Приказы по личному составу оформляются и ведутся строго отдельно от приказов по основной деятельности. Вместе с тем обе разновидности приказов оформляются на одинаковых бланках. Тексты большинства приказов по личному составу не имеют констатирующей части и глагола «Приказываю», как это принято в приказах по основной деятельности. Поэтому кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия: принять, назначить, перевести, уволить, изменить фамилию, предоставить отпуск, командировать и т.д.

Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями Трудового Кодекса РФ. Постоянной информацией для любого кадрового приказа является указание распорядительного действия (уволить, перевести), фамилии и инициалов работника (имени и отчества полностью - при приеме на работу), должности и структурного подразделения (если предприятие имеет структурные подразделения), даты вступления в силу данного пункта приказа (если она не совпадает с датой регистрации приказа).

Наличие других сведений в пунктах приказа по личному составу определяется спецификой распоря­дительного действия.

Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

Приказы по личному составу, согласно Трудовому Кодексу, доводятся до сведения работников под расписку. Визы ознакомления работников могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя предприятия.

Проект приказа по личному составу, обычно, согласовывается со следующими заинтересованными должностными лицами: с главным бухгалтером, юрис­консультом, с руководителями структурных подраз­делений, работники которых упоминаются в приказе. Предусмотрено обязательное визирование приказов по личному составу руководителем кадровой службы (в небольших организациях - работником, ответственным за ведение кадровой документации).

Приказы по личному составу обязательно регистри­руются (отдельно от приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы используют книгу (журнал) регистрации (при сравнительно небольшом количестве кадровых приказов, издаваемых в течение календарного года) или регистрационные карточки (при больших массивах приказов для удобства справочно-поисковой работы).

В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание, кем подписан приказ.

С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется индексировать (нуме­ровать) их по следующему правилу. К порядковому номеру кадрового приказа добавляется буквенное обозначение, чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности. Целесообразно ввести разные буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов, например: N 28-к - приказ о движении кадров (прием, перевод, увольнение, изменения кадровой информации), N 12- км - о командировании, N 45-о - об отпуске, N 32-п - о поощрении.

Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях) фиксируется в трудовых книжках работников.

Личное заявление работника о приеме, переводе или увольнении пишется, как правило, от руки, в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида доку­мента, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя предприятия), текст, личная подпись, рас­шифровка подписи. В дальнейшем на заявлении простав­ляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Трудовой контракт, как письменная форма трудового договора между работником и администрацией в лице руководителя предприятия, должен иметь следующие обязательные реквизиты: название вида документа, дата, индекс, место составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух подлинных экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой хранится у работника.

Представление о переводе имеет унифицированную форму и включает реквизиты: наименование структурного подразделения, название вида документа, дату, индекс, место составления, адресат, резолюцию, заголовок к тексту, текст, подпись, визы. Представление о переводе готовится руководителем структурного подразделения, адресуется руководителю предприятия, согласовывается с заинтересованными лицами. Руководитель предприятия после рассмотрения представления проставляет резо­люцию, на основании которой в дальнейшем готовится приказ о переводе. В тексте представления должна быть отражена оценка производственной деятельности работника и обоснованы причины перевода.

Очередность ежегодных отпусков работников пред­приятия отражается в графике отпусков - документе, закрепляющем распределение очередных отпусков на предстоящий календарный год. На крупных предприятиях графики отпусков составляются в каждом структурном подразделении, а затем кадровой службой готовится сводный график для всего предприятия.

Форма графика отпусков унифицирована и включает реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, дата, индекс, место составления, гриф утвер­ждения, заголовок к тексту, текст, подпись, визы согла­сования, гриф согласования с профсоюзной организацией.

Содержательная часть графика отпусков (реквизит «Текст») представляет собой таблицу с графами: табельный номер работника; фамилия, имя, отчество; должность; даты отпуска (его продолжительность); изменение даты ухода в отпуск и выхода на работу (по месяцам и числам); основание изменения даты ухода в отпуск и выхода на работу.

При оформлении в качестве оснований для приказов по личному составу таких распорядительных информа­ционно-справочных документов, как приказ по основной деятельности, протокол, факт, письмо, докладная или объяснительная записки и др. следует руководствоваться правилами по составлению и оформлению этих разновид­ностей организационно-распорядительных документов.

Приказы по основной деятельности оформляются на бланке предприятия и содержат следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дата, индекс, место составления, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст, подпись, визы, отметка об исполнении документа, отметка о переносе данных на машинный носитель.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа.

Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «Прика­зываю», которое печатается прописными буквами на отдельной строке от нулевого положения табулятора. После слова «Приказываю» ставится двоеточие. Рас­порядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Каждый пункт распорядительной части начи­нается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, далее в пункте указы­ваются исполнители (должностное лицо или структурное подразделение) и срок исполнения. Последний пункт приказа может содержать указание о должностном лице, ответственном за исполнение приказа в целом.