Чаще всего компании-разработчики справочно-правовых систем располагают прямыми договорами с органами власти на передачу документов в справочные правовые системы. Прямое получение документов и эффективные технологии гарантируют пользователю достоверность информации и оперативность ее получения.

Схема передачи информации по Сети КонсультантПлюс

Не менее важным является удобство работы с системой. Любая база данных (а особенно правовых данных) должна быть не просто компьютерным сборником какой-то информации, но и инструментом работы с такой информацией. Основное преимущество компьютерных систем, не считая, конечно, быстроты обновления информации, является гораздо более легкий поиск необходимых документов и удобство работы с ними - вместо того, чтобы перелистывать многотомные сборники законов, выписывать множество газет и журналов, читая их по дороге на работу в метро или автобусе, можно просто ввести 2-3 ключевых слова , например «подоходный налог» и система в то же мгновение подберет все документы, в которых встречаются эти слова. Если же известен номер нужного документа - поиск его доставит только удовольствие. Поиск также может осуществляться по таким параметрам, как принявший орган, дата принятия (причем можно указывать не только точную дату, но и любой период), вид документа (закон, приказ, постановление и т.д.).

Важным преимуществом системы КонсультантПлюс является возможность поиска документов сразу по нескольким базам данных - например есть возможность легко сравнить документы, касающиеся Московской области с документами, касающимися Москвы. Для проведения поиска может использоваться интеллектуальный поиск по тексту с одновременным указанием логических условий «И», «ИЛИ», «КРОМЕ», специального условия «РЯДОМ» , а также с учетом близости слов.

Результаты поиска предоставляются в структурированном виде. Найденные документы помещаются в различные списки, составленные в соответствии с теми базами, по которым проводился поиск. Так, например, документы федерального и регионального законодательства , консультации и справочная информация появляются не «вперемешку», а распределяются по отдельным спискам.

Современным профессионалам иногда приходится принимать решение буквально в считанные минуты. Поэтому важно, чтобы правовая системы обладала мощным аналитическим аппаратом и умела экономить время пользователя, освобождая его от рутинной работы. Именно в этом заключается главная цель юридической обработки, которую проходит каждый документ перед включением в систему. В результате юридической обработки законодательство становится простым и понятным. Все документы связаны между собой системой гипертекстовых ссылок (гипер-ссылка - способ мгновенного перехода к документу, на который ссылается рассматриваемый документ - это позволяет легко и быстро понять взаимосвязь нормативных актов) и образуют единое правовое поле. Ссылка покажет тип юридической взаимосвязи (например: «признает утратившим силу», «вносит изменения», «создает редакцию», «дополняет содержание», «разъясняет применение», «принят во исполнение», «принят в соответствии», «утратил силу», «был дополнен» и т.д.). Так что пользователь в буквальном смысле видит все явные и неявные связи между документами, может получить мгновенную подробную справку о каждом из них. С появлением изменений составляются новые редакции документов, но и старые остаются в базе данных. Пользователь работает с действующим законодательством и может проанализировать всю ретроспективу его развития.

Работа юриста, бухгалтера или руководителя предприятия связана с применением и анализом нормативных документов. А сегодня наилучшим средством работы с правовой информацией служат компьютерные справочные системы (СПС). Они объединяют достоинства средств массовой информации с преимуществами компьютерных технологий. Поэтому любой специалист, работающий с законодательством, рано или поздно сталкивается с необходимостью выбора СПС. Однако сделать грамотный выбор человеку, не умудренному опытом работы со справочными системами, довольно сложно. В самом деле, СПС - это целый феномен, комплекс различных параметров и характеристик. Так на что обращать внимание? Что учитывать? Что существенно, а что второстепенно? Как выбрать именно ту систему, которая необходима? Как не ошибиться в выборе? Эти вопросы очень важны, потому что, выбирая СПС, одновременно выбирается путь правового обеспечения деятельности предприятия.

Критерии оценки

На практике часто бывает и так, что распространитель систем «выходит» на пользователя самостоятельно. То есть, в офисе раздается телефонный звонок, и следует предложение приобрести СПС или, хотя бы, согласиться на ее бесплатную демонстрацию прямо в офисе клиента. Если есть 15 минут времени, то стоит согласиться. В этом случае пользователь, ничего не теряя, сможет познакомиться с возможностями одной из существующих систем. Естественно, что его будут уговаривать приобрести систему.

Однако, как и при всякой покупке, лучше отнестись к словам реализатора с долей осторожности. Понятно, что он заинтересован продать систему и будет утверждать, что предлагает базу ведущего разработчика, наиболее удачную и удобную из всех существующих. Возможно, будут показывать сравнения систем различных производителей. Но если сравнительные материалы составлены в некорректном стиле, то вряд ли стоит принимать их во внимание и продолжить разговор. Такие материалы свидетельствуют только о том, что у их авторов, кроме недобросовестное рекламы, нет реальных аргументов в свою пользу.

Также можно услышать множество доводов в пользу предлагаемой системы. Но важно представить, какие качества СПС являются основными. К таким относятся следующие:

1. Информация: ее полнота и достоверность

2. Качество юридической обработки правовой информации

3. Периодичность, с которой новые документы поступают в систему (не путать с периодичностью обновления информации у пользователя)