Способов получить необходимую информацию несколько:

1)обратиться в организации, специализирующиеся на проведении внешнеторговых операций и их юридическом сопровождении. Плюсом является большой опыт работы, связанный с внешнеторговыми операциями. Основным минусом данного способа является его дороговизна, так как специалистов по различным областям ВЭД, специализирующихся на торговле алкогольной продукции, немного. Другой недостаток заключается в том, что сторонних специалистов необходимо вводить в курс дела, а для этого нужно отрывать сотрудников организации от их обязанностей. Необходимостью также станет раскрытие части конфиденциальной информации. Хотя со сторонними организациями заключаются соглашения о конфиденциальности, утечка информации возможна, а доказать вину в этом случае затруднительно;

2)воспользоваться услугами исследовательских компаний с целью проведения маркетинговых исследований зарубежных рынков. Плюсом является отработанная схема проведения исследований и большой опыт работы. Проведение маркетинговых исследований – одно из самых дорогих мероприятий (стоимость от 3000 до сотен тысяч рублей). Недостаток заключается в том, что готовые исследования зарубежных рынков предлагаются всем желающим. Пользователем содержащихся в них сведений будет не только ЗАО «Регата», но и его конкуренты. Зачастую исследования содержат общеизвестные факты, давно отраженные в СМИ. Возможно проведение маркетинговых исследований на заказ, однако нет гарантий, что полученные данные будут полезны для конкретных целей деятельности ЗАО «Регата»;

3)использовать опыт конкурентов по данному направлению деятельности. Плюсом является то, что можно использовать отработанные схемы, а не тратить время на их разработку. Минус – сложность получения и отсутствие гарантии достоверности данных.

4) создать отдел внешнеэкономической деятельности (ОВЭД). Плюсом является то, что можно при создании отдела привлечь собственных сотрудников; минимизировать риск утечки информации к конкурентам; более оперативно получать информацию и согласовывать её со всеми сотрудниками, обеспечивающими осуществление внешнеторговой сделки. Минус создания отдела - дополнительные затраты.

Учитывая то, что в планы Общества входит осуществление не единичных внешнеторговых операций с разовой или периодической поставкой, а создание прочных внешнеэкономических связей с целью долгосрочного систематического сотрудничества, целесообразно создать ОВЭД. Данная форма организации управления ВЭД создается в структуре управления предприятием при постоянном характере экспортных и импортных операций, нацеленности на их расширение.

Основной функцией организации управления ВЭД является углубление торговых отношений с иностранными партнерами. В соответствии с этим задачи ОВЭД сводятся к следующим:

1) планирование, организация и непосредственное осуществление внешнеэкономических сделок;

2) наращивание объемов экспорта, совершенствование его товарной и региональной структуры;

3) повышение эффективности импортных закупок в соответствии со стратегией развития ЗАО «Регата»;

4) изучение и анализ конъюнктуры мирового рынка алкогольной продукции;

5)разработка предложений по совершенствованию внешнеэкономических операций;

6) систематическое изучение деятельности важнейших отечественных и зарубежных конкурентов, анализ их сильных и слабых сторон; участие в разработке ценовой стратегии и политики предприятия;

7) контроль выполнения обязательств по заключенным контрактам: контроль организации отгрузки, страхования, таможенной очистки и транспортировки товаров;

8) контроль платежно-расчетных операций, анализ рекламаций; анализ эффективности внешнеэкономических операций ЗАО «Регата»;

9) организация и участие переговоров с зарубежными партнерами;

10) подготовка к участию в международных выставках, ярмарках.

ОВЭД ЗАО «Регата» будет иметь немногочисленный штат сотрудников и линейную структуру управления (рис.3.1).

Рис.3.1 Схема рекомендуемой организационной структуры ОВЭД

Из схемы видно, что все специалисты взаимосвязаны и могут беспрепятственно осуществлять совместную деятельность, конечной целью которой является оптимизация и совершенствование внешнеэкономической деятельности ЗАО «Регата».

Таким образом, все сотрудники отдела будут концентрировать свою деятельность вокруг ВЭД предприятия, и решать вопросы, непосредственно касающиеся взаимоотношений с внешнеторговыми партнерами. Создание отдела ВЭД будет способствовать формированию информационного банка данных потенциальных партнеров, разрабатывать маркетинговые стратегии на внешнем рынке, предварительно изучив состояние спроса и предложения на этих рынках, изучить деятельность наиболее перспективных поставщиков продукции, наладить с ними деловые контакты в короткие сроки. Кроме того, действующие в данный момент в рамках ЗАО «Регата» служба продаж, отдел сбыта и служба маркетинга, отдел логистики контролируют работу, как на внешнем, так и на внутреннем рынке, что возлагает на них большой объем обязанностей и ведет к снижению эффективности управления продажами на зарубежном рынке.

Преимущества создания ОВЭД также заключаются в следующем:

1) линейная структура управления обеспечит высокую скорость прохождения решений от руководителя к подчиненным;

2) сотрудники составляют единый коллектив организации и четко представляют стоящие перед ними задачи, которые формулируются руководителем отдела ВЭД;

3) сотрудники работают для достижения конкретных целей, а самое главное, заинтересованы в перспективах и качестве исполнения задания.

Для сравнения, привлекаемые сторонние специалисты работают в различных организациях. Они часто имеют почасовую оплату, что обычно приводит к искусственному увеличению времени работы, а также заинтересованы в собственной выгоде, а не в развитии организации. Получаемая информация из различных организаций требует дополнительного согласования. Специалистов из разных сторонних организаций затруднительно одновременно отправить в командировку. Учитывая то, что внешнеэкономическая деятельность ЗАО «Регата» носит периодический характер и развивается, это создаст большие сложности.