Этика делового общения руководителя и подчиненного
После того, как определена направленность вашей будущей работы (но только с позиции межличностного общения!), неодходимо выработать тактику поведения с подчинёнными, или же наоборот, с руководителем. Как видно из таблицы, данные системы диаметрально противоположны, поэтому и поведения должно соответствовать.
Например, ситуация: вы идёте на приём к начальнику. Как вы изложите свою просьбу:устно или письменно?
Решение: Присмотрись к руководителю!
Если оказываешься в позиции подчинённого, то надо пытаться произвести на руководителя хорошее впечатление своей работой, следовательно, надо уметь её правильно преподнести. Оказывается это в немалой степени зависит от характера самого руководителя. Если руководитель балагур и весельчак, то он – экстраверт. То есть он является человеком, любящим процесс общения. Он предпочитает получать информацию не из бумаг, а от людей. Поэтому ему лучше изложить свою информацию устно.
Малоразговорчивый человек – интроверт. Он предпочитает бумаги живому общению. Поэтому при визите к нему имеет смысл подать письменное изложение своей просьбы.
Если вы не знаете ничего о руководителе, вы обратитесь к нему устно или письменно? В этом случае лучше всего заранее приготовить оба варианта изложения, а потом спросить самого руководителя, как ему удобнее получить необходимую информацию, и он сам подсознательно выберет лучшее.
Преодоление психологических барьеров в коммуникативном поведении.
Важнейшей причиной неадекватности восприятия информации является наличие коммуникативных барьеров, обусловленных как особенностями личности коммуникатора и реципиента (слушающего), так и ситуацией общения. В самом общем смысле коммуникативный барьер – это психологическое препятствие на пути адекватности передачи информации между партнёрами по общению. В случае возникновения барьера информация искажается или теряет изначальный смысл, а в ряде случаев вообще не поступает к реципиенту. Ниже приведены наиболее часто встречающиеся случаи возникновения барьеров.
Очень важно отрабатывать модель коммуникативного поведения нижестоящих по отношению к вышестоящим, но особенно тогда, когда обращение к ним основано на внесении инициативных предложений или когда эти инициативы захватывают сферу организационного управления поведением работников. Выот здесь-то и может быть допущено много ошибок в самих обращениях нижеследующего к вышестоящему. Эти ошибки можно свести в таблицу, которая показывает наглядно, как происходит психологическое разрушение основ коммуникативного поведения, почему это происходит и каким образом можно преодолеть эти ошибки, а также предлагает жёсткие рекомендации, выработанные и в американской, и в отечественной практике.
Преодоление психологических барьеров в коммуникативном поведении.
|
Ошибки, допускаемые нижестоящим сотрудником |
Возможные психологические барьеры у вышестоящего партнёра |
Ситуативные требования к поведению |
Важные поведенческие акты в этой ситуации |
|
Предоставление письменного доклада руководителю по поводу нововведений без предварительной устной беседы с ним по данной проблеме |
Смысловой барьер непонимания (неубедительность, сомнения, возражения) Эмоциональный барьер: боязнь личных неудобств |
Устный доклад предшествует письменному В письменном докладе учитываются мнения руководителя |
Заранее знать возражения вышестоящего руководителя Заранее знать основные точки соприкосновения управленческих позиций Понять причины возражений руководителя Вовлечь его в обсуждение своих предложений |
|
В докладной записке указаны только положительные аспекты нововведений |
Настороженность Недоверие к аргументации Несерьёзное отношение к автору нововведений |
В докладной записке по поводу нововведений объективно оценивается не только положительный аспект предложений, но и отрицательный Сопоставляются положительный и отрицательный аспекты, чтобы чётче выявить те реальные проблемы, которые предстоит решать руководителю |
Завоевать расположение руководителя по отношению к себе как к серьёзному аргументатору Лучше подготовить руководителя к тем возражениям, которые могут быть со стороны противников нововведений Обеспечить себя тем самым поддержку руководителю при последующем обсуждении нововведений |
|
Представив доклад по поводу нововведений, торопит руководителя с ответом, проявляет нетерпимость, каждый раз при встрече спрашивает, прочитан ли доклад |
Недовольство Раздражение Неприязнь к нижестоящему Возникновение установки на поиск только одних недостатков в представленном докладе Предвзятость по отношению к возможным нововведениям |
Необходимо дать возможность руководителю разобраться в докладной записке не спеша, тогда, когда у него есть для этого достаточно времени и желания |
