1. Планировать рабочее помещение необходимо на основе изучения и анализа технологии выполнения основных, наиболее массовых работ и потоков информации в органах управления.

2. Размещение мебели и оборудования на рабочих местах исходя из содержания труда. Цель - снижение трудозатрат при выполнении работы и эффективного использования рабочей площади и оборудования.

3. Эффективное использование рабочих площадей с учетом требований рабочего процесса. Эксплуатационных характеристик оборудования и оптимальных условий труда.

4. Создание необходимых условий труда, которые бы повышали бы эффективность деятельности менеджера, а также уменьшали напряженность и утомляемость.

5. Необходимо учитывать, что в помещении не должно находиться то оборудование, которое не требуется постоянно в процессе работы и, наоборот, оборудование, необходимое постоянно, в процессе работы должно располагаться на рабочем месте.

Первым этапом планировки рабочего помещения является его размещение, как правило, кабинет генерального менеджера должен располагаться на втором или третьем этаже административного здания. При планировании рабочего помещения менеджера чаще всего используют кабинетную планировку. Прежде всего, кабинет должен быть большим, просторным и светлым. Перед кабинетом менеджера должна располагаться приемная. Наличие секретаря необходимо для того, чтобы оградить менеджера от незапланированных посетителей и звонков, а также разгрузить его от постоянно поступающих информации и документации. Рабочий кабинет менеджера должен иметь смежную комнату отдыха, где можно снять психологическую усталость и проводить непринужденные беседы с посетителями. Рядом с кабинетом менеджера должен размещаться зал заседаний, т.к. по роду своей деятельности ему часто приходится проводить различные служебные заседания, собрания и аппаратные совещания.

Особенностью труда менеджера является большой удельный вес умственных операций. Этим в значительной степени определяются требования к организации и оборудованию рабочего места. Большое влияние на выбор размера площади, отводимого сотрудникам управления, оказывают характер выполняемой ими работы, оборудования и специфические условия труда (прием посетителей, проведение совещаний и т.д.).

Письменный стол и кресло должны быть приспособлены к выполнению конкретного вида работ. Внешний вид мебели должен быть приятен, и способствовать благоприятному настроению работника. Большое значение в организации рабочего места менеджера имеет внутренний порядок его рабочего стола. Прежде всего, применимо правило: «Каждая вещь должна иметь свое место». Конструкция стола должна предусматривать ящики, соответствующие по своему размеру, характеру располагаемого в них материала.

Таким образом, научная организация труда предполагает, что рабочее место должно быть оборудовано оргтехникой, обеспечивающей выполнение определенных видов работ с минимальными физическими усилиями со стороны работника. Рабо­чее место должно способствовать тому, что все физические и ум­ственные усилия работника были затрачены на работу.

На повышение производительности труда менеджера благоприятно сказывается тишина, нормальная температура и влажность воздуха, хорошее естественное освещение, оснащение современной оргтехникой. Вычислительной техникой. При отсутствии этих условий работник большую часть своего времени расходует на приспособление к неблагоприятным условиям труда. Большое внимание должны уделяться окраске помещения, она должна быть преимущественно светлых и теплых тонов.

Эстетическим элементом интерьера является озеленение помещений, создание зон отдыха. Помимо декоративной функции, растение улучшают состав воздуха, снижают нервное и зрительное утомление. Самочувствие работников определяется воздействием на него факторов внешней среды: световой режим, шумовой фон, воздухообмен. Для помещения необходим непрерывный приток свежего воздуха, т.е. необходимо наличие кондиционеров и калориферов.

Значение организации рабочего места и условий труда менеджера как факторов, оказывающих непосредственное влияние на эффективность труда, невозможно переоценить. Исследования отечественных и зарубежных специалистов показали, что за счет этих факторов, реализуемых с учетом требований эргономики, психологии, сангигиены и технической эстетики, производительность труда работников возрастает более чем на 50%.

1.3.3. Взаимодействие руководителя и подчиненных.

Организаторская работа руководителя немыслима без контактов с подчиненными, работниками других подразделений аппарата управления, обращающимся по тем или иным вопросам. Прием и беседа - прямой контакт с людьми - богатейший. А зачастую ничем не компенсируемый источник информации для руководителя. Поэтому не следует томить людей в ожидании приема, а проявлять должное уважение к посетителю и выслушивать его заинтересованно.

Руководитель постоянно общается с подчиненными и посетителями. Это позволяет ему получить информацию о работе предприятия и подведомственных объектов управления. Формами общения являются деловые (служебные) совещания, индивидуальные и коллективные встречи с работниками на рабочих местах, прием подчиненных в рабочем кабинете по служебным и личным вопросам.

Служебные совещания - это одна из форм участия трудящихся в управлении предприятием. Они также являются эффективной формой обмена информацией и опытом работы. При подготовке совещания руководитель решает следующие вопросы:

1. Определяет и формирует повестку дня.

2. Определяет вопросы для обсуждения.

3. Определяет участников совещания.

4. Уведомляет участников совещания о времени и месте проведения.

Важной формой общения руководителя с подчиненными являются прием посетителей и беседы по самым разнообразным вопросам - от производственных до чисто личных.

1.3.4. Информация и коммуникации в деятельности руководителя.

Информация в менеджменте является формой связи между субъектом и объектом управления, объективно отражающей их состояние. Для менеджера предприятия информация является предметом, средством и результатом труда. Предмет труда - это нормативно-справочная информация. Средства труда - последовательность переработки информации (проведение расчетов, анализа и пр.). Результат труда - управленческие решения о необходимости воздействия на управляемый объект для достижения поставленной цели. Поэтому для управления предприятием необходимо иметь оперативную и достоверную информацию.

Использование информации, идущей от исполнителей, коллег на работе, получаемой на совещаниях, конференциях и беседах, в процессе контроля, во время командировок, экскурсий, при осмотрах выставок и пр. Предполагает следующие этапы:

I. Получение и сбор предварительной, текущей и заключительной информации.

II. Обработка, систематизация, анализ и обобщение информации.

III. Передача информации исполнителям.

Приступая к сбору информации, необходимой для принятия решения, руководитель сталкивается с двумя трудностями - ее избытком или недостатком. Руководитель должен выработать четкий подход к общей оценке материала, определить необходимость фактов и их содержание, сроки их сбора и обработки, эффективность предполагаемых результатов; установить методы и приемы классификации материала и т.д.