• МБП (GUMBP);

• основных средств (GUOS);

• готовой продукции (товаров) (GUTP);

• хозяйственных операций (GUHO).

На основе информации этих файлов ведутся суммовой и количест­венный учет материальных ценностей по местам хранения ( на складе ) или по местам нахождения (в производстве), учет основных средств и нематериальных активов, учет готовой продукции (товаров) и се реа­лизации.

Файл GUM включает следующие реквизиты:

• наименование документа;

• номер документа;

• сумма операции;

• предприятие;

• дата операции;

• операция движения;

• наименование товарно-материальной ценности;

• тип;

• номенклатурный номер;

• приход (объект и подразделение, счет/субсчет);

• расход (объект и подразделение, счет/субсчет);

• единица измерения;

• количество;

• цена:

• добавочная стоимость (наценка);

• сумма.

Файл GUMBP имеет аналогичные реквизиты. Но МБП начисляется износ. В системе предусмотрены два способа погашения стоимости МБП в эксплуатации:

• путем начисления износа в размере 50% от стоимости при передаче их в эксплуатацию и в размере остальных 50% при выбытии за непригод­ностью;

• путем начисления 100% износа при передаче МБП в эксплуатацию.

Износ по МБП в зависимости, от учетной политики предприятия мож­но получить в ведомости аналитического учета, сформированной на осно­вании файла GUMBP .

Файл GUOS содержит такие же реквизиты, как и файл GUM, а также дополнительные реквизиты:

• дата ввода в эксплуатацию;

• инвентарный номер ( приход, расход);

• процент амортизации (годовой);

• дата установки процента амортизации;

• износ;

• начальный пробег;

• конечный пробег.

В файл GUTP поступает информация о товарах, приобретенных пред­приятием для продажи, и о готовой продукции, предназначенной для реа­лизации. В файле содержатся такие же реквизиты, как и в файле GUM. Кроме того, появляется еще один реквизит - учет по цене (покупки или продажи).

Журналы учета товарно-материальных ценностей связаны с файлом GUPD и с файлом GUHO. Они могут формироваться либо на основании GUPD, либо на основании файла GUHO. Файл GUHO является вторым по значимости после файла GUPD. В нем хранятся данные всех хозяйствен­ных операций, отражающих деятельность предприятия. Новые данные в файл GUHO вводятся на основании файла GUPD. Файл GUHO состоит из следующих реквизитов:

• наименование документа;

• номер документа;

• дата:

• сумма:

• предприятие;

• дата операции;

• наименование операции;

• счет (дебет, кредит);

• код аналитического учета

• валюта;

• сумма в валюте;

• сумма в рублях.

Первичные документы - ПП, ПТП, ПКО, РКО, счета и товарно-транс­портные накладные - используются для формирования следующих фай­лов оперативной информации:

• Журнал регистрации платежных поручений (GRPP);

• Журнал регистрации платежных требований-поручений (GRPTP);

• Журнал регистрации приходных кассовых ордеров (GRPKO);

• Журнал регистрации расходных кассовых ордеров (GRRKO);

• Журнал регистрации счетов на оплату (GRCH);

• Журнал регистрации товарно-транспортных накладных (GRTTN). Файл GRPP содержит следующие реквизиты:

• плательщик;

• банк плательщика;

• код межфилиальных оборотов (МФО) и код участника . дебетовый счет (расчетный счет);

• дата;

• номер платежного поручения;

• получатель (краткое и полное название предприятия);

• банк получателя;

• код (МФО и код участника);

• счет (расчетный счет получателя, корреспондентский счет);

• комментарий (назначение платежа);

• номер (название муниципального округа или регистрационный номер в налоговой инспекции);

• код (плательщика, получателя);

• дата услуг;

• срок платежа;

• корреспондентский счет (при выполнении одиночной проводки);

• группа проводок;

• дата исполнения.

Файл GRPTP содержит аналогичные реквизиты.

Файлы GRPKO и GRRKO имеют одинаковую структуру входят следующие реквизиты:

• дата;

• номер документа:

• сумма;

• принято от (выдать для расходного кассового ордера);

• основание;

• приложение;

• корреспондентский счет;

• шифр аналитического учета;

• шифр;

• группа проводок;

• предприятие (от которого поступили деньги).

На основании данных файлов GRPP, GRPTP, GRPKO, GRRKO фор­мируются программным путем следующие платежные документы: ПП, ПТП, ПКО, РКО. И после того как по документу проведена хозяйственная операция, ее отражают в учете путем совершения бухгал­терской проводки. Это выполняется либо путем ввода информации первичного документа в файл GUPD и далее в файл GUHO, либо путем передачи информации из файла Журнал регистрации первичных доку­ментов в файл GUHO. Таким образом, хозяйственная операция отра­жается в учёте только после формирования первичного документа и его утверждения. При таком подходе в базе данных программного комплекса хранятся и первичные документы, и соответствующие им проводки. Имеет место определенная избыточность в объемах храни­мой информации, однако технология работы с программой упрощает­ся и полностью снимаются проблемы, связанные с установлением ста­туса документов.

Файлы GRCH и GRTTN предназначены для формирования счетов и товарно-транспортных накладных соответственно и вывода их на печать.

Файл GRCH содержит следующие реквизиты:

• счет N;

• дата;

• плательщик (адрес, код участника, МФО банка, корреспондентский счет, расчетный счет);

• предмет счета (услуги по счету, материалы, МБП, товары и др.);

• единица измерения;

• количество;

• цена;

• сумма;

• итого;

• дата подтверждения;

• дата оплаты.

Все счета делятся на четыре группы:

• выписанные;

• подтвержденные;

• оплаченные;

• просроченные.

К выписанным относятся все счета. К подтвержденным - счета, ко­торые фактически не оплачены, но плательщики подтвердили намере­ние их оплатить. Оплаченные счета — это счета, по которым прошла оплата. К просроченным относят счета, все сроки оплаты которых уже прошли.

Файл GRTTN включает реквизиты:

• от кого (реквизиты предприятия);

• накладная N;

• дата;

• кому (предприятие, корреспондент):

• наименование;

• единица измерения;

• количество;

• цена;

• сумма;

• итого.

Сформированные из первичных документов файлы оперативной ин­формации являются основой для обработки всей учетной информации на ПВМ. Данные этих файлов используются для формирования реги­стров аналитического учета (аналитические ведомости по Журналу уче­та хозяйственных операций в стоимостном выражении, аналитические ведомости по журналам учета товарно-материальных ценностей в стои­мостном выражении). На основании данных массива GUHO формиру­ются регистры сводного учета: Главная книга, сводная оборотная ведо­мость, сводная валютная ведомость, приведенная валютная ведомость, кассовая книга.

Регистры аналитического учета представляют собой нестандартные ведомости программного комплекса. Их настраивает сам пользователь. Настройка заключается в указании полей в учетных журналах и последо­вательном их использовании при формировании ведомости.