3. Не приступать к выполнению новой задачи до завершения предыдущей; если Вас прервали, то следует вернуться к незавершенному делу;

4. Вписывать невыполненные дела в календарь на следующий день, а если одна и та же задача появляется в вашем календаре в течение нескольких дней подряд, подумать о том, нельзя ли от нее отказаться, передать на исполнение другому лицу. 2. ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ СЕКРЕТАРЯ

2.1 ПЛАНИРОВАНИЕ

Планирование необходимо осуществлять на день, неделю, месяц, квартал, год. При планировании работы на день необходимо учитывать следующее. Нельзя начинать рабочий день «с места и в карьер». Секретарь вначале должен обдумать предстоящий день и составить план, выделив наиболее срочные и важные дела.

Повторяющиеся изо дня в день работы рекомендуется планировать на одно и то же время дня. Например, обработка полученной корреспонденции приходится, как правило, на утро.

Необходимо свой день организовать таким образом, чтобы в течение всего рабочего времени помогать руководителю в выполнении намеченных им мероприятий.

2.2 ОПТИМАЛЬНЫЙ РИТМ РАБОТЫ

Научно доказано, что продуктивность работы зависит от дня недели и от времени суток. При планировании работы секретаря наиболее благоприятное время для выполнения творческих или трудных заданий – с 10 часов утра и до 12 часов. Затем следует некоторый спад активности, и во второй половине дня работоспособность наиболее высока от 15 до 17 часов. После чего она неуклонно падает.

Рабочая неделя тоже имеет свой цикл. Понедельник является днем вхождения в рабочий ритм. В этот день не стоит начинать важные дела. Не даром есть поговорка «Понедельник – день тяжелый»! Пик рабочей активности приходится на вторник с 10 до 13 часов, потом работоспособность постепенно снижается.

Вторник, среда и четверг являются наиболее продуктивными днями недели, а к пятнице накапливается усталость, и в этот день у многих мысли заняты тем, как лучше отдохнуть в предстоящие выходные. Поэтому важные дела назначают на середину недели.

Профессия секретаря подразумевает сверхурочную работу. Большинство специалистов по менеджменту считают, что, если вам постоянно необходимо дополнительное время, то, как правило, это означает, что вы не смогли организовать свой день.

Лучше, если будет согласовано с руководителем ежедневное определенное время для подписания документов, приема им сотрудников учреждения и т.д. Это не только упорядочит работу руководителя, но и облегчит планирование рабочего для секретаря. Планируя текущий день, необходимо учесть время и на подготовку предстоящих в другие дни мероприятий.

2.3 ПРИМЕРНАЯ СХЕМА РАБОЧЕГО ДНЯ СЕКРЕТАРЯ

ПЕРВАЯ ПОЛОВИНА ДНЯ

1. Приход на работу за 15 мин. до прихода руководителя для того, чтобы привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), составить или уточнить план на предстоящий день.

2. Подборка в соответствии с планом нужных документов и дел.

3. Рассортировка и регистрация полученной корреспонденции.

4. Подготовка вариантов возможных ответов или распределение по исполнителям не сложных документов.

5. Просмотр поступивших обзоров, отчетов, ведомственных изданий, приглашений, а также сообщений о конференциях, встречах, юбилейных торжествах и других мероприятиях.

6. Доложить руководителю о полученной корреспонденции.

7. Уточнение вместе с руководителем содержания намечаемых мероприятий не текущий день и на следующий.

8. Передача по телефону (или лично) указаний руководителя соответствующим исполнителям об истекающих сроках исполнения документов.

9. Работа с посетителями, телефонные переговоры (в течение всего дня).

10. Подшивка исполненных документов в дела.

11. Выполнение работ на компьютере

12. Организация копирования документов в соответствии с указаниями руководителя.

ВТОРАЯ ПОЛОВИНА ДНЯ

13. Продолжение работы с посетителями и на телефоне.

14. Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.

15. Уведомление руководителя об исполненных документах.

16. Обработка и отправка исходящих документов адресатам.

17. Наметить мероприятия на следующий день.

КОНЕЦ РАБОЧЕГО ДНЯ

18. Просмотр своего ежедневника и информирование соответствующих отделов о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий (прием делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т.п.).

19. Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня – обеспечение его всей необходимой информацией, материалами.

20. Приведение в порядок своего рабочего места.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Приведенные выше рекомендации могут быть полезными секретарю, инспектору и вообще любому человеку, обеспокоенному нехваткой времени – как на работе, так и после нее.

Рассмотренные универсальные рекомендации по планированию рабочего времени, а так же рекомендации по планированию рабочего времени секретаря очень схожи. Сравнивая их, приходишь к выводу, что основными принципами являются:

1. Составление плана на день;

2. Сортировка дел по важности;

3. Фиксирование важной информации, т.к. память – не самый верный друг;

4. Не заниматься одновременно несколькими делами сразу;

5. Не доделав одно дела, не приниматься за другое.

Применяя эти рекомендации в работе и в жизни вообще можно значительно улучшить организацию работы, а, следовательно, повысить производительность труда.

Четкая организация работы поможет быстрее и лучше ориентироваться в делах, а, следовательно, повысить свою компетентность. Это неизбежно приведет к повышению не только авторитета у коллег, но и собственной самооценки. Мои жизненные наблюдения показывают, что человек с достаточно высокой самооценкой намного лучше и быстрее справляется с работой, чем человек с недостаточной самооценкой.

Применение данных рекомендаций в моей работе привело к более четкому и быстрому выполнению своих обязанностей, появлению нового стимула, а так же еще более благотворному отношению к моей профессии.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. ШЕЙНОВ В.П. СЕКРЕТАРЬ: СЕКРЕТЫ ПРОФЕССИИ. - М.: ОСЬ-89, 2002 – 208с.

2. ВЕСЕЛОВ П.В. ВЫ – СЕКРЕТАРЬ. – М.: ИЗДАТЕЛЬСТВО СТАНДАРТОВ, 1993. – 120с.

3. ХАРРИСОН ДЖ. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ УЧРЕЖДЕНИЯ. – М.: ЭКОНОМИКА, 1985. – 120с.

4. КУЗЕНЦОВА Т.В. СЕКРЕТАРСКОЕ ДЕЛО. – М.: ЗАО «БИЗЕНС-ШКОЛА «ИНТЕЛ-СИНТЕЗ», 1998. – 288с.

5. ИЛЬЕНКОВА С.Д., КУЗЕНЦОВ В.И. МЕНЕДЖМЕНТ. – М.: МОСКОВСКИЙ МЕЖДУНАРОДНЫЙ ИНСТИТУТ ЭКОНОМЕТРИКИ, ИНФОРМАТИКИ, ФИНАНСОВ И ПРАВА, 2002 – 77с.