• иметь свое, возможно пересекающееся с другими участками, под­множество плана счетов;

• иметь свои, присущие только ему, первичные документы и отчет­ные формы.

Также необходимо учитывать конкретные условия, сложившиеся на предприятии, и особенности учетной политики.

Для каждого АРМ или группы АРМ разрабатывается самостоятельный программный модуль. Организованная таким образом БУИС представля­ет собой открытую модульную систему, для которой характерна возмож­ность добавления и удаления ее компонентов (АРМ). Это важно, потому что при разработке БУИС добавляемые со временем модули не должны вызывать перестройку всей системы. Сопоставимость информации раз­личных АРМ обеспечивается за счет создания единого фонда норматив­но-справочной информации (НСИ).

В зависимости от используемых средств организационной или вычис­лительной техники обмен информацией между отдельными АРМ в БУИС может осуществляться двумя способами:

1) с помощью магнитных носителей (дисков);

2) по каналам связи при наличии сети, а также посредством электрон­ного обмена данными через шлюзы модемной связи.

Первый способ обеспечивает ведение учета по отдельным участкам каждого уровня. Баланс формируется за отчетный период путем слияния данных, получаемых на различных участках (файлов проводок).

Второй способ наряду с ведением бухгалтерского учета по всем уча­сткам позволяет получать оперативную информацию о текущем состоя­нии дел на предприятии. При таком способе обработки учетных данных удаленные АРМ, находящиеся на первом уровне (первичный учет), связа­ны с АРМ второго уровня (управленческий учет) электронной почтой че­рез модемы. АРМ второго и третьего (финансовый учет) уровней взаимо­действуют в сети через каналы связи. Единицей обмена данными между АРМ служит файл, состоящий из множества проводок. В процессе такого обмена результирующие файлы обновляются непрерывно по мере совер­шения хозяйственных операций. Таким образом, каждый уровень преду­сматривает переработку исходной информации , получение результирую­щих данных и в автоматизированном режиме передачу их на более высо­кий уровень.

На первом уровне (первичный учет) с помощью АРМ работни­ков, ведущих первичный учет, выполняются сбор, регистрация, накопле­ние и частичная обработка первичной информации, возникающей в про­изводственно-хозяйственных подразделениях предприятия (цехах, скла­дах, подразделениях). На этом уровне функционируют АРМ по учету ма­териальных ценностей, ведению табельного учета и учету готовой про­дукции на складе.

Полученные на каждом участке результирующие данные на основе модемной связи поступают на второй уровень- управленческий учет, который характеризуется трудоемкими ручными операциями, а так­же большими объемами учетных номенклатур. На этом уровне данные первичных документов и информация, полученная по электронной почте с нижнего уровня, регистрируются и группируются в системе синтетиче­ских и аналитических счетов. Для этого сведения об остатках хозяйствен­ных средств и их источниках, а также данные текущих хозяйственных опе­раций отражаются в различных учетных регистрах. На втором уровне функ­ционирует группа АРМБ (по учету материальных ценностей, основных средств и нематериальных активов, труда и заработной платы, финансо­во-расчетных операций, готовой продукции и ее реализации, затрат на производство). Она формирует результирующие данные, отражающие все хозяйственные операции предприятия в стоимостной оценке, в виде фай­лов бухгалтерских проводок.

Эта информация передается на более высокий третий уровень обработки данных - финансовый учет, где организуются АРМ сводного учета, финансового анализа и планирования, а также внутреннего аудита.

С помощью АРМ сводного учета на основе данных аналитического и синтетического учета, поступающих по каналам связи с нижних уровней, формируются Главная книга, бухгалтерский баланс, отчет о финансовых результатах и другие учетные регистры синтетического и аналитического учета.

АРМ финансового анализа и планирования обеспечивает финансовый анализ и планирование, позволяющие формировать аналитическую инфор­мацию для принятия решений, а также предоставлять руководству опера­тивную информацию. К такой информации относятся показатели себестои­мости, прибыли, состояние расчетного и других счетов, дебиторской и кредиторской задолженности, различные экономические показатели, ди­намика их движения в виде таблиц и графических диаграмм, результаты анализа, прогнозы, сведения о сотрудниках. Вся эта информация может быть получена по запросу в любой момент времени.

АРМ внутреннего аудитора позволяет отслеживать изменения в систе­ме бухгалтерских стандартов, анализировать хозяйственную ситуацию и законодательство, вырабатывать предложения по учетной политике, регу­лированию издержек и рациональному построению инвестиционной по­литики, осуществлять налоговое планирование.

В целом данные финансового учета используются в планировании и прогнозировании экономики предприятия, в финансовом менеджменте, в экономическом анализе всей информации предприятия.

В результате функционирования такой БУИС формируются объективные данные, которые необходимы руководству для принятия решений. Эти реше­ния влияют на сохранение финансового равновесия, на выбор наиболее эф­фективных направлений производственной и коммерческой деятельности для получения стабильной прибыли -и рентабельности в условиях рынка. На крупном предприятии обработка учетной информации ве­дется на трех уровнях с помощью АРМ учетных работников.

Фонд НСИ обеспечивает сопоставимость данных, посту­пающих от различных АРМ. Единицей обмена информацией между ними служит группа проводок

При создании БУИС на небольших предприятиях использование ПЭВМ позволяет, автоматизировать все процедуры по обработке инфор­мации на рабочем месте бухгалтера.

Существует несколько подходов к автоматизации бухгалтерского уче­та при создании таких БУИС. Это связано с тем, что небольшие предпри­ятия с простой и слаборазвитой структурой не требуют ведения управлен­ческого учета как отдельной подсистемы.

При первом подходе создается система, автоматизирующая только финансовый учет. Такую БУИС относят к классу мини-бухгалте­рий. Как правило, бухгалтерский учет в этой системе ведется одним чело- . веком - бухгалтером.

При втором подходе кроме финансового учета частично автоматизируется управленческий учет. В этом случае бухгалтерский учет ведут два человека (бухгалтер и его помощник) либо на одном рабочем месте путем разграничения доступа, либо на двух рабочих местах.

Автоматизация финансового и управленческого учета достига­ется при третьем подходе. В такой системе при значительных объемах обрабатываемой информации используется многопользователь­ский режим. Несколько компьютеров объединяются в локальную сеть, а каждый из компьютеров рассматривается как отдельное рабочее ме­сто бухгалтера.

Выбор подхода зависит от типа предприятия и его размеров.

В отличие от крупных предприятий на небольших предприятиях ос­новное внимание уделяется ведению финансового учета, который по тру­доемкости и значимости занимает главное место. Он направлен на обоб­щение и синтез учетной информации.