Все документы, служащие основанием для бухгалтерского учета, должны представляться в бухгалтерию в порядке и в сроки, установленные главным (старшим) бухгалтером учреждения или организации.

Поступающие в бухгалтерию документы после тщательной про­верки принимаются к учету. Все денежные документы (ведомости на выплату заработной платы, авансовые отчеты, счета и т. д.) и приложения к ним независимо от формы оплаты (наличными из кассы, перечислением через банк и др.) после проверки и оплаты гасятся штампом. На штампе кроме надписи “Оплачено” должна быть дата (год, месяц, число) оплаты и подпись. При отсутствии штампа денежные документы погашаются надписью от руки ана­логичного содержания.

Принятые к учету документы оформляются бухгалтерскими проводками, которые могут составляться как на отдельные пер­вичные документы, так и на группы документов, систематизирован­ных по признаку однородности операций,

Записи в бухгалтерском учете ведутся путем хронологической и систематической регистрации операций. Хронологическая регист­рация операций производится в порядке последовательности их оформления мемориальными ордерами, систематическая — с группи­ровкой операций на синтетических и аналитических счетах в со­ответствии с утвержденными планом счетами.

Записи в книгах должны быть сделаны не позднее следую­щего дня после совершения операции. В тех случаях, когда при­меняются накопительные ведомости, записи в книгах делаются один раз в месяц.

Если в течение отчетного периода на смету министерства или центрального учреждения автономной республики или отдела ис­полкома Совета народных депутатов было передано финансирова­ние учреждений, организаций и мероприятий, ранее проходивших по другим сметам или бюджетам, расходы по этим учреждениям, организациям и мероприятиям должны быть отражены в сводном отчете министерства, центрального учреждения или отдела испол­кома по новой подчиненности с начала года.

Главные распорядители кредитов рассматривают бухгалтерские отчеты подведомственных им учреждений и организаций с точки зрения как правильности их составления, так и использования средств в соответствии с утвержденной сметой и принимают необ­ходимые меры по улучшению деятельности учреждении и органи­заций.

Сводные отчеты и балансы представляются главными распоря­дителями кредитов по принадлежности министерству финансов ав­тономной республики, краевому, областному, окружному, город­скому и районному финансовому отделу исполкома Советов на­родных депутатов. Сроки представления сводных отчетов устанав­ливаются соответствующими финансовыми органами. Сводные отчеты и балансы подписываются главным распорядителем кредитов и главным (старшим) бухгалтером.

Прежде чем приступить к проверке правильности планирова­ния. ревизующие должны тщательно изучить действующие по это­му вопросу инструктивные материалы.

Основным плановым документом, определяющим объем, целе­вое направление и поквартальное распределение средств, отпускае­мых из бюджета на содержание бюджетных учреждений, является смета, которая составляется на основе показателей плана экономи­ческого и социального развития и действующих нормативов по ти­повой форме, установленной Министерством финансов Украины. На лицевой стороне бланка сметы указываются полное наименование учреждения, бюджет, на котором оно состоит, и год, на который составлена смета.

В смету могут включаться только расходы, необходимость которых обусловлена характером деятельности данного учрежде­ния. Общая сумма расходов на год распределяется в смете по статьям бюджетной классификации, утвержденной Министерством финансов Украины, с поквартальной разбивкой.

Сумма расходов и ее распределение по статьям приводятся в смете в сопоставлении с уточненным планом и исполнением по отчету за предшествующий период за 6 или 9 месяцев в зависимости от того, когда она составляется.

Расходы, предусмотренные по смете, должны быть обоснованы необходимыми расчетами по каждой статье. Расчеты составляются исходя из производственных показателен и в соответствии с действующим законодательствим в части расходования средств на выплату заработной платы, а также с соблюдением действующих норм расходов по отдельным видам затрат.

В смете приводятся общие сведения о наружной кубатуре строений, внутренней площади зданий, системе отопления, наличии водопровода и канализации, которые используются при планирова­нии объема затрат на хозяйственные расходы и капитальный ре­монт.

Смета подписывается руководителем учреждения и бухгалте­ром; утверждается вышестоящей организацией по учреждениям, в сроки, установленные Правительством Украины .

Утверждение сметы оформляется специальной надписью глав­ного распорядителя кредитов на лицевой стороне с указанием об­щей суммы расходов, в том числе фонда заработной платы ра­ботников и даты утверждения сметы. Подпись главного распоряди­теля кредитов удостоверяется печатью организации, утвердившей смету.

Смета составляется в двух или трех экземплярах, один из ко­торых направляется в бюджетное учреждение, а второй остается в вышестоящей организации, утвердившей смету. При наличии централизованной бухгалтерии один экземпляр остается в центра­лизованной бухгалтерии. К смете бюджетного учреждения должен быть приложен тарификационный список педагогического, медицинского и другого персонала.

Изменения в смету может вносить главный распорядитель кредита, утвердивший смету, поскольку правом изменения годовых назначений по сметам отдельных учреждений пользуется та орга­низация, которая утвердила годовую смету.

Руководителю организации предоставлено право использовать предусмотренные сметами средства по каждому назначению в пре­делах годовых ассигнований независимо от поквартального распре­деления, за исключением ассигнораний на заработную плату и ка­питальные вложения.

Увеличение в указанном порядке квартальных расходов по од­ной статье допускается за счет соответствующего сокращения рас­ходов по другим статьям, кроме расходов на заработную плату, капитальные вложения и питание (а для учреждений, состоящих на государственном бюджете, и расходов на приобретение оборудования и ин­вентаря”, без превышения общей суммы квартальных ассигнований по всем статьям сметы в целом.

Бюджетное учреждение может иметь в своем распоряжении помимо средств, получаемых из бюджета, специальные средства, на что составляется отдельная смета доходов и расходов. Специ­альными являются средства, образующиеся из тех доходов уч­реждений, состоящих на бюджете, которые могут расходоваться на специальные цели без проведения по доходной и расходной части бюджета.

Образование и упразднение специальных средств учреждений, состоящих на республиканских и местных бюджетах, осуществляются в установленном порядке.

При проверке правильности планирования расходов на содер­жание бюджетных учреждении следует учитывать имеющиеся осо­бенности отдельных видов учреждений.

2. Ревизия кассовых и расчетных операций.

Работники (финансовых органов, включая контрольно-ревизион­ный аппарат, проводят большую работу по проверке правильности расходования и сохранности государственных средств, отпускаемых на содержание бюджетных учреждений.