Целесообразно включать в пакет заявочной документации сразу все дополнительные заявки и приложения, а также технические требования к материалам:

· тематический рубрикатор

· классификатор продукции, представляемой экспонентом (для

· формирования систем поиска товаров )

· информация/реклама в каталог выставки, надпись на фризе

· стенда

· потребность в конференц-залах, сценической площадке, др.

· служебных и инфраструктурных помещениях и услугах

· участие в информационных продуктах (справочниках, СО,

· электронных информационных системах)

Комментарий. Источники для формирования «фирменной» клиентской базы

· электронные и печатные базы данных по отраслям, «ведомственные» базы данных (министерства, союзы, объединения, торгпредства и т д.) Интернет и др.

Путем «сканирования» периодической печати, изучения маркетинговых исследований по рынку, а также используя бизнес-справки консалтинговых агентств, можно создать отдельные базы данных, с которыми необходима «точечная работа».

Особую трудность составляет проверка баз данных, их структуризация и приведение в функциональный, удобный для работы, вид. Управление базами должно производиться менеджером с соответствующим профильным образованием, тем более что успех работы с базами сегодня зависит и от конфигурации компьютерной сети, и от умения правильно пользоваться ресурсами системы Интернет, и от степени «обработки» данных базы (ее детализации), подготовки адресных массивов и т. д. Существуют отечественные разработки в области создания и поддержки специализированной справочно-адресной системы выставочных организаций

Комментарий Для крупных компаний, банков и СМИ организаторы выставок предлагают детализированный пакет участия в выставке (иначе «спонсорский пакет»), который включает максимальный набор рекламных инструментов Участи экспонента в выставке по индивидуальной программе способно принести значительные дополнительные финансовые поступления организаторам выставки, но требует большой организационной работы менеджеров компании Индивидуальная (спонсорская) программа включает презентацию сильных/уникальных сторон выставки и ее проектов, а также детализацию рекламных инструментов, предоставляемых экспоненту (спонсору) организаторами выставки

рекламные возможности участия в выставке рекламные возможности участия в деловой программе возможности участия в рекламной кампании в СМИ возможности рекламных носителей выставки (полиграфия наружная и звуковая реклама, сувенирная продукция специальные проекты и презентационные программы

Комментарий

Каталоги-справочники

К современным техникам относится выпуск к выставке рекламно информационных приложений Т е. , в стандартную структуру каталога «вплетаются» информационные блоки, которые интересны пользователям как справочные/экспертные материалы. Тогда структура каталога может выглядеть следующим образом

Стандартный набор:

" Каталог участников (алфавитный)

• Деловая программа

• Товарный каталог/Тематический рубрикатор

• План экспозиции с номерами стендов участников

• **Приветствия официальных лиц

• ** Индекс торговых марок

• ** Выставочные службы

(** обозначены необязательные позиции) Справочные приложения:

• справочная информация по структуре отрасли

(государственные, общественные, профессиональные, научные учреждения и объединения)

• экспертный анализ разделов отрасли

• статистическая информация по отрасли и т.д.

Мультимедийные продукты

Необходимо разработать структуру мультимедийного сопровождения проекта:

• виртуальная выставка в Интернет

• сервер (сайт) выставки

• компакт-диск

При выборе инструментов нужно учитывать, что создание и поддержание мультимедийных продуктов требует значительных организационных усилий внутри выставочной компании, т.к. необходимо постоянное обновление материалов, их обработка, а также отдельная работа по разработке электронных приложений, имеющих многоуровневую структуру.

II. "Запуск" выставки