Проявить максимум терпения в ожидании ответа на свои предложения Дождаться благоприятной ситуации для корректного напоминания руководителю об ожидании ответа на выдвинутые предложения Избегать упрёков в адрес руководителя в том случае, если докладная записка ещё не прочитана. |
|
Решает проблему как объективно назревшую, но субъективно ещё не прочувствованную ни руководством, ни коллективом |
Настороженность Подозрительность Недоумение Равнодешие Неприязнь к автору |
Прежде чем ставить и решать проблему необходимо выявить, «чья» это проблема, кто больше заинтересован в её решении |
Выявить «распределение сил» в возможном решении проблемы Выявить, на чьё мнение и поддержку можно опираться Представлять, что не все, кто заинтересованы в решении проблемы, могут реально помочь в случае необходимости Знать людей, нейтрально относящихся к решению проблемы, ибо они могут в определяющий момент примкнуть к оппонентам |
|
Предложения высказываются в категорической форме на основе критики недостатков |
Недовольство Раздражение Несогласие Неприязнь |
Предложения о нововведениях высказызаются руководителю в форме раздумий |
Щадить самолюбие руководителя Искать благоприятный момент для высказывания своих предложений Опираться на мнение вышестоящего руковобства, высказывая своё мнение Использовать мнение непосредственного руководителя таким образом, чтобы новые предложения как-то перекликались и с его точкой зрения Помнить, что руководитель всегда ожидает компетентной помощи от подчинённых, а не лобовой критики своих недостатков |
|
Пытается привлечь внимание начальника к себе, а не к своей работе, стараясь завоевать его симпатию |
Недоумение Осторожность Настороженность Внутренний конфликт в оценках личных и деловых качеств подчинённого (по типу симпатии-антипатии) |
Необходимо привлекать внимание начальника не к своим личным достоинствам, а к своей работе, так как он ценит прежде всего отношение работника к делу, умение его организовывать |
Знать деловые интересы руководителя Представлять отчёты, учитывая деловые интересы начальника Давать ему информацию по интересующим его проблемам |
|
Нарушение субординации путём подчёркивания своих дружеских отношений с руководителем в служебное время, особенно при присутствии равных по рангу подчинённых |
Недовольство Раздражение (скрытое) Желание поставить на место того, кто злоупотребляет дружбой |
Нельзя обнаруживать свои дружеские отношения с начальником в служебное время Необходимо соблюдать строгую субординацию с руководителем, чтобы его не обвинили в фаворитизме |
Скрупулёзно соблюдаить служебный этикет Не выходить за рамки своих прав и обязанностей в качестве его подчинённого |
|
Обращается к руководству через голову своего непосредственного начальника |
Недовольство Раздражение, возникающее в результате ощущения потери престижа |
Лучше заранее сообщать непосредственному начальнику о встречах с вышестоящим руководством Нельзя дискредитировать служебное положение своего начальника в его собственных глазах и в глазах вышестоящего руководства |
Получить разрешение на такую встречу у непосредственного начальника Проинформировать своего начальника о результатах встречи с вышестоящим руководством. |
|
Часто отрывает своего начальника от работы, настаивая на том чтобы он ему что-то разъяснил заново или подправил |
Недовольство Раздражение, возникающее из-за того, что его беспокоят по пустякам, отнимая время |
Необходимо ценить время начальника, постоянно подчёркивая это своим поведением |
Стремиться получить все указания сразу, в течение одной встречи Просить его уделить лишь столько требуется для получения необходимых указаний Предлагать свою помощь лишь тогда, когда это даёт возможность сэкономить ему время Обращатся к нему лишь тогда, когда допущены ошибки, которые невозможно определить |
|
Ищет сочувствия у начальника по поводу трудностей в работе, желая, чтобы начальник знал, сколько сил он отдаёт делу |
Недовольство Неприязнь, возникающая из-за того , что начальник всегда ожидает напряжённой работы от своих подчинённых, показывая личный пример |
Нельзя прибавлять свои заботы к заботам непосредственного начальника |
Проявлять уверенность в преодолении трудностей Подбадривать своего начальника, когда вдруг у него появится желание поделиться своими сомнениями по поводу возникших трудностей |
|
Пытается скрыть свои недостатки, прилагая максимум усилий, чтобы показать начальнику свои сильные стороны |
Срыв надежд при обнаружении недостатков Разочарование в работнике |
Лучше, если непосредственный начальник точно знает, что его подчинённые могут сделать, а что - нет |
Хорошо знать свои недостатки и быть готовым с ними бороться Быть честным с руководителем, надеясь на его помощь в их преодолении Укреплять его уверенность в том, что тот помогает подчинённым преодолевать недостатки. |
