В машинограмме "Вкладной лист кассовой книги" за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги, а за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир после получения машинограмм "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира" обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) их брошюруют в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяют подписями руководителя и главного бухгалтера гостиницы, турпредприятия и книгу опечатывают.

В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера гостиницы, турфирмы.

Страница кассовой книги имеет вид:

Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителя гостиницы, турфирмы, главного бухгалтера и кассира. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации. Порядок ведения кассовых операций систематически проверяет банк, обслуживающий данную гостиницу, турфирму.

За несоблюдение условий работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций в соответствии с Указом Президента РФ от 23 мая 1994 г. № 1006 (с учетом изменений от 21 марта 1995 г. № 291) с организаций взимаются штрафы в трехкратном размере неоприходованной суммы за неоприходование или неполное оприходование в кассу денежной наличности и административный штраф (с руководителя предприятия) в пятидесятикратном размере минимальной месячной оплаты труда.

В частности, штрафные санкции к гостинице, турфирме применяются за нарушение установленного банком лимита остатка средств в кассе. Размер штрафа определяется по отношению к средней величине, рассчитанной исходя из сумм превышения лимита за каждый день и количества соответствующих дней превышения.

Сверх установленного лимита деньги могут храниться в кассе только для оплаты труда, пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше трех дней, включая день получения денег в банке.

Согласно ст. 1 Закона РФ от 18 июня 1993 г. № 5215-1 "О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением" денежные расчеты при оказании услуг населению производятся с обязательным применением контрольно-кассовых машин (KKM). Согласно письму ГНИ РФ от 5 февраля 1998 г. № ВК-6-16/84 "Классификатор контрольно-кассовых машин, используемых на территории Российской Федерации" для отелей и ресторанов применяются следующие контрольно-кассовые машины: автономная контрольно-кассовая машина, пассивная системная контрольно-кассовая машина, активная системная контрольно-кассовая машина, фискальный регистратор.

ГНС РФ в Письме от 30 августа 1994 г. № НИ-6-14/320 "О формах документов строгой отчетности" сообщила, что Минфином РФ утверждены формы бланков строгой отчетности, которые могут использоваться при расчетах с населением для учета наличных денежных средств без применения KKM. Среди документов - используемое организациями Российской ассоциации социального туризма письмо Минфина РФ от 16 июня 1994 г. № 16-30-65. Формы бланков приложены к названному Письму ГНС РФ.

Турфирмы в силу специфики своей деятельности могут не применять контрольно-кассовые машины, но в этом случае в качестве документов строгой отчетности они, согласно письму Минфина РФ от 26 марта 1996 г. № 16-00-30-19 "Об утверждении форм документов строгой отчетности", письму Минфина РФ "Об утверждении форм документов строгой отчетности" от 10 апреля 1996 г. № б/н используют бланки документов туристских путевок типовой формы ТУР-1 "Туристская путевка" (зарегистрировано в Минюсте № 1239 от 30 января 1997 г.). Туристский ваучер, используемый при приеме интуристов, указан в документах как документ строгой отчетности (письмо ГНС РФ, Минфина РФ, ГКФТ РФ от 25 сентября 1996 г. №№ ВЗ-4-03/58н, 04-03-07, СШ-01/449 "О налоге на добавленную стоимость"), но вид формуляра и его содержание в документах и в приложениях к ним не обозначены.

В соответствии со ст. 4 Федерального закона от 2 декабря 1990 г. № 394-1 "О Центральном банке РФ (Банке России) (в редакции Федерального закона от 26 апреля 1995 г. № 65-ФЗ с учетом изменений и дополнений) на ЦБ РФ возложена функция установления правил осуществления расчетов в Российской Федерации. В исполнении указанной нормы ЦБ РФ письмом от 29 сентября 1997 г. за № 525 установил предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами в сумме 3 млн. руб. по одному платежу, а после проведения деноминации, с 1 января 1998 г., - 3 тыс. руб. Согласно указанию ЦБ РФ от 7 октября 1998 г. № 375-У установлен предельный размер расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами в сумме 10 тыс. руб. Порядок применения мер финансовой и административной ответственности к юридическим лицам и их руководителям за осуществление расчетов наличными денежными средствами сверх установленных предельных сумм, предусмотрен п. 9 Указа Президента РФ от 23 мая 1994 г. № 1006 "Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению платежей в бюджет налогов и иных обязательных платежей". Согласно Указу Президента с гостиницы, турфирмы взимается штраф: в двукратном размере суммы произведенного платежа - за расчеты наличными денежными средствами с другими организациями сверх установленных предельных норм. Кроме того, на руководителя предприятия, допустившего подобное нарушение, может быть наложен административный штраф в пятидесятикратном установленном законодательством размере минимальной месячной оплаты труда.