1.3. Элементы эффективной организации труда менеджера.

Под организацией управленческого труда принято понимать порядок, правила служебного поведения в аппарате управления, нацеленные на выполнение текущих и перспективных плановых заданий должностными лицами, специалистами и техническим персоналом в соответствии с действующими должностными инструкциями и положениями о структурных подразделениях.

Это определение вытекает из значения слова «организация» (в переводе с латинского - упорядочение чего-либо в сфере практической деятельности).

Содержание труда руководителя основывается на управлении производственно-хозяйственной деятельностью предприятия и коллективом. В процессе осуществления управленческой деятельности, руководителю приходится систематически участвовать в решении задач, которые выполняют его подчиненные, постоянно общаться с людьми, получать от них и передавать им управленческую информацию, решать задачи, вытекающие из его личных, служебных обязанностей как руководителя предприятия.

Содержание труда руководителя предприятия включает создание организационно-технических и социально-экономических условий для эффективного труда работников, занятых в технологическом процессе, планирование и организация личной работы, организацию работы с подчиненными и многое другое.

Определяя формы участия в решении задач производственно-хозяйственной деятельности, руководитель должен распределить свое рабочее время на решение текущих и перспективных задач, рационально разделить функции между работниками аппарата, делегировать им обязанности и полномочия и определить формы своего участия в выполнении функций аппарата управления. От правильного распределения времени на решение текущих и перспективных задач зависит степень реаль­ного воздействия руководителя на производственный процесс и эффективность его труда.

Элементы эффективной организации труда менеджера включают:

1. Планирование и распределение рабочего времени.

2. Размещение и оснащение рабочего места. Создание комфортных условий труда и отдыха.

3. Рациональное использование технических средств.

4. Применение научно-технической, экономической, оперативно-производственной информации и коммуникации.

1.3.1. Планирование и распределение рабочего времени.

Планирование призвано обеспечить рациональное использование времени. «Чем лучше мы распределяем свое время, тем лучше мы сможем использовать его в своих личных и профессиональных интересах».

Чтобы составить план расхода времени, важно всегда иметь представление о предстоящих делах. Разделить их на долго", средне- и краткосрочные задачи. Установить их приоритет­ность и действовать в соответствии с ним.

Установление периодов времени, которые требуются для достижения поставленных целей дает чувство уверенности и представления о наиболее целесообразной очередности дел.

В деловой жизни оправдали себя следующие плановые периоды:

Ø долгосрочные цели 3-5 лет;

Ø среднесрочные цели 1-3 года;

Ø текущие цели 1 неделя-3 месяца.

Схема планирования времени, (рис. №1) представлена, как закрытая система, в которой, отчетливо видны взаимосвязи между отдельными видами планов: долгосрочные планы конкретизируются в соответствующих средне и краткосрочных, а также в планах текущего периода. Последние, в конце концов, воплощаются в планы дня.

Планируя работу на день, менеджеру необходимо определить:

1. Кому и какие поручения дать (с указанием срока исполнения).

2. Список лиц, с которыми необходимо переговорить.

3. Где побывать, что обсудить или проконтролировать (например, выполнение срочных и ответственных заданий).

4. Время для бесед с членами своего коллектива, для участия в собраниях, заседаниях.

Рис. 1 Система планирования времени.

Оперативные гибкие планы можно использовать и для учета затрат времени, и для регистрации их выполнения. Целесообразно отводить время для подготовки к следующему дню (запись и анализ событий дня, подведение итогов, объема контроля, планирование на следующий день). Утром уточнять вопросы, намеченные с вечера и доводить их до членов коллектива. Рекомендуется использовать форму плана, в которой фиксируются плановые задания и фактическое их выполнение, а также изменения в ходе выполнения.

В качестве инструмента планирования и управления своим временем в повседневной практике следует применять наиболее эффективное средство - дневник времени. Дневник времени представляет собой личную рабочую картотеку, в которой сшиты отдельные листы и которая, благодаря рациональному подразделению, должна быть удобной своей наглядностью. Дневник времени является одновременно настольным календарем, личным дневником, записной книжкой, инструментом планирования, списком адресов, картотекой идей и инструментом контроля.

Планируя личную работу, руководитель обеспечивает нормальный ритм работы аппарата управления, позволяет выделить время для творческой деятельности, изучения и обобщения передового опыта, повышения квалификации.

Преимущества планирования обнаруживаются в таких сферах, как достижение целей, выигрыш во времени, обозримость установленных приоритетов, сроков, резервов времени, повышения эффективности. Делегирования дел и уменьшения стресса.

Необходимо перепроверять свои планы и изменять их, если окажется, что они невыполнимы, или поставленные цели не могут быть достигнуты к указанному сроку.

1.3.2. Размещение и оснащение рабочего места. Создание комфортных условий труда и отдыха.

Условия, в которых работает человек, очень важны для его физиологического и психологического состояния, определяют уровень его трудоспособности. Поэтому планированию и размещению оборудования на рабочем месте уделяется особое внимание.

Шепель в своей книге «Управление и психология» обращает внимание:

«Рабочее место - это не просто стул и стол, его место расположения. Это статус, его авторитет, его значимость для коллектива, это характер человека, это зона его деятельности и зона его не прикосновения». Рабочее место - это первичная единица организации труда. Это зона действия менеджера, оснащенная необходимыми техническими средствами. Рациональная организация рабочего места и создание наилучших условий труда для менеджера включают следующий комплекс основных проблем: