции заказа и сделан запрос на высылание повторного инвойса.

Выполнение обязательств по оплате.

На данном этапе производится выполнение обязательств по оплате заказа, в соответствии с инвойсом и условиями договора.

Отправка уведомления о выполнении обязательств по оплате.

Как только обязательства по оплате выполнены, Заказчик с помощью выбранного средства связи информирует об этом поставщика, отправляя уведомление о выполнении обязательств по оплате согласно договору.

Получение уведомления о сроках готовности к отгрузке.

Поставщик, при получении уведомления о выполнении Заказчиком обязательств по оплате, согласно договору, отправляет уведомление, в котором указаны сроки, в которые он готов произвести отгрузку (поставку материала), согласно условиям поставки по договору, при подтверждении выполнения обязательств по оплате со своей стороны.

Контроль выполнения условии договора по поставке материала.

На данной стадии производятся следующие этапы:

-Отслеживание местонахождения груза (материала) в процессе доставки;

-Регистрация отступления от контрольных дат по условиям поставки, согласно договору.

Отслеживание местонахождения груза (материала) в процессе доставки.

На данном этапе Исполнитель из Отдела Закупок компании Заказчика контролирует местонахождение и состояние груза (материала) в процессе его доставки вплоть до конечного пункта , согласно договору. Контроль начинает производиться после получения заказчиком уведомления, что материал отгружен со склада поставщика. Исполнитель фиксируетвсе отступления от контрольных дат по договору и все факты нарушения его пунктов и условий.

Регистрация отступлений от контрольных дат по условиям поставки.

Отступления от контрольных дат, согласно договору, и факты нарушения его пунктов и условии, отмеченные Исполнителем из Отдела Закупок компании Заказчика, соответствующим образом регистрируются, чтобы служить в качестве материала для возможного дальнейшего выставления претензий Поставщику.

Поступление материала.

На данной стадии производятся следующие процедуры:

-Организация приёма груза в установленном месте;

-Сопоставление характеристик полученного материала с заявленными Поставщиком.

-Выставление претензий по факту отступления от условий договора.

Организация приёма груза в установленном месте.

В соответствии с условиями поставки по договору, компания Заказчик принимает груз (материал) по мере поступления в установленном договором месте.Производится контроль фактически полученного груза.

Сопоставление характеристик полученного материала с заявленными поставщиком.

После получения материала, специалистами Функционального Отдела компании Заказчика проводится проверка соответствия характеристик, качества и комплектности полученного материала с заявленными Поставщиком и регистрируются обнаруженные отклонения.

Выставление претензий в соответствии с невыполнением отдельных условий договора.

В случае невыполнения Поставщиком отдельных условий и пунктов договора , или отклонений от них , повлекших убытки или иной урон Заказчику, в соответствии с договором , осуществляется процедура выставления претензии , в соответствии с зарегистрированными невыполнениеми условий договора или отклонениями от них .

Оприходование материала.

После приёмки груза Заказчиком производится процедура оприходования материала. На данном этапе груз размещается на складах Заказчика и в специально заведенную карточку материала заносятся следующие данные:

-Идентификатор материала;

-Дата поставки и идентификационный номер договора, по которому была произведена закупка.

-Количество;

-Краткое описание материала;

-Цели закупки (Внутреннее или внешнее потребление).

Контроль счетов.

На данном этапе производится проверка правильности движения финансовых потоков в процессе выполнения договора на Закупку, выполнения налоговых отчислений, исчисление таможенных пошлин и иных з