Инструменты и хозяйственный инвентарь имеют семизначные номенклатурные номера. Первые три знака обозначают субсчет, четвертый знак - группу и три послед­них знака - вид объекта основных средств.

Когда инвентарный объект является сложным, то есть включает те или иные обособленные элементы, составляющие вместе с ним одно целое, на каждом таком элементе должен быть обозначен тот же инвентарный номер, что и на основном, объединяющим их объекте.

Инвентарный номер обозначается на жетоне, который прикрепляется к объекту, краской на объекте или иным способом.

Инвентарный номер, присвоенный объекту основных средств, сохраняется за ним вплоть до выбытия. Вновь поступившим объектам должны присваиваться только новые номера, а не номера уже выбывших. Инвентарные номера являются и кодами инвентарных объектов при ведении учета с использованием вычислительной техники.

Поступление основных средств оформляется в бухгалтерии следующими записями:

Ø При безвозмездном получении основных средств от юридических или физических лиц составляется бухгалтерская запись:

Д-т 01 К-т 250

Д-т 250 К-т 020

Ø Приобретение основных средств за плату оформляется бухгалтерскими записями:

Д-т 01 К-т 178, 179

100,111 (когда момент поступления совпадает с

моментом оплаты)

130,131 (если производится оплата чеком)

Одновременно делается вторая запись:

Д-т 200, 211 К-т 250

Такой порядок записи на субсчете 200 «Расходы по бюджету на содержание учреждения и другие мероприятия» объясняется тем, что все затраты на приобретение основных средств относятся как к кассовым, так и к фактическим расходам учреждений непроизводственной сферы.

Ø Оприходование основных средств, изготовленных хозяйственным способом, оформляется одновременно двумя записями:

Д-т 016, 019 К-т 080

Д-т 200, 211 К-т 250

Ø При приемке в эксплуатацию зданий, сооружений, передаточных устройств составляется следующая запись:

Д-т 010 К-т 250

011

012

Ø При оприходовании излишков основных средств, выявленных при инвентаризации:

Д-т 01 К-т 250

Аналитический учет основных средств

Все основные средства должны находиться под контролем ответственных за сохранность должностных лиц, назначен­ных приказом руководителя учреждения.

Лица, ответственные за хранения основных средств, ведут инвентарные списки основных средств ф. ОС-13 (Приложение Г). Ответственные лица следят за сохранностью основных средств и ведут учет всех изменений.

Учет основных средств ведется в разрезе инвентарных объектов по местам их хранения и ответственным лицам.

Отдельным инвентарным объектом считается законченное конструктивное устройство со всеми относящимися к нему приспособлениями и принадлежностями, или конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций или же обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и совместно выполняющих определенную работу.

Аналитический учет основных средств в бухгалтерии отдела образования ведется в инвентарных карточках ф. ОС-6 и ОС-9.

Карточка ф. ОС-6 (Приложение Д) предназначена для учета зданий, сооружений, передаточных устройств, машин и оборудования, инструмен­тов, производственного и хозяйственного инвентаря, транспортных средств и др. Записи в этой карточке производятся на основании первичных документов (актов приемки, накладных поставщиков, технической документации и других документов).

В карточке указываются следующие данные: характерные признаки объекта (модель, тип, марка, дата выпуска, дата ввода в эксплуатацию); краткая характеристика объекта (если в составе объекта имеются драгоценные металлы, то в разделе «Краткая индивидуальная характеристика объекта» на обратной стороне карточки указывается перечень деталей, содержащих драгоценный металл, и масса металла).

Данные о количестве драгоценных металлов на основании сведений технической документации заносятся в учет.

При отсутствии какой либо технической документации по объекту, содержащей сведения о наличии драгоценных металлов, учет их осуществляется в соответствии с письмом Министерства Финансов: «Перечень норм наличия драгоценных металлов в объекте».

При перемещении объектов основных средств внутри учреждения производится запись в разделе «Внутреннее перемещение объекта» на обратной стороне объекта.

Инвентарная карточка ф. ОС-9 (Приложение Е) в бухгалтерии отдела образования предназначена для группового учета белья, постельных принад­лежностей, одежды и обуви, библиотечных фондов и сценическо-постановочных средств.

Для библиотечных фондов открывается одна карточка, учет в которой ведется только в денежном выражении общей суммой.

Записи в остальных инвентарных карточках производятся в коли­чественном и суммовом выражении.

Инвентарные карточки открывают на каждый инвентарный объект (ОС-6) или группу однородных объектов (ОС-9) в одном экземпляре и распо­лагают в картотеке по классификационным группам, а внутри каждой группы - по местам нахождения объектов.

Все инвентарные карточки регистрируются в хронологи­ческом порядке в описи карточек по учету основных средств ф. ОС-10, хранятся на протяжении всего срока службы объекта и закрываются лишь при его выбытии.

Общими данными во всех инвентарных карточках являются: инвентарный номер объекта, первоначальная стоимость, годовая норма износа, отметки о приходе (выбытии) объекта, источники приобретения, материально-ответственные лица и дата заполнения карточки.

Выдача основных средств со склада в эксплуатацию оформляется накладными ф. ОС-2 (Приложение Ж), которые утверждаются руководителем учреждения, а материально ответственные лица, как я уже отмечала выше, ведут учет основных средств в инвентарных списках ф. ОС-13.

Для проверки правильности записи по счетам аналитического учета и сверки этих данных с синтетическим учетом ежемесячно в бухгалтерии отдела образования ведется оборотная ведомость движения основных средств (Приложение Т).

Выбытие основных средств

Выбытие основных средств из учреждения может происходить по следующим причинам:

Ø полный физический или моральный износ;

Ø безвозмездная передача другим предприятиям и органи­зациям;

Ø продажа неиспользуемых объектов;

Ø недостача и стихийные бедствия и др.

Для оформления списания объектов основных средств, пришедших в негодность, составляются следующие акты:

Ø акт о ликвидации основных средств в бюджетных учреж­дениях ф. ОС-4 (бюдж.) (Приложение З);

Ø акт о ликвидации транспортных средств ф. ОС-4а (Приложение И);

Ø акт на списание с баланса белья, постельных принадлежностей, инструмента, производственного и хозяйственного инвентаря ф. № 443 (Приложение К);

Ø акт на списание исключенной из библиотеки литературы в бюджетных учреждениях ф. № 444 (Приложение Л).

Вышеперечисленные акты составляются постоянно действующей комиссией или рабочей комиссией, назначенной приказом руководителя учреждения. Комиссия при непосредственном осмотре объекта устанавливает его непригодность, причины, обусловившие необходимость списания объекта, виновных лиц, определяет возможность использования отдельных узлов, деталей, материалов списываемого объекта, производит их оценку, осуществляет контроль за их изъятием и сдачей на склад учреждения.