Как проводить совещания.

Несколько правил проведения совещаний:

- руководитель опрашивает каждого участника относительно обсуждаемых проблем; - проблема заносится в общий список и нумеруется; - список вывешивается на видном месте; - все высказываются беспрепятственно и свободно; - если процесс проходит малоактивно, лучше перенести его на другой день.

Круговая система проведения заседания:

- выделяются подгруппы по три-четыре человека; - каждый записывает две-три идеи на карточке; - происходит обмен карточками; - каждый дополняет и развивает идеи других; - после трех-четырехкратного обмена каждая подгруппа составляет свой сводный перечень идей; - все отчитываются о работе в подгруппах.

Определение приоритетов:

- каждому дается пять голосов; - он может отдать все голоса за одну идею или по одному за каждую, или как-то иначе по своему усмотрению; - идеи зачитываются под своими номерами; - члены группы голосуют поднятием рук; - число показанных пальцев на руке указывает на количество голосов; - голоса подсчитываются; - проверяется, соответствует ли общее количество голосов заданному числу; - проводится второй тур - рассматриваются идеи, получившие наибольшее количество голосов; - процесс повторяется несколько раз; - в итоге выявляется общее мнение относительно идеи, получившей наивысший приоритет.

Чрезвычайно важно сделать группировку перечня способов решения проблемы. Это проясняет все многообразие возможных подходов, если речь идет о способах решения конкретной проблемы.

Требования, предъявляемые к управленческим решениям.

Каждое управленческое решение, принимаемое в системе управления предприятием в соответствии с его назначением, должно отвечать следующим требованиям:

иметь ясную цель (в противном случае принятие обоснованных рациональных решений невозможно);

быть обоснованным, т.е. содержать количественную, расчетную основу, объединяющую мотив выбора именно данного решения из ряда других возможных;

иметь адресата и сроки исполнения, т.е. иметь ориентацию на конкретных исполнителей и конкретные даты исполнения решений;

быть непротиворечивым, т.е. всесторонне согласованным как с внутренними, так и с внешними обстоятельствами, а также с предшествующими и предстоящими решениями;

быть правомочными, т.е. опираться на требования правовых актов, нормативных документов, указаний и распоряжений руководителей, а также учитывать обязанности и права руководства и подчиненных;

быть эффективным, т.е. наилучниш из возможных в отношении ожидаемого итога к затратам;

быть конкретным, т.е. отвечать на вопросы, как,когда и где действовать;

быть своевременным, т.е. приниматься тогда, когда реализация этого решения еще может привести к поставленной цели;

обладать достаточной полнотой,краткостью, четкостью, быть понятным исполнителям.

Технология подготовки, принятия и реализации решений.

Процесс управления многогранен, но в нем ясно вырисовывается система действий, которую можно условно назвать технологией принятия решений.

Весь процесс подготовки и принятия решения можно представить в виде следующих этапов:1)выявление проблемной ситуации,определение цели решения и критериев оценки его результатов; 2) информационный цикл, этап сбора информации для ознакомления с вопросом, по которому принимается решение (это самый важный этап, он требует наиболее квалифицированного управленческого труда, умения анализировать, выбирать наилучший вариант решения); 3) организация выполнения принятого решения (разработка плана реализации решения, определение сроков выполнения операций, назначение ответственных лиц, инструктаж и другие мероприятия, которые могут потребоваться для выполнения принятого решения); 4) контроль выполнения решения. Только при сочетании всех звеньев процесса управления и соблюдении всего технологического цикла принятия решения этот процесс будет осуществлен объективно, на научной основе. Подготовка, принятие и реализация решений как процесс управленческого труда руководителя имеют определенную технологию: совокупность последовательно применяемых приемов и способов достижения целей деятельности.

Процесс решения с технологической точки зрения можно представить в виде последовательности этапов и процедур, имеющих между собой прямые и обратные связи. Предлагается следующая схема процесса подготовки, принятия и реализации решения.(рис.1).

Выявление и анализ проблемной ситуации. Анализируется исходная информация о состоянии объекта исследования и внешней среды,определяются место и роль анализируемых объектов исследования среди смежных объектов и объектов более высокого порядка, осуществляетсявыявление, структуризация и ранжирование проблем.

Прежде всего определяются стратегические направления решения выявленных проблем для последующего формирования целей. Стратегические варианты решения выявленных проблем излагаются в сценарии. Под сценарием понимается вербально-аналитическое описание существующего и прогнозируемого состояний объекта исследования, принципиальных подходов к решению проблем. Сценарий содержит предварительный расчет ресурсов, необходимых для решения проблем в рамках различных стратегических направлений их реализации.

Рис.1. Процесс подготовки,принятия и реализации решения.

1 Выявление и анализ проблемной

ситуации

2 Формирование целей

3 Выявление полного перечня

альтернатив

4 Выбор допустимых альтернатив