Ст.12 Закона о государственной регистрации устанавливает, что каждый раздел ЕГРП состоит из трех подразделов, в которые вносится строго определенная информация.

Подраздел I содержит краткое описание объекта недвижимого имущества на основании документов, удостоверенных организациями, осуществляющими кадастровый и технический учет объектов недвижимости на территории регистрационного округа.

Существует 4 формы подраздела I: для земельного участка; здания или сооружения; жилого, нежилого помещения и прочих составляющих здания или сооружения; участка лесного фонда.

В данном подразделе присутствуют следующие графы:

- “кадастровый номер”;

- “условный номер”;

- “адрес (местоположение)”;

- “наименование” (например: садовый участок, Театр оперы и балета и т.п.);

- “назначение” (жилое, нежилое здание, производственное, складское, торговое помещение и т.п.; для земельных участков – категория земель; для участков лесного фонда – группа лесов и категория защитности лесов первой группы);

- “площадь”;

- “инвентарный номер”; “литер” (если они есть);

- “этажность”; “подземная этажность” (для зданий и сооружений);

- “этаж”;

- “номера на поэтажном плане” (только в том случае, если регистрируется право на помещения, не имеющих никаких других номеров, кроме номеров на поэтажном плане здания и сооружения);

- “документы-основания” (указываются реквизиты документов, на основании которых внесены данные об объекте).

Если объект прекращает свое существование (например, в связи со слиянием объектов), то связанный с ним раздел ЕГРП закрывается, а в графу “Запись о ликвидации (преобразовании) объекта” заносятся реквизиты документов, на основании которых происходит закрытие раздела.

Подраздел II формируется из записей о праве собственности и об иных вещных правах на основании сведений, содержащихся в правоустанавливающих документах.

В данном подразделе присутствуют следующие графы:

- “номер регистрации” - данный номер формируется при приеме документов на государственную регистрацию прав на основе входящего номера, указанного в книге учета входящих документов; записывается следующим образом: номер субъекта Российской Федерации – номер регистрационного округа – номер книги учета входящих документов – порядковый номер записи в книге учета входящих документов (например, 18-01.26-13/2000-12);

- “вид права” (указывается право собственности или иные вещные права);

- “доля” (заполняется, если объект находится в общей долевой собственности);

- “правообладатель” – в этой графе, если владельцем права является физическое лицо, указываются фамилия, имя, отчество, дата рождения, удостоверяющий личность документ и его реквизиты, адрес постоянного места жительства; если же владельцем права является юридическое лицо, то указываются его полное наименование, индивидуальный номер налогоплательщика, юридический адрес, дата и место государственной регистрации, номер регистрационного свидетельства, адрес фактического местонахождения;

- “документы-основания” (указываются основные реквизиты тех правоустанавливающих документов, на основании которых принято решение о государственной регистрации).

В случае если объект находится в общей долевой собственности, то право каждого сособственника регистрируется в ЕГРП в виде отдельной записи, если же регистрируется право общей совместной собственности, то все сособственники указываются в одной записи.

В подраздел III вносятся записи об ограничениях (обременениях) вещных прав. Этот подраздел разбит на специальные части, каждая из которых заполняется по мере регистрации соответствующих ограничений (обременений) прав:

- подраздел III-1 – для записей об аренде;

- подраздел III-2 – для записей об ипотеке;

- подраздел III-3 – для записей о сервитуте;

- подраздел III-4 – для записей о сделках;

- подраздел III-5 – для записей об аресте (запрещении заключения сделок с имуществом);

- подраздел III-6 – для записей о прочих ограничениях (обременениях);

- подраздел III-7 – для записей о безвозмездном пользовании участком лесного фонда (леса).

На листе записей об аренде заносятся данные об арендуемом объекте недвижимости или его части (в случае аренды участка лесного фонда также указываются виды лесопользования), сроке аренды, арендодателе и арендаторе.

На листе записей об ипотеке заносятся данные о заложенном объекте недвижимости, сроке ипотеки, сумме обеспеченного залогом обязательства или данные о порядке и условиях определения этой суммы, залогодателе и залогодержателе.

На листе записей о сервитуте заносятся данные об объекте и условиях сервитута, сроке сервитута, гражданине, юридическом лице или объекте, в пользу которого установлено право ограниченного пользования.

На листе записей о сделках заносятся данные об объекте недвижимого имущества, с которым совершается сделка, цене сделки (на основании договора), указываются стороны сделки и сторона, для которой право может наступить при выполнении условий сделки, а также условия сделки, в результате которых может возникнуть или прекратиться право, подлежащее государственной регистрации.

На листе записей об аресте заносятся данные о содержании ареста (запрещения заключения сделок с имуществом), лице, в отношении которого действует наложенный арест.

Лист записей о прочих ограничениях (обременениях) предназначен для регистрации иных видов ограничений (обременений), которые не вошли в иные части подраздела III, например, о регистрации доверительного управления имуществом, опеки, связанной с недвижимым имуществом и т.п. В него заносятся данные о содержании ограничения (обременения), его сроке, лице, права которого обременяются (ограничиваются), и о лице, в пользу которого ограничиваются (обременяются) права.

При регистрации договора концессии (безвозмездного пользования) участка лесного фонда на листе записей о безвозмездном пользовании участком лесного фонда (леса) указываются данные о сроке концессии, лесхозе, лесопользователе, а также видах лесопользования.

На каждый объект недвижимого имущества открывается дело правоустанавливающих документов. В дело помещаются все документы, поступающие для государственной регистрации на этот объект.

Следует отметить, что в деле хранятся, в основном, копии документов, поскольку п.5 ст.18 Закона о государственной регистрации установлено, что после государственной регистрации подлинник возвращается заявителю. Документы подшиваются в дело по мере их поступления. Наличие документа в деле отражается в описи, находящейся в деле. Если один и тот же документ следует поместить в несколько дел, то документ может быть помещен в одно из дел, а в другом ставится отметка о том, где хранится недостающий документ. Дела правоустанавливающих документов также идентифицируются кадастровым номером объекта, а, кроме того, дополнительно могут идентифицироваться и его адресом.

Согласно Закону о государственной регистрации Единый государственный реестр прав, дела правоустанавливающих документов, книги учета документов должны храниться вечно. Также следует упомянуть о том, что Законом о государственной регистрации запрещается уничтожение, а равно изъятие из ЕГРП, дел правоустанавливающих документов и книг учета документов каких-либо документов или их частей. Данная норма вступает в противоречие с нормами Уголовно-процессуального кодекса РСФСР (ст.167, 171, 176), которыми предусмотрено проведение выемки при расследовании уголовного дела, в ходе которой могут быть изъяты документы, которые приобщаются к материалам уголовного дела и хранятся в нем вечно.